Je eigen Copilot Agent maken: slimmer, persoonlijker, krachtiger

AI is niet meer weg te denken uit moderne organisaties. Microsoft Copilot biedt een krachtige mogelijkheid om eigen AI-agents te bouwen die medewerkers ondersteunen bij dagelijkse vragen en processen. In dit blog laten we stap voor stap zien hoe je een Copilot Agent maakt, configureert en deelt binnen jouw organisatie – inclusief het instellen van identiteit, kennis en instructies.

Wat is een Copilot Agent?

Een Copilot Agent is een digitale assistent die vragen beantwoordt op basis van informatie die jij toevoegt. Denk aan:

• HR-vragen zoals verlof, declaraties en salarissen.
• Onboarding van nieuwe medewerkers.
• Interne processen en beleid.

Microsoft onderscheidt twee varianten:

1. Copilot Agent – Eenvoudig te maken in Microsoft 365 Copilot.
2. Copilot Studio Agent – Geavanceerd, met triggers en workflows (apart abonnement vereist).

Voor beide varianten heb je een betaalde Copilot-licentie nodig. In dit voorbeeld richten we ons op de eenvoudige Copilot Agent.

Waarom een eigen agent bouwen?

Met een eigen agent:

• Verhoog je efficiëntie: Medewerkers krijgen direct antwoord.
• Consistente informatie: Geen verschillende interpretaties.
• Herkenbare identiteit: Past bij jouw organisatie.

Hoe maak je een Copilot Agent?

Stap 1: Start met het maken van een agent

Ga in Microsoft 365 Copilot naar Agenten > Nieuwe agent maken. Microsoft biedt standaard sjablonen, maar je kunt ook zelf een agent ontwerpen.

Voorbeeld:
Wij maken een HR-assistent die vragen beantwoordt over:

• Verlof aanvragen
• Salarisinformatie
• Declaraties indienen
• Ziektemeldingen

Stap 2: Geef jouw agent een identiteit

Een herkenbare identiteit zorgt voor vertrouwen. Denk aan:

• Naam: Voeg bijvoorbeeld jouw bedrijfsnaam toe (bijv. “AVK HR Assistant”).
• Logo of avatar: Maak het visueel aantrekkelijk.
• Tone-of-voice: Formeel, vriendelijk of zakelijk? Dit leg je vast in instructies.

Stap 3: Voeg kennis toe

De agent heeft informatie nodig om antwoorden te geven. Dit kunnen zijn:

• Openbare websites.
• Interne documenten zoals:
  • Medewerkershandboek
  • Declaratieformulieren
  • Reiskostenbeleid

Belangrijk: Zorg dat deze documenten toegankelijk zijn voor iedereen die de agent gebruikt. Anders krijgt de gebruiker geen antwoord.

Stap 4: Schrijf duidelijke instructies

Voorbeelden van instructies:

• “Beantwoord vragen over verlof, salaris en declaraties.”
• “Verwijs naar interne bronnen en voeg links toe.”
• “Respecteer privacy en behandel informatie vertrouwelijk.”

Stap 5: Configureer en test

• Logo en naam aanpassen.
• Starterprompts toevoegen (bijv. “Hoe vraag ik verlof aan?”).
• Kennis uploaden via SharePoint of lokale bestanden.
• Testen: Stel vragen zoals een medewerker zou doen.

Voorbeeldtest:
“Hoe dien ik een declaratie in?”
De agent zoekt in het medewerkershandboek en declaratieformulier en geeft een duidelijk antwoord, inclusief bronvermelding.

Stap 6: Delen met jouw organisatie

Standaard is de agent alleen voor jou beschikbaar. Je kunt dit wijzigen in:

• Alleen specifieke gebruikers.
• Iedereen in de organisatie.

Let op: Als je kiest voor iedereen, moeten alle kennisdocumenten op een plek staan waar iedereen toegang tot heeft.

De volgende stap: Copilot Studio Agents maken

In een volgende stap kun je kiezen voor Copilot Studio Agents. Deze zijn krachtiger en kunnen:

• Triggers instellen (bijv. “Als declaratie is goedgekeurd, stuur een bevestiging”).
• Automatische workflows uitvoeren.

Hierover volgt binnenkort een aparte blog en video.

Wil jij zelf ook een Copilot Agent bouwen?

Volg dan onze training “Copilot Agents maken” of Copilot Studio training. Neem bij vragen gerust contact met ons op voor advies over AI-adoptie in jouw organisatie.

Andres Mol
AVK Innovatiecoach