Wat zijn de privacy-instellingen van Microsoft Copilot?
Microsoft Copilot heeft uitgebreide privacy-instellingen waarmee organisaties controle behouden over hun bedrijfsgegevens. Deze instellingen omvatten gegevensverwerkingsopties, gebruikerstoestemmingen en administratieve controles op tenant-niveau. De privacy-configuratie bepaalt hoe Copilot omgaat met organisatiedata, waarbij alle gegevens binnen de Microsoft 365 beveiligingsgrens blijven en nooit gebruikt worden voor het trainen van AI-modellen.
Wat zijn de belangrijkste privacy-instellingen van Microsoft Copilot?
De kernprivacy-instellingen van Microsoft Copilot bestaan uit gegevensverwerkingscontroles, gebruikerstoestemmingen en tenant-beheeropties. Deze instellingen bepalen welke data Copilot kan benaderen, hoe deze wordt verwerkt en welke gebruikers toegang hebben tot AI-functionaliteiten binnen uw organisatie.
De belangrijkste privacy-instellingen omvatten de Data Loss Prevention (DLP) integratie via Microsoft Purview, waarmee organisaties gevoelige informatie kunnen beschermen. Copilot respecteert alle bestaande Microsoft 365 machtigingen, wat betekent dat gebruikers alleen toegang krijgen tot data waarvoor zij al geautoriseerd zijn.
Andere essentiële instellingen zijn de audit logging configuratie, die alle Copilot-interacties registreert voor compliance-doeleinden, en de EU Data Boundary instelling voor Europese organisaties. Deze zorgt ervoor dat alle data binnen Europese datacenters blijft, wat cruciaal is voor AVG-compliance.
Organisaties kunnen ook specifieke Copilot-functies per gebruikersgroep in- of uitschakelen, zoals toegang tot Copilot Chat, specifieke applicatie-integraties of de mogelijkheid om custom agents te maken via Copilot Studio.
Hoe configureer je Copilot privacy-instellingen voor je organisatie?
De configuratie van Copilot privacy-instellingen gebeurt via het Microsoft 365 Admin Center onder de sectie “Settings” en vervolgens “Integrated apps”. Hier kunnen beheerders tenant-niveau instellingen configureren en gebruikersgroepen beheren voor een veilige AI-implementatie.
Begin met het navigeren naar het Microsoft 365 Admin Center en ga naar “Settings” > “Org settings” > “Microsoft Copilot”. Hier vind je de hoofdinstellingen voor data processing en user consent management. Schakel de gewenste privacy-opties in, zoals de beperking van data processing tot binnen de EU-grenzen.
Voor gebruikersgroepbeheer ga je naar “Users” > “Active users” en selecteer je de relevante gebruikers. Via “Licenses and apps” kun je specifieke Copilot-functies per gebruiker of groep configureren. Dit stelt je in staat om een gefaseerde rollout uit te voeren.
Configureer vervolgens de Microsoft Purview instellingen voor Data Loss Prevention. Ga naar het Microsoft Purview compliance portal en stel DLP-beleid in dat van toepassing is op Copilot-interacties. Dit voorkomt dat gevoelige informatie onbedoeld wordt gedeeld via AI-responses.
Activeer audit logging door naar “Security & Compliance” > “Audit” te gaan en ervoor te zorgen dat Copilot-activiteiten worden gelogd. Dit is essentieel voor compliance-rapportage en het monitoren van AI-gebruik binnen uw organisatie.
Welke gegevens gebruikt Microsoft Copilot en hoe worden deze beschermd?
Microsoft Copilot heeft toegang tot organisatiedata via Microsoft Graph, inclusief e-mails, documenten, agenda’s, chats en meetings. Deze gegevens worden verwerkt binnen de Microsoft 365 beveiligingsgrens en blijven altijd eigendom van uw organisatie, zonder dat ze worden gebruikt voor AI-model training.
Copilot benadert data via het Microsoft Graph-systeem, dat fungeert als een beveiligde toegangslaag. Dit betekent dat de AI alleen toegang heeft tot informatie waarvoor individuele gebruikers al machtigingen hebben. Als een gebruiker geen toegang heeft tot bepaalde documenten, kan Copilot deze informatie ook niet gebruiken in responses.
Alle data blijft binnen de Microsoft 365 service boundary en wordt beschermd door enterprise-grade encryptie. Voor Europese organisaties zorgt de EU Data Boundary ervoor dat gegevens binnen Europese datacenters blijven, wat voldoet aan lokale privacy-wetgeving en data residency-vereisten.
Microsoft heeft uitgebreide certificeringen voor gegevensbescherming, waaronder ISO 27001, ISO 27018, HIPAA en SOC 1, 2 en 3 compliance. Deze certificeringen garanderen dat organisatiedata wordt behandeld volgens de hoogste beveiligingsstandaarden.
Belangrijk is dat Copilot nooit AI-modellen traint op bedrijfsgegevens. Alle interacties worden volledig geaudit en organisaties behouden volledige controle over hun data, inclusief de mogelijkheid om Copilot-toegang op elk moment in te trekken.
Wat zijn de compliance-overwegingen bij het gebruik van Copilot?
AVG-compliance vormt de hoofdoverweging voor Nederlandse organisaties bij Copilot-implementatie. Organisaties moeten een Data Protection Impact Assessment (DPIA) uitvoeren en zorgen voor adequate technische en organisatorische maatregelen om privacy-risico’s te beheersen.
De Nederlandse overheid heeft via SLM Rijk een DPIA uitgevoerd die hoge privacy-risico’s identificeerde, waaronder onvoldoende transparantie over dataverwerking en onduidelijke sub-processor regelingen. Gemeenten en overheidsorganisaties wordt geadviseerd om eigen DPIA’s uit te voeren in plaats van te vertrouwen op nationale bevindingen.
Voor de onderwijssector adviseert SURF momenteel tegen het gebruik van Copilot in het hoger onderwijs, in afwachting van de oplossing van privacy-concerns. Organisaties in deze sector moeten extra voorzichtig zijn bij implementatie.
De komende EU AI Act (van kracht vanaf 2027) brengt aanvullende compliance-vereisten met zich mee. Organisaties moeten voorbereid zijn op strengere regelgeving rond AI-transparantie, risicobeoordeling en gebruikersrechten.
Voor succesvolle compliance-implementatie is professionele begeleiding essentieel. Onze AI trainingen helpen organisaties bij het navigeren door deze complexe compliance-landschap. Via onze Microsoft Copilot diensten bieden wij complete ondersteuning van DPIA-begeleiding tot veilige implementatie, zodat uw organisatie de voordelen van AI kan benutten binnen alle geldende privacy-kaders.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt het om Microsoft Copilot privacy-instellingen volledig te configureren?
De basisconfiguratie van Copilot privacy-instellingen duurt ongeveer 2-4 uur voor een ervaren IT-beheerder. Het uitvoeren van een volledige DPIA en het implementeren van alle compliance-maatregelen kan echter 2-6 weken in beslag nemen, afhankelijk van de complexiteit van uw organisatie en bestaande beveiligingsinfrastructuur.
Wat gebeurt er als een medewerker per ongeluk gevoelige informatie deelt via Copilot?
Microsoft Purview DLP-beleid voorkomt automatisch het delen van gevoelige informatie door Copilot-responses te blokkeren die vertrouwelijke data bevatten. Alle interacties worden geaudit, waardoor beheerders incidenten kunnen traceren. Als er toch een incident optreedt, kunnen organisaties via de audit logs exact zien wat er is gedeeld en passende maatregelen nemen.
Kunnen we Copilot gebruiken voor specifieke afdelingen terwijl andere afdelingen geen toegang hebben?
Ja, Microsoft Copilot ondersteunt granulaire toegangscontrole per gebruikersgroep of afdeling. Via het Admin Center kunt u licenties en specifieke Copilot-functies toewijzen aan bepaalde teams, terwijl andere afdelingen volledig uitgesloten blijven. Dit maakt een gefaseerde uitrol mogelijk waarbij u eerst pilot-groepen kunt testen voordat u organisatiebreed implementeert.
Is Microsoft Copilot veilig genoeg voor organisaties die werken met staatsgeheimen of zeer vertrouwelijke informatie?
Voor organisaties met staatsgeheimen of zeer hoge beveiligingsvereisten is standaard Microsoft Copilot mogelijk onvoldoende. Deze organisaties moeten overwegen om te wachten op Microsoft Copilot voor Government Cloud of aanvullende beveiligingsmaatregelen te implementeren. Een grondige risicobeoordeling door cybersecurity-experts is essentieel voordat implementatie.
Hoe kunnen we controleren of onze Copilot-implementatie AVG-compliant blijft na updates van Microsoft?
Stel automatische monitoring in via Microsoft 365 compliance tools en abonneer u op Microsoft's privacy-updates via het Message Center. Voer maandelijks compliance-audits uit en werk uw DPIA bij wanneer Microsoft nieuwe functies introduceert. Overweeg een compliance-dashboard in te richten dat real-time inzicht geeft in privacy-instellingen en potentiële risico's.
Wat zijn de kosten van het implementeren van een volledig compliant Copilot-systeem?
Naast de Copilot-licentiekosten (€22-30 per gebruiker per maand) moet u rekenen op implementatiekosten van €10.000-50.000 voor DPIA-uitvoering, compliance-configuratie en training. Grotere organisaties kunnen hogere kosten hebben door complexere integraties en uitgebreidere audit-vereisten. Structurele compliance-monitoring kost ongeveer 20-40 uur per maand aan IT-resources.
Kunnen we Copilot tijdelijk uitschakelen als er compliance-problemen ontstaan?
Ja, beheerders kunnen Copilot-toegang onmiddellijk intrekken via het Microsoft 365 Admin Center, zowel voor individuele gebruikers als organisatiebreed. Dit kan binnen enkele minuten worden uitgevoerd zonder dat bestaande Microsoft 365-functionaliteit wordt beïnvloed. Voor noodsituaties kunt u ook specifieke Copilot-functies selectief uitschakelen terwijl basis-AI-ondersteuning actief blijft.
Volg ons