De meest gestelde vragen (FAQ) én antwoorden in Teams en SharePoint

Onze trainers krijgen natuurlijk geregeld vragen over Teams en SharePoint. Veel van die vragen komen vaker terug en spelen dus bij veel mensen en organisaties. Tijdens een van onze VELdagen (Van Elkaar Leren Dagen) die wij een aantal keer per jaar intern organiseren, hebben we eens verzameld welke vragen we nou het meest krijgen over Teams en SharePoint. En die vragen delen we graag hier, inclusief antwoord zodat jij een mooi overzicht hebt van de vragen waar waarschijnlijk ook een aantal van jouw collega’s mee rondlopen.

Top 10 meest gestelde vragen over Teams en SharePoint

1. Wat is het verschil tussen Microsoft Teams en SharePoint?
   Teams is je samenwerkingshub voor documenten communicatie (chats, vergaderingen) en nog veel meer. Samenwerken op één plek in plaats van in losse mailboxen, mappen en lijsten.
   De bestanden die je in Teams gebruikt worden op de achtergrond opgeslagen in SharePoint, dat meer opties biedt voor structuur, metadata, machtigingen en publicatie.
2. Wanneer gebruik ik Teams en wanneer SharePoint?
   Gebruik Teams voor samenwerken, dagelijkse communicatie, ad-hoc co-creatie en vergaderingen.
   Gebruik SharePoint voor het duurzaam beheren, publiceren en archiveren van documenten, processen en kennismanagement.
3. Waar worden Teams-bestanden opgeslagen?
   Bestanden uit een Teams-kanaal staan in de gekoppelde SharePoint-bibliotheek; bestanden uit privé-chats komen in je eigen OneDrive voor Bedrijven map genaamd ‘Teams-chatbestanden’.
4. Hoe deel ik veilig bestanden met externen (gasten) via Teams of SharePoint?
   Deel vanuit Teams een gast-link of voeg de gast toe aan het kanaal.
   In SharePoint kies je ‘Delen > Specifieke personen’ en stel bij het delen van een los document altijd een vervaldatum in zodat er geen oneindig toegang is tot het document.
5. Hoe maak ik een nieuw Team of SharePoint-site aan?
   In Teams: ‘Teams > Lid worden of Team maken > Team maken’. Dit creëert automatisch een gekoppelde SharePoint-teamsite.
   In SharePoint: ‘SharePoint > Site maken’ en kies ‘Teamsite’ of ‘Communicatiesite’.
   Bij grotere organisaties is het aanmaken van Teams en Sites veelal belegd bij specifieke personen en kan je als medewerker deze aanvragen of een ticket aanmaken bij de helpdesk.
6. Hoe vind ik snel documenten terug?
   Gebruik de zoekbalk boven in Teams of SharePoint; Geef aan wat je zoekt (sites, bestanden, chats) sorteer en filter, misschien zelfs op metadata en open versiegeschiedenis als je niet weet of je de juiste versie hebt.
7. Hoe veilig is mijn data en waar staat die?
   Sinds feb 2025 is de EU Data Boundary definitief operationeel; Nederlandse Microsoft 365-tenants worden standaard in EU-datacenters (Amsterdam/Dublin) gehost, conform de AVG.
8. Hoe kan ik gelijktijdig met collega’s in hetzelfde document werken?
   Open het bestand (Word, Excel, PowerPoint) vanuit Teams of SharePoint; Office 365 ondersteunt real-time co-authoring en toont de cursors van anderen die op dat moment aan het werk zijn in het bestand, in zowel de Online (web)apps als de Desktop apps.
9. Wat gebeurt er met verwijderde bestanden en hoe herstel ik ze?
   Ze gaan 93 dagen naar de SharePoint-/OneDrive-prullenbak. Herstel van deze documenten kan gedaan worden door Makers, Site-eigenaren of Admins.
10. Wat is versiegeschiedenis en waarom is het handig?
    SharePoint bewaart automatische versies van bestanden; je kunt altijd een oudere versie openen of terugzetten, nuttig bij fouten of onbedoelde wijzigingen. Standaard wordt er van elk document 500 versies bewaard.

WIE vragen over Teams en SharePoint

1.  Wie kan een SharePoint-site of Team aanmaken?
   Elke medewerker met de juiste Microsoft 365-rechten (meestal ‘Groep maken’) en/of de IT-afdeling.
2. Wie kan mijn bestanden bewerken?
   Iedereen die je ‘Bewerken’-machtiging geeft in Teams of SharePoint.
3. Wie heeft toegang tot vergaderopnamen in Teams?
   Standaard de organisator en deelnemers; opnamen worden opgeslagen in OneDrive (1-op-1) of de kanaalbibliotheek (kanaalvergadering).

WAT vragen over Teams en SharePoint

1. Wat is SharePoint precies?
   SharePoint is een platform van Microsoft voor het beheren van documenten en het samenwerken aan informatie binnen organisaties. Het stelt teams in staat om websites, intranetten, documentbibliotheken en lijsten te bouwen, informatie te delen, en samen aan bestanden te werken vanuit de cloud op elk apparaat. SharePoint integreert ook met andere Microsoft 365-producten en kan workflows en andere repetitieve taken automatiseren, waardoor de productiviteit en communicatie worden verbeterd.
2. Wat kan ik met Teams?
   Chatten, (video)vergaderen, samenwerken aan bestanden, apps integreren en notificaties centraliseren.
3. Wat is het verschil tussen OneDrive en SharePoint?
   OneDrive = persoonlijke werkbestanden; SharePoint = gedeelde team- en projectbestanden.
4. Welke bestandstypen ondersteunt SharePoint?
   Bijna alle, bijvoorbeeld: Office-documenten, PDF, afbeeldingen, video, tekst enz.

WANNEER vragen over Teams en SharePoint

1. Wanneer gebruik je Teams-chat en wanneer een Teams-kanaal?
   Chat = snelle 1-op-1 of kleine groep; Kanaal = zichtbaar voor het hele team, inclusief bestanden en notities.
2. Wanneer maak ik een nieuwe Teams-kanaalbibliotheek?
   Wanneer een kanaal een duidelijk andere onderwerp- of machtigingsgroep heeft.
3. Wanneer archiveer ik een Team of Site?
   Na afronding van een project of wanneer er al meer dan 6 maanden geen activiteit is; zet machtigingen op ‘alleen-lezen’ en verplaats naar een archieflocatie.

WAAR vragen over Teams en SharePoint

1. Waar vind ik mijn gesynchroniseerde bibliotheken in Windows Verkenner?
   Onder [Organisatienaam] in het linker paneel; elk Teams-kanaal verschijnt als map.
2. Waar kan ik de machtigingen van een bestand bekijken of aanpassen?
   Rechtsklik > ‘Toegang beheren’ (Manage access) in SharePoint of Teams.
3. Waar controleer ik waar mijn tenantdata staat?
   Microsoft 365-beheercentrum > Instellingen > Organisatieprofiel > Gegevensresidentie.

WAAROM vragen over Teams en SharePoint

1. Waarom zou ik metadata gebruiken?
   ‘Tags & kolommen’ maken het zoeken, sorteren en automatiseren (Power Automate) eenvoudiger.
2. Waarom zie ik meerdere versies van een document?
   SharePoint slaat elke wijziging op zodat je altijd een vorige versie kunt herstellen.

HOE vragen over Teams en SharePoint

1. Hoe koppel ik een bestaande SharePoint-site aan Teams?
   Open de site > Instellingen > Teams verbinden (of maak in Teams een nieuw kanaal en kies ‘Koppelen aan bestaande site’).
2. Hoe kan ik bij Teams bestanden komen vanuit Windows Verkenner?
   Je kunt mappen die in Teams staan synchroniseren met OneDrive waardoor deze zichtbaar worden in Windows Verkenner. Je kunt dan direct vanuit Verkenner bij de bestanden komen en deze bewerken met dezelfde samenwerkingsfunctionaliteiten. Ga daarvoor naar de bewuste map in Teams  en klik bovenaan op in de tweede werkbalk op de drie puntjes en kies ‘Synchroniseren’.
3. Hoe verplaats ik bestanden tussen Teams-kanalen of SharePoint-sites?
   Selecteer de bestanden en klik op de drie puntjes achter een bestandsnaam > kies ‘Verplaatsen naar’ en kies de bestemming. Of verplaats de bestanden in Verkenner indien je de map hebt gesynchroniseerd.
4. Hoe stel ik meldingen in als er wijzigingen plaats vinden?
   Selecteer Bestand of Map > klik op de drie puntjes en kies ‘Waarschuw mij’.
   In Teams kun je ook Kanaalmeldingen aanzetten door op de drie puntjes achter het kanaal te klikken > kies ‘Kanaalmeldingen’.
5. Hoe schakel ik extern delen tijdelijk uit?
   SharePoint-beheercentrum > Sites > [Site] > Extern delen op Alleen mensen in je organisatie.
6. Hoe bewaak ik gevoelige informatie in Teams-kanalen?
   Gebruik ‘Vertrouwelijkheidsslabels‘ en ‘DLP-beleidsregels’. Deze gelden bij zowel Teams als de gekoppelde SharePoint-site.

EU-privacy & dataresidentie

1. Voldoet Microsoft 365 aan de AVG?
   Ja, Microsoft is verwerkingsverantwoordelijke voor kernservices en biedt verwerkersovereenkomsten, versleuteling in place & transit, en de EU Data Boundary.
2. Kan mijn data Nederland verlaten?
   Alleen wanneer je tenant hoofdgeografie EU verlaat of bij multinationale failover-scenario’s; Microsoft beperkt dit sinds 2025 binnen de EU-grens.

Handige tips

Dit blog is slechts een van de vele manieren waarop we Nederland Digitaal Vitaal proberen te maken (en te houden). Mocht je nou nog meer vragen hebben dan kun je natuurlijk altijd contact met ons opnemen. En wil je dat wij jou en je organisatie of team nou eens echt goed op weg helpen in Teams of SharePoint? Kijk dan eens bij onze Teams trainingen of SharePoint trainingen. Wij helpen je graag verder!

Bouke van Kleef
AVK Innovatiecoach

Hoe digitaal vitaal is jouw organisatie?
Start met de Digitaal Vitaal® Checklist!