Microsoft Teams, centrale werkplek of juist extra ruis?

Werkt Microsoft Teams nu écht voor jouw organisatie? Tijd voor een kritische blik!

De afgelopen jaren hebben veel organisaties Microsoft Teams omarmd als hét platform voor samenwerking. Er zijn implementaties gedaan, trainingen gevolgd en afspraken vastgelegd in beleid. De meeste medewerkers weten inmiddels hoe ze een chat starten, een vergadering plannen of een bestand delen. Maar de echte vraag is: werkt Teams nu ook zoals je ooit voor ogen had? Of is het vooral “nog een tool erbij” geworden? In de praktijk zien we dat die vraag verrassend vaak met twijfel wordt beantwoord.

Herkenbare signalen uit de praktijk

In mijn werk als projectleider en trainer Microsoft 365 kom ik dit dagelijks tegen bij organisaties:

• Interne e-mails blijven volop circuleren, terwijl Teams bedoeld is om communicatie te centraliseren.
• Chatgroepjes worden intensief gebruikt, ook voor onderwerpen die eigenlijk thuishoren in een Teams-kanaal.
• Bestanden worden nog steeds rondgemaild, met meerdere versies en onduidelijkheid als gevolg.
• Medewerkers zijn veel tijd kwijt aan het zoeken naar informatie: een bestand in Teams, een besluit in e-mail, een afspraak in WhatsApp.

Het gevolg?
Minder overzicht, dubbel werk en frustratie. Precies het tegenovergestelde van wat Teams zou moeten opleveren.

Teams als extra tool… of als dé centrale samenwerkplek?

Microsoft Teams is ontworpen als de centrale plek voor samenwerking: communicatie, bestanden, vergaderingen en apps bij elkaar. Toch zien we in veel organisaties dat Teams in de praktijk is verworden tot:

• “Een chatprogramma”
• “De plek voor online vergaderen”
• “Nog een omgeving naast e-mail en SharePoint”

Wanneer Teams niet écht centraal wordt ingezet, ontstaan er losse eilandjes. Informatie raakt versnipperd en medewerkers ontwikkelen hun eigen werkwijzen. Dat maakt samenwerken niet eenvoudiger, maar juist complexer.

Tijd voor een eerlijke reality check

Een succesvolle Teams-omgeving vraagt om meer dan alleen techniek. Het vraagt om duidelijke keuzes, afspraken én gedrag. Daarom is het goed om af en toe kritisch stil te staan bij vragen als:

• Wat waren eigenlijk de oorspronkelijke doelen bij de invoering van Microsoft Teams?
• Zijn die doelen behaald, of zijn we onderweg iets kwijtgeraakt?
• Werkt iedereen volgens de afgesproken richtlijnen en werkwijzen?
• Is Teams daadwerkelijk de centrale plek voor samenwerking, of vooral een aanvulling op bestaande tools?

Deze reality check is geen verwijt, maar een kans. Een kans om Teams weer in lijn te brengen met wat de organisatie nodig heeft.

Hoe nu verder? Van Teams gebruiken naar Teams écht benutten

Bij AVK helpen we organisaties met precies die volgende stap: van “Teams gebruiken” naar “Teams écht benutten”.

Dat doen we door samen:

• De doelen opnieuw scherp te stellen
• Het huidige gebruik van Teams objectief in kaart te brengen
• Te kijken waar gedrag, afspraken en tooling elkaar niet versterken
• Teams te begeleiden naar een effectieve en gedragen manier van samenwerken

Vaak werken we hierbij volgens het ADKAR-model. Dit model richt zich niet alleen op kennis en vaardigheden, maar juist ook op bewustwording, motivatie en borging. Zo zorgen we ervoor dat verandering niet tijdelijk is, maar ook écht blijft hangen.

Klaar voor een kritische blik?

Ben je benieuwd of Microsoft Teams binnen jouw organisatie doet wat het zou moeten doen? Of wil je samen eens kritisch kijken naar het huidige gebruik en de kansen voor verbetering? We maken samen de doelen weer helder, brengen het huidige gebruik in kaart en begeleiden medewerkers om het maximale uit Teams te halen.

Neem gerust contact met ons op.
Bij AVK denken we graag met je mee – praktisch, eerlijk en altijd gericht op resultaat.

Ed Hartskeerl
Projectleider en trainer Microsoft 365