Plan afspraken slimmer in Teams (en stop met tijd verspillen)!

Veel Teams‑gebruikers plannen nog steeds afspraken via Outlook. Dat kan, maar het is omslachtig. Teams heeft functies die sneller zijn, minder foutgevoelig en direct samenwerken makkelijker maken. Als je deze drie tips toepast, win je elke week tijd terug!

1. Plan je afspraak direct vanuit Chat

De snelste manier om met een collega een afspraak te maken?

• Open Chat in Teams
• Klik op het + teken in de chatbalk.
• Kies Vergadering plannen.

Teams vult automatisch de juiste collega in. Geen zoekwerk, geen gedoe.

Bonus tip: In een groepschat werkt dit net zo makkelijk: + teken → Vergadering plannen → alle groepsleden staan direct in de uitnodiging.

2. Zet Facilitator aan bij het plannen van de afspraak

In het afsprakenvenster zit een schuifje om Facilitator aan te zetten (mits je de betaalde Copilot licentie hebt want het is een AI-agent):

Als Facilitator vooraf is ingeschakeld:

• verschijnt Facilitator automatisch als extra deelnemer;
• kan er vanaf minuut één genotuleerd, samengevat en taken vastgelegd worden;
• hoeft niemand nog handmatig iets aan te zetten.

3. Koppel de afspraak aan een kanaal

Als je het kanaal invult, regelt Teams automatisch dat:

• bestanden bij de kanaalbestanden komen;
• iedereen in dezelfde versie werkt;
• notities, opnames en taken allemaal bij elkaar staan.

Waarom afspraken en vergaderingen plannen vanuit Teams Chat?

Omdat het plannen van een afspraak of vergadering via Teams Chat sneller is, minder fouten oplevert en je direct plant met de mensen met wie je spreekt.

Kom nu in actie!

Microsoft Teams is bedoeld om slimmer en efficiënter samen te werken. Maar dan moet je wel weten hoe het moet én ervoor zorgen dat iedereen dezelfde werkwijze hanteert. Als het juiste beleid is bepaald, passend bij jouw organisatie, en de medewerkers hierin zijn getraind, heb je als organisatie deze investering zo terug verdiend. Medewerkers werken zo op een plezierige manier samen en ook nog eens vele malen efficiënter!

Neem contact met ons op voor meer informatie of kijk bij onze Teams trainingen. Wij maken organisaties Digitaal Vitaal®. Zo wordt samenwerken plezierig en efficiënt.

Neem contact op

Rémon Glas
Microsoft 365 trainer – adviseur Digitaal Vitaal