Governance en Security makkelijker met de SharePoint Admin Agent

De SharePoint Admin Agent – jouw slimme AI assistent

Voor SharePoint-beheerders (of IT-specialisten) introduceert Microsoft een nieuwe troef: de SharePoint Admin Agent. Dit is in feite een AI-assistent in het SharePoint-beheercentrum die je met natuurlijke taal kunt aansturen om governance en beveiligingstaken uit te voeren. Ik heb dit zelf uitgeprobeerd, en het voelde bijna alsof ik een slimme collega naast me had op de IT-afdeling.

Wat kan de SharePoint Admin Agent allemaal?

Stel, ik wil inzicht in onze SharePoint-omgevingsgroei. Ik kan nu in gewone mensentaal vragen: “Hoeveel SharePoint-sites hebben we, en hoe zijn die verdeeld over afdelingen?” De Admin Agent doorzoekt direct alle tenant-data en presenteert een rapport: “Marketing: 120 sites (2 TB), Sales: 80 sites (1,5 TB), HR: 50 sites (0,8 TB) …” inclusief een grafiekje van welke afdeling de meeste opslag gebruikt. Ook kreeg ik een totaaloverzicht: bijvoorbeeld “In totaal 300 sites, waarvan 250 actief, met samen ~10 TB opslag; regio EU 60%, US 30%, APAC 10%” – allemaal in een oogopslag.

Vervolgens vroeg ik: “Zijn er mogelijkheden om opslagruimte op te schonen?”. Copilot (de admin agent) kwam terug met een paar punten, zoals: huidig opslaggebruik en groeisnelheid per site, de prognose wanneer we bijvoorbeeld 100 TB zouden raken als de groei zo doorzet, en suggesties om grote ongebruikte bestanden of versies op te schonen. Ik kreeg zelfs een inschatting: “Als de groei doorzet, bereikt de tenant over ongeveer 8 maanden 100 TB. Overweeg beleid voor archivering.” Dit soort informatie was vroeger alleen met veel moeite uit rapportages te halen; nu gewoon op vraag.

Governance, Security en rententiebeleid direct uitvoeren met SharePoint Admin Agent

Een handige use-case: inactieve sites opsporen. Ik vroeg: “Welke sites zijn al meer dan 12 maanden inactief?” Vrijwel meteen presenteerde de Admin Agent een lijst van SharePoint-sites die in het afgelopen jaar geen activiteit hadden (met namen, eigenaars en laatste activiteitsdatum). Dat is fantastisch, want we willen vaak oude projectsites opruimen. Ik kon direct daarop doorgaan met: “Maak een policy om sites die 6+ maanden inactief zijn automatisch te archiveren.” Binnen no-time bevestigde Copilot dat het beleid was aangemaakt in het beheercentrum – een beleid dat bijvoorbeeld site-eigenaren waarschuwt en vervolgens de site archiveert of verwijdering voorstelt als er na 6 maanden geen activiteit is. Dat scheelt handmatig instellen van retentie of scripts draaien!

Een ander scenario is oversharing tegengaan. Ik vroeg de agent nieuwsgierig: “Welke sites of documenten zijn momenteel met (te) veel mensen gedeeld?” Copilot gaf een overzicht van een paar sites waar de machtigingen behoorlijk ruim waren (bijvoorbeeld een vertrouwelijke site die open stond voor iedereen in de organisatie). Ook kon ik doorvragen: “Hoe zit het met Teams-gekoppelde sites die te open gedeeld zijn?” – dat somde Copilot ook keurig op. Zo kreeg ik inzicht in potentiële risico’s waar gevoelige info misschien te breed toegankelijk was. Ik kon zelfs specifieker worden: “Laat alle sites zien die extern gedeeld zijn met ” – en weer direct resultaat! In het verleden zou ik complexe zoekopdrachten in het admin center of PowerShell-scripts hiervoor moeten gebruiken; nu heb ik het gewoon in één zin gevraagd.

Behalve inzicht in sites en delen, kan de Admin Agent je ook helpen bij security-checks. Je kunt vragen als: “Is de basisbeveiliging in mijn tenant op orde?” Copilot controleert dan bijvoorbeeld of je gevoelige inhoud beveiligd is volgens de policies, of er sites zonder eigenaar zijn (wat een risico kan zijn), en of de standaard beveiligingsinstellingen (zoals wie mag inhoud delen, of MFA vereist is voor externe toegang, etc.) voldoen aan best practices. Het antwoord komt in begrijpelijke taal, met eventueel suggesties waar je iets kunt verbeteren. Zo fungeert het als een dubbele check op je governance: alsof je een tweede paar ogen hebt die continu alles naloopt op gaten of risico’s.

Wat kan de SharePoint Admin Agent bewust niet?

Interessant is dat de Admin Agent bewust beperkt is in sommige acties. Toen ik voor de grap zei: “Verwijder alle sites die te veel gedeeld zijn,” weigerde Copilot dat netjes met de melding dat zulke grootschalige destructieve acties niet automatisch uitgevoerd worden. Gelukkig maar – als beheerder wil je wel controle houden en niet per ongeluk sites zien verdwijnen. Maar je krijgt dus wel direct de info waarmee je zelf maatregelen kunt nemen.

Samen met de nieuwe functies die ik in mijn eerdere blogs heb genoemd (Nu ook Copilot integratie in SharePoint en Nieuwe navigatie en functies in SharePoint) moet ik zeggen dat Microsoft echt substantiële verbeteringen heeft doorgevoerd in SharePoint. Als je nog niet beschikt over deze nieuwe functies dan worden die waarschijnlijk binnenkort ook bij jou uitgerold.

Let op: veel van deze functies vereisen een actieve Microsoft 365 Copilot-licentie en moeten vaak handmatig worden ingeschakeld via het SharePoint Admin Center. De beschikbaarheid kan ook per tenant verschillen, afhankelijk van of je organisatie deelneemt aan het preview-programma.

Ik wens je veel succes met het ontdekken en toepassen van deze nieuwe functies!

Ed Hartskeerl
AVK trainer en Microsoft specialist