E-mail slokt je dag op – zo win je tijd terug!

De gemiddelde medewerker verliest dagelijks zo’n twee uur aan e-mail. Twee uur! Dat is een kwart van je werkdag, opgegaan aan berichten lezen, beantwoorden en wegklikken. Het gevolg? Informatiestress, minder focus, en op de lange termijn een verhoogd risico op burn-out. Maar het kan echt anders. Met een paar slimme gewoonten win je tot een uur per dag terug.

De vergadering die voor mij alles veranderde

Vroeger was ik de medewerker die iedere meeting accepteerde zonder er bij na te denken. Dat was de cultuur: agenda vol, agenda goed. Op een dag werd ik uitgenodigd voor een op het laatste moment ingeplande presentatie over een of andere optimalisatietool. De vergaderruimte bood plek aan 24 mensen maar er waren er bijna 60. Ondanks dat het onderwerp van deze meeting interessant werd gevonden zag ik bijna iedereen mailtjes wegwerken op hun telefoon! Dat was het moment waarop het kwartje viel. Ik liep rechtstreeks naar de CEO en begon in overleg trainingen te ontwikkelen om slimmer te werken met e-mail. Met digitale werkafspraken kun je als team en organisatie namelijk veel winnen. Wanneer gebruik je bijvoorbeeld e-mail en wanneer juist de chat? Want de tools zijn er al — wat ontbreekt, zijn de afspraken over hoe je ze gebruikt.

De postbode belt ook niet aan, zet notificaties uit!

Outlook is in essentie een digitale postbode voor formele informatie. Maar belt een gewone postbode aan als hij een brief door de bus gooit? Nee. Waarom laat je e-mailnotificaties dan continu rinkelen? Elke notificatie is een prikkel. En elke prikkel breekt je concentratie. Je bent misschien bereikbaar, maar niet effectief. Zet die meldingen dus uit en beslis zélf wanneer je je inbox opent. In Outlook kun je dat als volgt instellen: Bestand → Opties → E-mail → Ontvangst van bericht.

Plan je e-mailtijd — en bescherm die ook

Het gevaar van e-mail is dat het je tijd opslokt en dat is zonde, want tijd is je kostbaarste bezit. E-mail werkt als winkelen in een outlet: voor je het weet ben je toch veel meer kwijt dan je wilde. Baken het af! Reserveer één of twee vaste momenten per dag voor je inbox — een halfuur aan het einde van de middag werkt voor veel mensen goed. Dat lijkt misschien niet zo in het begin, maar probeer het zelf eens en kijk hoe snel je eraan gewend raakt.

Begin je dag in elk geval nooit met mailen. Dan start je meteen reactief, en kom je de hele dag niet meer uit die modus. Werk je mail bij op een vast moment, op een vast apparaat. En als je echt mail wil lezen: doe dat gefocust achter je scherm, niet tussendoor op je telefoon. Ik open Outlook altijd in volledig scherm zodat ik geen afleiding heb van andere apps en meldingen.

C.H.I.L.L.E.N. als ezelsbruggetje

Wil je dus tijd besparen? Ga dan chillen met je e-mail. Dit ezelsbruggetje staat voor:

• Chat via MS Teams voor snelle, informele berichten
• Herlees je mail vóór je op verzenden drukt
• Inplannen: werk je inbox op vaste momenten bij
• Lees andermans mail goed vóórdat je antwoordt
• Leesmap: maak een aparte map aan voor CC en BCC
• Emotieloos: blijf professioneel, bespreek gevoelens liever in persoon
• Notificaties: zet ze uit, allemaal

Deze kleine aanpassingen hebben een groot effect. Probeer het eens een week en merk hoeveel ruimte er ineens in je dag zit!

Heb je vragen over timemanagement, digitale etiquette of hoe je met persoonlijk leiderschap jouw werkdagen effectiever inricht? Neem dan gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder!

Neem contact op

Giel Boes
AVK Trainer