In drie stappen meer grip op je tijd

Ons leven heeft letterlijk een deadline. Tijd is ons kostbaar, en hoewel we niet meer uren kunnen maken, kunnen we wél zorgen dat we de uren die we hebben, effectiever benutten. Het draait allemaal om het maken van bewuste keuzes met de juiste focus om jouw doelen te bereiken. In dit artikel deel ik drie effectieve stappen en enkele inzichten die je daarbij kunnen helpen. Per stap krijg je een paar praktische tips en een challenge om zelf direct mee aan de slag te gaan.

Stap 1: Focus op resultaat

Wordt je werkdag bepaald door wat er toevallig op je bordje komt? Denk aan onzinnige mails, eindeloze meetings en misschien ook wel wat overbodig werk. Dit leidt niet alleen tot verminderde performance, maar kost je ook onnodige tijd en energie! Focus dus liever op je kerntaken, het werk waarmee jij de meeste impact maakt.

Het ‘Eat that Frog’ principe kan je helpen om de belangrijkste taken als eerste aan te pakken. Dit betekent dat je je grootste uitdaging mét de meeste impact als eerste aanpakt. Dit kan mogelijk een rotklusje zijn dat je al weken uitstelt. Het afronden daarvan geeft je echter niet alleen een gevoel van overwinning, maar maakt ook ruimte vrij in je hoofd. Wat ik enorm kan adviseren is om voor je (volgende) werkdag een top 3 op te stellen met je belangrijkste taken. De meeste impact maak je vervolgens door van die top 3 met de allerbelangrijkste taak als eerste te beginnen!

Tips voor meer impact en resultaat:

• Elimineer ‘onzinnige’ zaken. Vraag jezelf eens af: draagt deze meeting, mail of taak bij aan mijn doelen? Zo niet, durf dat dan te schrappen of te delegeren waar mogelijk.
• Focus op resultaat, niet op tijd. Het gaat niet om de hoeveelheid uren die je werkt, maar om wat je bereikt in die uren.
• Werk met een top 3. Begin elke dag met je top 3 belangrijkste taken en focus daarop voordat je reactief werk gaat doen zoals e-mail, afspraken etc.

Challenge

Maak een lijst van 3 taken die je tijdens je laatste werkdag uitgevoerd hebt en beoordeel vervolgens de impact ervan. Welke zaken leverden écht resultaat op, en welke hadden achteraf gezien weinig nut of belemmerden je zelfs? Bedenk hoe je dit morgen anders kunt doen.

Stap 2: Plan blokken met focustijd

Om super productief aan de slag te gaan, is het belangrijk om jezelf de ruimte te geven voor focus. Een (wo-)mancave of een rustige ruimte waar je je kunt afsluiten, helpt je om je werk effectiever te doen. Door jezelf even af te zonderen, zowel fysiek als digitaal, bespaar je energie en boek je al snel verbluffende resultaten. Een populaire methode om hier optimaal gebruik van te maken, is de Pomodoro-techniek. Hierbij werk je in blokken van 25 minuten met korte pauzes. Dit helpt je om je aandacht vast te houden en voorkomt dat je overweldigd raakt door andere taken. Die 25 minuten is natuurlijk persoonlijk, afhankelijk van je aandachtspanne. Met momenten verleng ik die naar 3 kwartier of zelfs een uur, maar dan heb ik vervolgens ook meer pauzetijd nodig.

Samengevat is dit de Pomodoro-procedure:

1. Bepaal welke taak je gaat uitvoeren.
2. Stel een timer in op 25 minuten.
3. Werk aan de taak, tot de timer afgaat.
4. Neem een korte pauze van 5 minuten.
5. Herhaal bovenstaande stappen 4 keer.
6. Neem een lange pauze van een halfuur.

Doe dit alles 2 keer en je hebt misschien wel je meest productieve werkdag ooit gerealiseerd, en dat ook nog eens in slechts 4 uur! Wanneer je je werkdag hiermee begint, kun je maximale prestaties leveren. Niet alleen qua denkvermogen (IQ) maar ook qua creativiteit, vooral als dat zonder afleiding is. Na één of twee pomodoro’s kun je de resterende tijd gebruiken voor reactief werk, zoals meetings en het afhandelen van administratie zoals e-mail en chatberichten.

Tips voor resultaatgericht werken

• Zorg voor een stille werkplek, vooral tijdens je eerste werkuren. Doe dit zowel fysiek als digitaal, door lekker offline te zijn om meters te kunnen maken.
• Communiceer dit ook aan je omgeving. Dat kan met een beleefd bordje op de deur, MS Teams op ‘niet storen’ zetten of een ‘Out of office reply’. Een ‘how to work with me guide’ kan ik ook aanbevelen, daarin geef je bijvoorbeeld aan hoe men het beste (niet) met jou kan communiceren.

Opdracht

Plan voor de komende week op enkele dagen (of zelfs iedere dag) een Pomodoro als focusblok van 2 uur. Idealiter direct aan het begin van je werkdag. Werk vervolgens aan je top 3 en evalueer je productiviteit aan het eind van de dag.

Stap 3: Verminder afleiding

In een tijd waarin onze aandachtspanne steeds korter wordt, is het cruciaal om afleidingen te minimaliseren en je focus te optimaliseren. Veel mensen verliezen uren aan reactief werk door constante meldingen en sociale media. Herken je dat? Het is belangrijk om selectief om te gaan met de input die je ontvangt, zodat je je kunt concentreren op je kerntaken. Door digitaal detoxen, bijvoorbeeld door je telefoon op bepaalde momenten uit te zetten, kun je je hoofd ontlasten en je werkdag effectiever inrichten. Probeer zo veel mogelijk om onnodige afleiding te elimineren, vooral in de eerste twee uur van je werkdag.

Denk eens na over welke drie zaken jou het meest afleiden en hoe je deze kunt uitschakelen of verminderen. Dit geldt ook voor het creëren van een rustige werkomgeving, waar je je kunt terugtrekken van prikkels en collega’s. Het resultaat is dat je niet alleen meer gedaan krijgt, maar ook minder stress ervaart. Een heerlijk gevoel, toch? Het is vooral een kwestie van prioriteiten stellen en zorgen dat je echt aan de slag kunt met wat belangrijk is. Ga aan de slag en ontdek hoeveel productiever je kunt zijn!

Tips voor meer focus

• Zet meldingen uit. Doe dit op al je apparaten waar mogelijk om afleidingen te minimaliseren. Vooral wanneer het geluid maakt en/of trilt.
• Leg je telefoon weg. Spannend tegenwoordig, maar dit doet echt wonderen! Maak er vooral een spelletje van. Vrouwlief en ik verstoppen elkaars telefoon wel eens voor een (halve) dag, heerlijk!

Opdracht

Wat zijn jouw grootste flowstoppers? Bedenk eens welke drie dingen jou het meest uit je concentratie halen en schrijf op hoe je deze in de komende week kunt elimineren of verminderen. Dit hoeft niet persé extern te zijn, het kunnen ook gedachten zijn die je ergens rustig kunt ‘dumpen’ door ze bijvoorbeeld op te schrijven.

Wil jij ook een ‘Tijdbaas’ worden?

Meer uit je tijd halen is natuurlijk iets heel persoonlijks. Voor de één is dat wat vaker een bakkie samen drinken met een collega of zakenrelatie en voor de ander wat meer tijd besteden aan persoonlijke ontwikkeling, een training of vrijwilligerswerk. Maak er vooral jouw mooiste (werk)leven van en geniet van het proces om weer baas over je eigen tijd te worden. Als je dit ook nog eens doet zonder de planeet te slopen, ben je al helemaal een superheld want less is more! Minder meetings, minder mailtjes en minder onzin-werk leiden namelijk tot minder data = minder CO2 (iets met stroomverbruik en datacenters).

Veel succes met tijd besparen! Laat me gerust weten wat je grootste inzicht is, ik ben heel benieuwd!

Giel Boes
AVK Trainer / Coach

Neem contact op