Waarom meten hoe er wordt samengewerkt met de Microsoft 365 Adoption Score?

Wist je dat je kunt meten hoe en hoeveel er wordt samengewerkt in Microsoft 365? Met de Microsoft 365 Adoption Score (ook wel acceptatiescore of Ingebruiknamescore genoemd) krijg je precies in beeld hoe en hoeveel er gebruik wordt gemaakt van Microsoft 365. Denk daarbij aan vergaderen, teamwork, communicatie en samenwerken aan inhoud. Maar waarom zou je willen meten hoe er wordt samengewerkt in Microsoft 365? Nou omdat de Adoption Score een afspiegeling is van de acceptatiegraad van Microsoft 365 binnen de organisatie. Bovendien kun je meteen zien waar de verbeterpunten liggen. En dat is handig om alle medewerkers dezelfde werkwijze te laten hanteren.

Wat is de Microsoft 365 Adoption Score?

De Microsoft 365 Adoption Score (Ingebruiknamescore) is een manier om de adoptie en het gebruik van Microsoft (Office) 365 in een organisatie in te zien, te meten en de voortgang te analyseren. De Adoption Score meet en rapporteert (anoniem) het echte gebruik van jou en jouw collega’s. De adoption score is een tegenhanger van de Microsoft secure score.

Microsoft heeft in het Beheercentrum het ‘Adoption score dashboard’ beschikbaar gesteld met de verschillende Microsoft 365 diensten. Op het dashboard staat een totaalscore en een score per onderdeel, op basis van de activiteiten van de medewerkers van jouw organisatie. De score geeft inzicht in, de mate waarin de Microsoft 365 diensten worden gebruikt en hoe effectief de implementatie is. Het dashboard geeft eventuele knelpunten weer en toont daar waar mogelijk suggesties voor verbeteringen. Een mooie aanvulling op het dashboard is de “peer-benchmark” waar je organisatie wordt vergeleken met vergelijkbare organisaties.

De onderdelen van de Adoption Score

De Microsoft 365 Ingebruiknamescore bestaat uit de volgende onderdelen die gemeten worden:

• De totale score van je organisatie (de overall score)
• Communicatie
• Vergaderingen
• Samenwerken aan inhoud
• Teamwork
• Mobiliteit
• End-point (laptops en servers) analyse
• Netwerkverbindingen
• Status van desktop apps (is Office up-to-date?)

Waar kun je de Microsoft 365 Adoption Score vinden?

De Adoption Score kun je vinden via het dashboard dat Microsoft heeft ontwikkeld. Via deze URL kan je het dashboard raadplegen voor jouw organisatie: https://admin.microsoft.com/?source=applauncher#/adoptionscore.

Let op: Wanneer je niet bent gemachtigd het dashboard te bekijken, is het goed om te weten dat één van de volgende rollen nodig is om het dashboard in te kunnen zien:

• Reports Reader
• Usage Summary Reports Reader
• User Experience Success Manager

Natuurlijk zijn de ‘Global admin’ en enkele andere admin rollen ook gemachtigd de rapporten in te zien. Maar bovenstaande rollen zijn geschikt voor medewerkers zonder ‘admin rechten’.

Wat kun je met de Adoption Score?

Het is de bedoeling dat het dashboard gedeeld wordt met het team dat verantwoordelijk is voor de succesvolle Microsoft 365 implementatie. Dit team is verantwoordelijk voor het doorvoeren van zogenaamde aanbevelingen en verbeteringen. Echter merken wij in de praktijk dat het dashboard vaak alleen toegankelijk is voor IT beheerders, die er veelal niet naar kijken of het soms zelfs niet eens hebben ingeschakeld. Laat staan dat aanbevelingen voor verbeteringen worden opgepakt…

Wanneer er niets wordt gedaan met de voorgestelde actie in het dashboard, is stilstaan veelal achteruitgang. Het wordt dan een grote klus om al die aanbevelingen op een juiste manier op te pakken. En dat is niet (alleen) de taak van IT. De IT afdeling is vaak alleen verantwoordelijk voor het inrichten en beschikbaar stellen van de techniek. Het interne Microsoft 365 projectteam (en/of de medewerkers) zouden (mede-) verantwoordelijk moeten zijn voor het verbeteren van de score. Door ‘verandermanagement’ kan worden gezorgd dat de techniek ook wordt gebruikt zoals deze bedoeld is.

Wil je meer weten over de Microsoft 365 Adoption Score? Kijk dan eens hier: De Microsoft 365 Ingebruiknamescore verbeteren.
AVK helpt je graag verder!

Bouke van Kleef
AVK Consultant en Microsoft 365 expert