Maak de perfecte Microsoft Teams inrichting voor jouw organisatie!

Wil jij ook dé perfecte Microsoft Teams inrichting maken voor jouw organisatie? In deze tijd van digitaal werken is een goed ingerichte werkomgeving essentieel. Microsoft Teams is een krachtige tool die dit mogelijk maakt, mits goed geconfigureerd en gebruikt. In dit blog gaan we in op hoe je Teams optimaal kunt gebruiken, welke inrichtingskeuzes er zijn en welke governance-vraagstukken relevant zijn voor een perfecte Microsoft Teams inrichting.

Een goede Teams indeling leidt tot optimaal gebruik

Microsoft Teams is meer dan alleen een chatdienst. Het is een complete samenwerkingsomgeving met functies zoals vergaderen, bellen, documenten delen en integratie met andere Microsoft 365 apps. Om MS Teams optimaal te gebruiken, moet je het als het hart van je samenwerking zien. Teams biedt veel functies om te structureren. Je gaat allereerst een basisstructuur aanmaken, ofwel een Teams-omgeving creëren per (bedrijfs-)onderdeel. Dat kunnen de volgende onderdelen zijn:

• afdeling
• project
• proces
• klant
• leverancier
• geolocatie
• asset
• gremium of werkgroep
• expertise/functie
• productgroep

Bij veel organisaties is er onder de werknemers behoefte aan een veelvoud van deze structuren. Echter is het voor de inrichting van Teams beter om ze niet allemaal te kiezen. Maak een afgewogen selectie uit deze hoofdonderdelen en ga daarna verder met onderliggende structuren. Een beetje zoals hoofdmappen en supmappen zoals we vroeger in Verkenner gewend waren, maar dan net even anders. Onderliggend structureren doe je onder andere met kanalen, tabs, mappen, kenmerken (metadata), weergaven en labels (vertrouwelijkheid en retentie).

Meer weten? Bekijk onze Microsoft Teams inrichting training.

Maak afgewogen keuzes voor de inrichting van Microsoft Teams

De keuzes omtrent de inrichting van Microsoft Teams is sterk afhankelijk van de behoeften van je organisatie. Hier gaat een gedegen proces aan vooraf waarbij wordt vastgesteld welke informatie nodig is, hoe deze wordt vergaard, waar deze wordt opgeslagen en wie er toegang toe hebben. Relevante vragen om daarbij te stellen zijn:

• Hoe en waar ontstaan documenten?  (proces, persoon/afdeling)
• Welke informatie heb je als organisatie nodig?
• Hoe zorgen we ervoor dat documenten zo veel mogelijk terug te vinden zijn? Zodanig dat de heilige graal van document management “Eenmalige opslag, meervoudig gebruik” zo goed mogelijk wordt benaderd.

Je kunt Teams inrichten op basis van de verzamelde informatie per afdeling. Echter heeft dat wel als nadeel dat samenwerken over afdelingen heen daarmee bemoeilijkt wordt en dat wil Microsoft nu juist bevorderen. Belangrijk is in ieder geval dat de structuur duidelijk is voor de gebruikers en dat de inrichting hun werkzaamheden ondersteunt.

Voorbeeld van een Teams inrichting
Een marketingteam kan bijvoorbeeld een eigen Team hebben met kanalen voor verschillende werkzaamheden zoals ‘Website’, ‘Blog’, ‘Social Media’ etc. Een projectteam dat aan een specifieke taak werkt, kan een Team hebben met kanalen die verschillende aspecten van het project weerspiegelen zoals ‘Ontwerp’, ‘Ontwikkeling’, ‘Testen’ etc.

Bepaal vooraf je Governance strategie

Governance is cruciaal voor het succesvol beheren van Microsoft Teams. Dit omvat onderwerpen zoals wie Teams en kanalen mag maken, hoe lang gegevens worden bewaard en hoe toegang tot informatie wordt beheerd. We hebben bij AVK een 80-tal keuzes verzameld die je helpen met de juiste Microsoft 365 Governance-strategie. Hierover meer in onze Microsoft 365 Visie & Governance begeleiding.

Microsoft Teams adoptie door de werknemers

Het succes van Microsoft Teams hangt grotendeels af van de adoptie door de gebruikers. Het is belangrijk om werknemers te trainen in het gebruik van Teams en hen te betrekken bij de inrichting van hun eigen Teams. Een goed begin is om ze aan te melden voor onze Microsoft Teams e-learning en eens te bladeren door de diverse maatwerk Teams trainingen.

In het kort, een goed ingerichte Microsoft Teams omgeving kan een krachtig hulpmiddel zijn voor samenwerking binnen je organisatie. Het vereist echter wel zorgvuldige planning, goede Governance en betrokkenheid van de collega’s om het tot een succes te maken.

Begin vandaag nog met het optimaliseren van jouw Microsoft Teams ervaring. En heb je hulp nodig, schroom dan niet om contact met ons op te nemen!

Andres Mol
AVK Innovatiecoach

Het is niet altijd makkelijk om optimaal en veilig te werken met Microsoft 365 en het maken van de juiste keuzes hierbij. Wil jij ook binnen 10 minuten inzicht in de Visie en Governance van jouw organisatie? Vul dan deze vragenlijst in.