Waarom meer Microsoft Lists en minder Planner?

Met een overweldigend aantal Microsoft 365 apps, is het op dit moment een van de meest gestelde vragen: Welke app gebruik ik nou wanneer? De keuze is immers reuze. Om echt de beste keuze te maken is tegenwoordig aardig wat kennis nodig. In mijn laatste e-book over omgaan met taken, “7 Apps voor Digitale Focus”, deel ik al veel van mijn inzichten. In dit blog een verdieping in de verschillen met voors en tegens voor Microsoft Planner en Microsoft Lists. Want waarom gebruik ik nu meer Lists en juist minder Planner?

Microsoft Planner versus Microsoft Lists

In dit blog maak ik een vergelijking tussen twee verschillende Microsoft 365 Apps.

• Planner: een bord waar je met je collega’s samenwerkt aan taken
• Lists: een app waarin je samenwerkt aan het bijhouden van lijsten en gegevens

Al snel nadat ik Office 365 (wat tegenwoordig Microsoft 365 heet) ging gebruiken, leerde ik werken met de app Planner. Echt een fijne app, waar ik ook al eerder diverse blogs over heb geschreven. Echter zitten er ook nadelen en beperkingen aan Planner, waardoor ik soms geneigd ben om Planner niet te gebruiken.

Daar tegenover staat sinds enige tijd een remake van ‘SharePoint lijsten’ in de vorm van de app Lists. Lijsten in SharePoint bestaan al net zo lang als SharePoint, echter was de gebruikersvriendelijkheid altijd ver te zoeken. Het vereiste redelijk veel kennis en was niet makkelijk om mee te werken. In de Lists app worden veel van de nadelen ongedaan gemaakt en sinds kort zijn er diverse functies toegevoegd waardoor het ook een uitstekende app is voor het bijhouden van gezamenlijke taken. Het is dus een concurrent voor Planner. Lists is in mijn ogen ook het moderne en slimmere alternatief voor werken met Excel lijsten.

Maar ja, wanneer gebruik je nou Lists en wanneer gebruik je Planner? Belangrijk om te weten dat de voor- en nadelen die ik noem gerelateerd zijn aan de vergelijking tussen Lists en Planner en dus vanuit die context zijn de verschillen verzameld.

Waarom dus meer Lists gebruiken en minder Planner?

Als je de tabel met voor- en nadelen bekijkt, lijkt het een uitgemaakte zaak; Ga voor Lists! Toch zijn er zeker ook scenario’s waar ik Planner fijner vind om in te zetten, gewoon door zijn eenvoud. Bij Lists ben je zeker nog even bezig met het configureren, het aanmaken van kolommen en mooi maken van de weergaven voordat je echt kan starten. Zelf vind ik Planner visueel aantrekkelijker dan Lists, maar Lists is in de basis gewoon een betere app met meer aanpasmogelijkheden.

Maar wil je jouw eigen oordeel vellen ? Probeer de apps dan gewoon eens uit… en kijk wanneer welke app voor jou en jouw team werken. Voor beiden geldt; neem de mensen goed mee in hoe de app werkt en waarom het slimmer is Planner/Lists te gebruiken in plaats van bijvoorbeeld een Excel sheet en hier eindeloos e-mails over te sturen naar elkaar.

Bouke van Kleef
AVK coach en Microsoft 365 expert