Waarom iedere organisatie een digitale etiquette zou moeten hebben bij gebruik van MS Teams…

In de afgelopen periode hebben we veel organisaties versneld geholpen met een implementatie van Microsoft 365 en dan vooral Microsoft Teams. Met name gericht op het gebruik van de online vergaderfaciliteiten. De mogelijkheden in MS Teams zijn echter veel groter dan alleen maar online vergaderen. Nu is het tijd voor het implementeren van een digitale etiquette voor optimaal online samenwerken. Waarom? Omdat je al snel merkt dat als je intensief gebruik gaat maken van Teams, het noodzakelijk is om afspraken te maken over verwachtingen, reactietermijnen en wie waarop moet reageren bijvoorbeeld.

Overstappen op MS Teams betekent een verandering van werkwijze

We hebben al veel over digitale etiquette geschreven zoals omgaan met e-mail en communicatiemiddelen (zie de gerelateerde blogs onderaan dit artikel). Maar waarom heb je voor het optimale gebruik van Teams als organisatie wederom een etiquette nodig? Dat komt vooral doordat werken met Teams een vergelijkbare verandering in je werkproces is als het overschakelen van een papieren naar een digitale agenda. Of toen we van post en fax overstapten naar communiceren via e-mail. Deze veranderingen uit de jaren 90 zijn niet altijd even soepel verlopen… er was weerstand en mensen gebruikte het nieuwe communicatiemedium lang niet altijd even goed. Vaak werden er geen duidelijke of goede afspraken gemaakt over het gebruik, reactietijden, en wat juist wel en wat juist niet digitaal werkt. Laten we bij ‘het nieuwe normaal’ voor digitaal samenwerken niet dezelfde fouten maken als toen we massaal gingen e-mailen. Ga daarom eerst een kijken welk medium past bij welke vorm van communicatie en afspraken maken zodat verwachtingen met elkaar zijn afgestemd en ‘samen werken’ ombuigen naar ‘samenwerken’.

Digitale etiquette posters

Om echt digitaal samenwerken een boost te geven en afspraken helder neer te zetten bij onze klanten, hebben we de afgelopen tijd onze ervaringen in advies-sessies gebundeld, opgeschreven en gevisualiseerd. Het resultaat is een 40-tal digitale etiquette normen in de vorm van een poster met een infographic. Al diverse klanten hebben tijdens een Microsoft 365 traject met ons kosteloos gebruik gemaakt van deze posters. We bekijken dan welke etiquette regels en in welke vormen, passen bij de organisatie. Vervolgens worden deze gebruikt bij de interne communicatie en op strategische plaatsen op kantoor opgehangen.

In dit blog bericht deel ik graag een paar posters met je, die we onder meer gebruikten bij Waternet, Bakker Magnetics, RMO, JCDeceaux, Mommerskwartier en velen anderen. Bij het op maat maken van de etiquette hanteren we pijlers die het fundament vormen voor de optimale digitale samenwerking bij de betreffende organisatie. Deze pijlers worden vervolgens vertaald naar afspraken over “gewenst gedrag” met een spiegel of knipoog naar “oud gedrag”.

Digitale etiquette poster nummer 1 is de eerste poster die we hebben ontwikkeld op basis van ervaringen uit het verleden. Deze was dan ook snel bedacht en diende als voorbeeld voor enkele andere posters.

Digitale etiquette poster nummer 7. Bij onder meer Bakker Magnetics kwam de digitale reactietermijn tijdens een brainstorm ter sprake aan de hand van de onderstaande poster. Zij kozen er in het Microsoft 365 projectteam voor om de reactietermijn voorlopig als volgt vast te leggen: ‘Alle collega’s kunnen er van uit gaan dat een digitaal bericht , zoals een Teams chat, binnen 24 uur is gelezen en beantwoord, al dan niet met een daadwerkelijke termijn van reageren’. De 24 uur geldt niet in het weekend en wanneer er een out-of-office reply is ingesteld door de ontvanger van het bericht.

Digitale etiquette poster nummer 14. Bij onder meer JCDeceaux werd tijdens de advies-sessies duidelijk dat er veel verschillende systemen en opslag plekken gebruikt worden. De “IT stapelen” poster past hier perfect bij de boodschap die bedoeld was voor de medewerkers.

Ga zelf aan de slag met digitale etiquette

Het leuke van de posters en de discussies die ontstaan, is dat we merken dat tijdens brainstorm- en advies-sessies er altijd weer nieuwe ideeën voor posters ontstaan. Zo co-creëren we een echte win-win situatie. Want van het delen van onze en jullie ervaringen, kan uiteindelijk iedereen weer profiteren.

Zijn jullie al klaar voor het maken van de juiste keuzes en afspraken om nog beter digitaal samen te werken? Dan blijft het niet bij onze ideeën, maar maken jullie duidelijke keuzes en afspraken om ervoor te zorgen dat de neuzen binnen de organisatie ook echt dezelfde kant op gaan staan. En uiteraard helpen wij daar graag bij. Neem voor meer informatie gerust contact met ons op. Wij helpen je graag verder!

Bouke van Kleef
AVK Innovatiecoach