Overstappen op Office 365 en/of SharePoint

Steeds meer organisaties stappen over naar clouddiensten maar vergeten daarbij vaak de medewerkers!

Ik merk in mijn werk (trainer en adviseur bij AVK) dat steeds meer organisaties overstappen op werken in de Cloud en kiezen voor Office365. Midden en klein bedrijf maar ook steeds meer grote organisaties maken in Office365 ook gebruik van SharePoint. In dit blog wil ik in “grote lijnen” bespreken en laten zien hoe belangrijk de medewerkers zijn in dit “overstap” proces.

Hoe pak je de overstap nu aan?

Je hebt natuurlijk een provider nodig die je van Office365 gaat voorzien. Midden en klein bedrijf kiezen vaak rechtstreeks voor Microsoft maar die moeten dan zelf iemand in huis hebben die dat gaat beheren voor alle medewerkers. Andere organisaties kiezen voor een leverancier van niet alleen Clouddiensten zoals Office365, maar ook alle andere diensten zoals gebruikers/accounts aanmaken of overzetten van het “oude” systeem naar de Cloudoplossing. Vervolgens ook het technisch implementeren van alle eisen die de organisatie stelt aan het nieuwe Cloud systeem. Technisch kan alles dus in goede handen worden gegeven aan derden.

Vergeet de mensen niet!

Een belangrijke tekst die aan dit proces vooraf zou moeten gaan is het “Waarom”.

• Waarom stappen we over naar werken in de Cloud
• Wat gaan we hiermee bereiken (voordelen)

De antwoorden op deze vragen zouden als rode draad door de organisatie moeten gaan zodat alle medewerkers weten wat er aan zit te komen en vooral WAAROM!

Soms wordt bij deze “vaak best grote” overstap vergeten dat er ook nog mensen werken met deze programma’s en systemen en dat er veel problemen kunnen ontstaan door deze werkwijzigingen. Om het technisch goed in te richten moeten de juiste mensen aan tafel zitten. Logisch dat je dan denkt aan de technische mensen die je hebt ingehuurd en de managers of directie van de organisatie zelf. Ik denk dat het heel goed is ook eens te kijken wie je (ook al in een vroeg stadium) van de medewerkers wilt betrekken in dit proces.

Met medewerkers bedoel ik personen die dagelijks met de programma’s werken die gaan wijzigen. Met een vroeg stadium bedoel ik niet de technische infrastructuur maar zeker 2 of 3 medewerkers die al snel kunnen kijken waar het naar toe gaat. Dus zo snel als de eerste technische stappen zijn gezet zou het wenselijk zijn als een aantal medewerkers al kunnen meekijken en luisteren naar de demo omgeving.

Hoe meer het naar een eindproduct gaat hoe meer medewerkers “van verschillende disciplines” in de pilot groep moeten zitten.

Waarom?

• Om te voorkomen dat er praktische zaken over het hoofd worden gezien en niet gemakkelijk meer kunnen worden gecorrigeerd.
• Omdat er eerder een draagvlak kan ontstaan bij alle medewerkers als deze “pilot” medewerkers als ambassadeurs kunnen optreden in de organisatie.

Is het technisch klaar?

Als het “volgens bovenstaande procedure” technisch klaar is hebben medewerkers dus ook invloed gehad op het technische eindresultaat!

Testen

Testen moet zeker al in een vroeg technisch stadium gedaan worden. Uiteraard door technische personen, maar zeker ook door de pilot groep medewerkers!
Als bijvoorbeeld de 1e fase “technisch” klaar is, moet deze fase worden getest door de “pilot” medewerkers en vervolgens door een aantal “eindgebruikers” die nog niet eerder hebben mee getest. Dit kan bijvoorbeeld onder begeleiding van de “pilot” groep. Ik wil dan ook al graag de meest kritische medewerker erbij hebben en goed luisteren naar wat hij/zij niet goed vindt.

Gedrag

Tijdens het veranderproces (de nieuwe werkmethode, opgelegd door bijvoorbeeld de software wijzigingen), kunnen er ook emoties in het team ontstaan. Omdat er vaak andere werkprocessen moeten worden gevolgd en niet iedereen die even snel kan adopteren kunnen er spanningen tussen collega’s ontstaan. AVK ondersteunt ook in het optimaliseren van de effectiviteit en samenwerking van individuen en teams. Juist omdat communicatie en effectief (samen)werken altijd over mensen gaat.

Evaluatie

De opmerkingen uit de testen, zeker die van de “kritische medewerker”, moeten worden beoordeeld en opgelost en daarna moet opnieuw worden getest (met die zelfde kritische medewerker). AVK wordt vaak gevraagd voor de instructie en trainingen maar kan ook goed helpen in het eerdere stadium: Het zorgen dat de nieuwe werkmethode en nieuwe Cloudoplossingen goed gaan werken volgens de eisen van de organisatie en de medewerkers. AVK helpt dus bij het veranderproces van de organisatie en functioneert hierbij als communicatie tussen de organisatie en de technische implementatie.

Instructie onderwijs

Als alles goed werkt kunnen alle overige medewerkers in de demo omgeving een instructie gaan volgen. Instructie omdat veel van wat wordt geleerd nieuw is. Trainen is herhalen van bestaande kennis en dit waar nodig verbeteren en vaak efficiënter maken.

AVK heeft heel veel ervaring in het geven van instructie en trainingen en kan dit op verschillende manieren verzorgen, hieronder een aantal oplossingen van AVK:

• Klassikale inspiratie sessie (voordeel: grotere groepen en meerdere onderwerpen)
  • In deze inspiratie sessie kijken de deelnemers alleen mee naar een presentatie van en in de nieuwe omgeving of programma.
  • Hierin worden direct de nieuwe werkwijze met de voordelen en handige tips en tricks getoond.
• Klassikale instructie of training (voordeel: door oefeningen wordt het beter onthouden)
  • Deelnemers wordt aan de hand van voorbeelden van de docent op een beamer of scherm uitgelegd wat de bedoeling is.
  • De deelnemer gaat met oefeningen dit voorbeeld zelf herhalen en de docent loopt bij de deelnemers rond om te helpen waar nodig.
• Werkplekbegeleiding (voordeel: direct geholpen op je werkplek)
  • De docent loopt naar alle werkplekken en de medewerker wordt direct in de eigen omgeving geholpen met het beantwoorden van vragen en instellen van de programma’s.
• Gedragstrainingen (Direct met het team werken aan het gedrag van het team)
  • Door verschillende gedrag trainingen op maat voor dit team of deze medewerker
• E-Learning (voordeel: grotere organisatie kunnen sneller alle medewerkers trainen)
  • De standaard e-learning van AVK of op maat opgenomen/gemaakt in de eigen omgeving van de organisatie.
  • e-Learning heeft als voordeel dat men tijd- en plaatsonafhankelijk kan leren op eigen snelheid. De organisatie kan zien of de medewerkers een vooraf gesteld doel hebben bereikt.
• Digitale helpdesk (voordeel: antwoord op al je Office vragen en overleg met de docenten)
  • Direct op je werkplek antwoord op je vraag zoeken in online instructies en video’s.
  • Stel je vraag direct aan een docent in het forum.

Wil je meer weten over het overstappen naar Office365 en/of SharePoint en hoe AVK je daarbij kan helpen? Neem gerust contact met ons op! Wij helpen je graag verder.