Vier tips bij het overstappen naar Office 365

Kijk bij het overstappen naar Office 365 niet alleen naar het technische aspect maar vooral naar de eindgebruiker.

1. Stel een duidelijk beleid op

Naast bijvoorbeeld het security beleid is het voor eindgebruikers, maar ook voor eventuele trainers en de communicatie afdeling, van belang hoe Office 365 moet worden gebruikt. Ik heb bijvoorbeeld in verschillende Office 365 trainingen uitleg gegeven over OneDrive voor Bedrijven, de beveiligde cloudopslag van Office 365. Ik krijg dan regelmatig de reactie van cursisten dat zij daar zelf al Dropbox of WeTransfer voor gebruiken. De meeste organisaties willen dit niet en streven naar het gebruik van 1 systeem. Ook vanwege veiligheidsissues. Een duidelijk beleid helpt hierbij.

2. Betrek de communicatieafdeling bij de migratie

Zonder goede verandercommunicatie haalt een duidelijk beleid niet zijn doel. Communicatie is belangrijk om de eindgebruikers te informeren en zelfs te betrekken bij de overstap naar Office 365. Bij deze communicatie horen niet alleen de beleidsafspraken, maar ook de tips & tricks van dit platform. Daarbij kan het een idee zijn om Yammer of SharePoint te gebruiken, zodat medewerkers elkaar ook tips kunnen geven om makkelijker met Office 365 te werken.

3. Betrek de HRM-afdeling voor trainingen en afspraken

De meeste Office 365 abonnementen bieden ook de mogelijkheid om de desktopversie van Word, Excel en bijvoorbeeld Outlook te gebruiken. Dit zorgt voor een vloeiende overgang naar Office 365, omdat de meeste gebruikers hier al mee bekend zijn. Zij gaan dan op de oude voet verder. Hierdoor bestaat de kans dat nieuwe mogelijkheden onbenut blijven. Zo wordt er dan niet tegelijkertijd (samen)gewerkt in documenten of digitaal met elkaar vergaderd.

Zo heb ik bij bedrijven die Skype voor Bedrijven hebben, gemerkt dat zij dit programma veelal wegklikken als de computer is opgestart. Als ik dan vertel dat men hier digitaal mee kan vergaderen of zelfs elkaar snel kan ondersteunen door schermen over te nemen, krijgen cursisten ideeën hoe ze dit in hun eigen werkomgeving kunnen gebruiken. De HRM-afdeling kan het migratieproject versterken door trainingen aan medewerkers aan te bieden. Denk daarbij aan “Hoe kan Office 365 gebruikt worden om minder te e-mailen met elkaar” of “Hoe kan Office 365 kostbare fysieke vergaderingen vermijden?”. Dat kunnen klassikale trainingen zijn, maar ook e-learning of bijvoorbeeld presentaties.

Door het gebruik van Office 365 te integreren in het HRM-beleid, zoals ontwikkelgesprekken, worden gebruikers meer gestimuleerd om de efficiënte samenwerkingstools ook echt te gebruiken.

4. Betrek (enthousiaste) eindgebruikers

Office 365 is een samenwerkings- en productiviteitsplatform. Als enthousiaste medewerkers de nieuwe mogelijkheden van het systeem gebruiken, nemen zij andere gebruikers hierin mee. Dit zorgt volgens het 70-20-10 principe voor een positieve leercurve, omdat medewerkers dan niet alleen van elkaar leren, maar ook zelf aan de slag gaan met de nieuwe tools. Hierdoor wordt Office 365 sneller gebruikt waar het voor bedoeld is, toegankelijk en overal met elkaar samenwerken.