Werkstress verminderen? Plan wekelijks onderhoud!

Het wekelijks onderhoud is een moment dat iedere week terug komt waarin u orde op zaken stelt en rust creëert.

Onlangs vond de week van de werkstress plaats. Een initiatief van de overheid om de bijna 1 miljoen Nederlanders die jaarlijks een risico lopen op het krijgen van een burn-out te verminderen. Het plannen van wekelijks onderhoud geeft je inzicht in je taken en creëert rust in je hoofd.

Wekelijks Onderhoud

Het wekelijks onderhoud is een moment dat iedere week terug komt waarin je orde op zaken stelt. Dit is misschien al iets waar je bekend mee bent, want het wordt vaak gedaan net voor een vakantie. Je knoopt de losse eindjes aan elkaar, informeert collega’s wat er mogelijk nog moet gebeuren en ruimt je bureau op. Zou het niet mooi zijn als je dat iedere week kunt doen?

Plan wekelijks een uur in voor het Wekelijkse Onderhoud. Tip: doe dit op vrijdagochtend of net na de lunch van vrijdag, zodat je fris het weekend in gaat.  Belangrijk is dat je in dit wekelijkse onderhoud niet gestoord wordt. Doe de deur dicht, vraag aan een collega of hij/zij de telefoon opneemt en pak je agenda. Je kunt ook eens ergens anders gaan zitten, bijvoorbeeld in een koffie lounge.

1. Bekijk de afgelopen week: Zijn er taken blijven liggen? Is een vergadering niet doorgegaan?
2. Taken die aankomende week moeten gebeuren zet je op een to-do lijst, taken die later of misschien nog eens gedaan moeten worden, zet je op de Later/Misschien lijst.
3. Bekijk de aankomende week: Wat moet je voorbereiden in aanloop naar deadlines / afspraken. Moet je nog stukken lezen of een afspraak plannen. Zet ze op de to-do lijst.
4. Brainstorm. Geef jezelf een aantal minuten om alle taken die je te binnenschieten op te schrijven. Opnieuw, als ze aankomende week gedaan moeten worden, schrijf je ze in de to-do lijst, zijn ze misschien of voor later een taak, zet ze op de later/misschien lijst.
5. Echt urgente taken kun je direct nog op vrijdagmiddag uitvoeren. Zo kun je met een beter gevoel het weekend in gaan.

Nu de verandering

Het Wekelijkse Onderhoud is gemakkelijk uit te voeren. Er komen echter een hoop hindernissen. Zo kan het zijn dat je het werkstress verlagende moment verplaatst, omdat er plots een ad-hoc moment tussendoor komt. Of je vergeet door de drukte het wekelijkse onderhoud uit te voeren. Er zijn veel tips die deze hindernissen kunnen overwinnen.

Maak een harde afspraak door middel van een terugkerend patroon.
Je kunt bijvoorbeeld een terugkerende afspraak maken in je agenda. Hierdoor maak je een harde afspraak met jezelf dat je op de vrijdag een uur de tijd neemt om je werk te organiseren. In Outlook werkt het terugkerende patroon als volg:

1. Open Outlook en gebruik sneltoets Ctrl + Shift + A
2. Klik op tabblad Afspraak en kies ‘Terugkeerpatroon’
3. Typ de begin- en eindtijd van het wekelijks onderhoud (bijvoorbeeld 13:30 – 14:30). Selecteer wekelijks en kies vrijdag.
4. Kies onderaan voor ‘Eindigt na’ en typ bijvoorbeeld ‘10.’ De reden hiervoor is dat als je de afspraak wil wijzigen, je dit alleen voor 1 afspraak in de reeks kunt doen. Outlook biedt niet de mogelijkheid om, als een terugkeerpatroon gemaakt is, de gehele reeks van tijd te veranderen.
5. Klik op OK.
6. Geef als naam ‘Wekelijks Onderhoud’ en typ eventueel een Locatie.