Meer succes? Ontsla de manager!! (Of toch niet…?)

Zijn zelfsturende teams daadwerkelijk een garantie voor meer succes?

Sinds de laatste weken is het weer eens ‘hot news’. In diverse media werd gesproken over het einde van de manager. Geheel in lijn met dit nieuws werd ook Buurtzorg voor de 5e keer op rij uitgeroepen als beste werkgever van Nederland. Deze organisatie vervult al jaren een voorbeeldfunctie, doordat hier succesvol gewerkt wordt in zelfsturende teams. Weg met de manager dus! Of toch niet?
Iedere organisatie is anders; toch is het zinvol om alles even goed onder de loep te nemen. Het kan geen kwaad om na te denken hoe je medewerkers meer bij primaire bedrijfsprocessen kunt betrekken. Om als organisatie effectiever te opereren is het van belang om rekening te houden met onderstaande 4 tips.

Tip 1. Kijk kritisch naar de huidige structuur en processen

Waarom doe je de dingen die je doet op de manier waarop je ze doet? Iedere medewerker vraagt zich wel eens af waarom de huidige manier van werken ‘nu echt nodig is’. Vaak werken processen verstorend en kost het medewerkers meer tijd dan noodzakelijk. Zorg er daarom voor dat processen voor iedereen duidelijk én logisch zijn. Waarom doen we de dingen op deze manier? Kijk kritisch naar de huidige structuur. Is deze succesvol, dan is omschakeling niet persé nodig. Toch verandert de wereld in rap tempo, dus oplossingen of werkinstructies van vorig jaar, passen niet altijd bij de uitdagingen van nu. Ga dus het gesprek aan met elkaar, onderzoek wat maakt dat sommige teams of individuen meer succesvol zijn.

Ervaring wijst uit dat het omzeilen of ombuigen van (een deel van) het standaardproces meer efficiency oplevert. Benut dus de kennis van de uitschieters, bijvoorbeeld door een klanten- of medewerkersonderzoek uit te voeren. Wat werkt wel volgens betrokkenen en wat werkt niet? Welke aanpassingen zouden kunnen leiden tot meer succes? Betrek eventueel een of meerdere buitenstaanders die de huidige status quo ter discussie stellen. Je bent al snel geneigd om de logica in te zien van volstrekt onlogische zaken binnen de eigen organisatie, zeker als je dit al jaren gewend bent. Vaak kan een plattere organisatie, met minder management en regels, een stuk sneller inspelen op ontwikkelingen in de markt.

Tip 2. Kies voor een aantrekkelijk toekomstperspectief

Als je de beslissing maakt om de organisatie meer te stroomlijnen, bijvoorbeeld door minder managementlagen, ontwikkel dan een ambitieuze, maar realistische, ‘stip op de horizon’. Bespreek samen het verleden en onderzoek wat maakt dat zaken goed lopen. Maar kijk ook naar de uitdagingen van de toekomst en verken welke meerwaarde en kansen een plattere organisatie biedt. Wat is nodig om als organisatie blijvend of meer succesvol te zijn? Bespreek met het huidige management het waarom en de impact op hun positie. Verken zaken als dé ideale situatie en een optimale structuur, maar ook operationele zaken als communicatie en verantwoordelijken.

Denk na over de medewerkers die je in dit proces wilt betrekken. Je doel in deze fase is om te zorgen voor een zo duidelijk mogelijk en realistisch verhaal. Een verhaal dat ervoor zorgt dat iedereen samen op reis wil gaan naar die stip op de horizon. Zelfs als nog niet duidelijk is hoe de weg eruit gaat zien. Pas als helder is waar je naartoe wilt, kun je samen de route gaan uitstippelen. Teams die een gemeenschappelijk toekomstbeeld hebben werken ook veel effectiever samen.

Tip 3. Betrek medewerkers… Wat hebben zij nodig voor betere prestaties?

In iedere organisatie zijn betrokken medewerkers van cruciaal belang. Het is dus essentieel dat medewerkers al in een vroeg stadium worden betrokken bij het her-inrichten van de organisatie. Laat medewerkers meedenken en beslissingen maken over zaken als verantwoordelijkheid en aansturing. In de nieuwe situatie verwacht je uiteindelijk ook veel van hen. Laat de medewerkers meedenken vanuit de inhoud en laat het huidige management een coachende rol vervullen. Medewerkers moeten zich ‘empowered’ voelen om het beste uit zichzelf te kunnen halen. Neem daarom zoveel mogelijk belemmeringen voor hen weg.

Niet alle medewerkers voelen zich comfortabel als ze meer speelruimte krijgen, zeker niet als zij een omgeving gewend zijn van aansturen en controleren. Ook het management zal soms bedenkingen hebben en zich afvragen: Kunnen onze medewerkers dit wel? Inventariseer daarom wat nodig is om de medewerkers meer zelfsturend te laten opereren. Welke training of coaching is nodig zodat zij zelfstandig kunnen werken aan een succesvolle organisatie? Vragen die centraal staan zijn: Welke kennis en vaardigheden zijn nodig, hoe blijft men gemotiveerd en hoe gaan we om met interne conflicten. Je kunt niet alles afvangen, maar weten wat speelt bij medewerkers, het wegnemen van hun zorgen en het werken aan persoonlijke ontwikkeling hoort bij dit proces.

Tip 4. Neem de tijd en stuur samen bij waar nodig

Zelfsturende teams zijn voornamelijk succesvol bij organisaties met hoger opgeleiden. Niet iedereen kan en wil meer verantwoordelijkheid dragen. Zeker niet als medewerkers primair werken om hun tijd voor geld om te ruilen. Je kunt er echter vanuit gaan dat 80% van de medewerkers werkt om iets goed neer te zetten. Ook zonder sturing lukt dat behoorlijk goed. Toch zul je merken dat zaken in eerste instantie stroever gaan wanneer je een controlerende en aansturende managementlaag verwijdert. Zeker als dit systeem al jaren zo bestaat. Bereid je voor op een periode waarin de samenwerking intern niet optimaal is, medewerkers wellicht onderling conflicten krijgen en ja, je hebt ook minder zicht op wat mensen daadwerkelijk uitvoeren.

Er zal eerst weer een nieuwe modus moeten komen wanneer het oude en vertrouwde verdwijnt. Zo’n proces kost tijd en inspanning. Spreek professionals daarom aan op hun verantwoordelijkheden. Bespreek hun zorgen en sta open voor feedback. Stuur bij waar nodig, maar doe dat vooral in samenspraak met elkaar. Vertrouw erop dat mensen elkaar ook scherp houden, zeker als ze samen verantwoordelijkheid dragen. Werk dus vooral aan een omgeving waar iedereen elkaar kan aanspreken, dan stuurt het schip vanzelf bij.
Vertrouwen komt te voet en gaat te paard… Neem daarom de tijd om een nieuwe structuur tot wasdom te laten komen. Spreek medewerkers aan op hun verantwoordelijkheden en werk aan het vertrouwen van medewerkers door ze te begeleiden bij hun ontwikkeling.

En nu? Aan de slag!

Voldoende stof tot nadenken? Wellicht heb je al wat ideeën over hoe je jouw team, afdeling of de hele organisatie effectiever kunt inrichten. Bovenstaande tips maken ook duidelijk dat je bij de omschakeling niet over één nacht ijs kunt gaan. Helaas zie ik toch veel organisaties die van de een op andere dag omschakelen en direct meer initiatief verwachten van hun medewerkers, zonder een duidelijk doel of aandacht voor het proces. Vrij teleurgesteld roepen ze dan na enige tijd dat medewerkers altijd een grote mond hadden, maar nu de verantwoordelijkheid niet nemen. Al snel besluiten ze dan om de medewerkers weer te gaan aansturen: doodzonde in mijn perspectief. Realiseer je dat er altijd enige vorm van weerstand zal zijn. Mensen zijn van nature nu eenmaal vrij conservatief. Die weerstand hoort erbij en kun je goed benutten als input. Besteed dus aandacht en tijd aan het ontwikkelen van een organisatie die toekomstbestendig is, betrek en begeleid medewerkers in hun persoonlijke ontwikkeling en geef meer ruimte aan professionals. Je zult ervaren dat je door nieuwe inzichten veel sneller en effectiever kunt opereren in een concurrerende markt.

Als extra tip wil ik je graag wijzen op de training Insights Discovery. Deze training is uitermate geschikt voor teams waarbinnen veranderingen op stapel zijn en waarbinnen beter gecommuniceerd en samengewerkt moet worden. In deze training komen de persoonlijkheidskenmerken en kwaliteiten van ieder teamlid naar voren en wordt met vernieuwde inzichten een sterker team neergezet en de onderlinge samenwerking geoptimaliseerd.