Hou het vakantiegevoel nog even vast met Eisenhouwer

Val niet meteen terug in werkstress door de juiste afwegingen te maken met 1 simpele vraag.

Slijp de bijl

Juist in drukke periodes is het thema Time Management ‘hot’ en is er tevens weinig tijd om er echt mee bezig te zijn. Het najaar staat voor de deur en veel organisaties proberen dit jaar positief af te sluiten. Vaak betekent dit dat wat extra druk op de ketel wordt gezet. Bestuur, management én medewerkers zijn zo druk bezig met het werk dat ze nauwelijks tijd hebben voor reflectie.

Zelf denk ik dan regelmatig aan het verhaal van een houthakker die staat te hakken met een botte bijl. Een voorbijganger spreekt hem aan en geeft hem advies om de bijl eens te slijpen, dan gaat het stukken sneller volgens hem. De houthakker bedankt vriendelijk, wijst op de enorme hoeveelheid bomen achter hem en zegt: ‘Dat klinkt als een goed idee, maar moet je eens zien hoeveel bomen ik nog moet kappen. Slijpen? Daar heb ik helemaal geen tijd voor!’. In theorie zou het slijpen voor zowel de houthakker zelf, als voor zijn baas efficiënt en effectief zijn, toch blijkt het in de praktijk nauwelijks te gebeuren en zoeken we achteraf naar hoe het anders had gekund.

Efficiënter en effectiever

Het gros van de werknemers en werkgevers in Nederland koestert de wens om efficiënter en effectiever te werken. Een gevolg is een groeiend aantal trainingen, managementboeken, projectmethodieken en andere tools om efficiënter en/of effectiever te werken. Het resultaat? Meer mensen hebben het gevoel dat tijd te managen is. We proberen krampachtig meer te doen in minder tijd, een betere werk-privé balans te vinden en we wenden nieuwe methodieken aan om het werk ‘makkelijker’ te maken. En hoe krom het ook klinkt, vaak leidt dit alleen maar tot meer stress, kosten en inefficiëntie.

Time managen? Kan dat?

Vanuit organisaties ligt de focus op het effectiever benutten van de ‘resources (middelen, mensen, geld en tijd). Medewerkers willen graag minder druk ervaren bij het uitvoeren van de vele taken die zij hebben. Bovendien hunkeren ze naar een beloning; Een goed gevoel over de eigen prestatie en/of bazen (en collega’s) die tevreden zijn omdat er echt iets wordt opgeleverd. Win-win dus, als we daar een mooie oplossing voor vinden. Helpt Time Management daarbij? Kun je überhaupt tijd ‘managen’? Het enige antwoord is: ‘Nee, tijd kun je helemaal niet managen’. Tijd is er en blijft gewoon doorlopen…

Vakantiegevoel met Eisenhower

Maar hoe houd je dan je vakantiegevoel vast? Wat wel te managen is, zijn de keuzes die we maken; De dingen die we in die tijd doen en de manier waarop. Dus als je behoefte hebt aan meer ontspanning, zul je taken moeten schrappen… Kijk daarom eens kritisch naar al het werk dat je verricht. Op het moment dat je druk ervaart (op werk of privé) is het handig om jezelf bij alle relevante activiteiten de volgende vraag te stellen:

Moet ik dit nu doen?

Het stellen van deze vraag maakt dat je de dingen die je doet, bewuster gaat afwegen.

Stel jezelf deze vraag op 5 verschillende manieren. Leg de nadruk hierbij iedere keer op 1 van de 5 woorden uit de zin. Op het moment dat het antwoord één keer ‘nee’ is, kun je deze activiteit voor later plannen, direct delegeren of simpelweg niet doen. Zeer waardevol voor iedereen binnen de organisatie om prioriteiten te stellen die de organisatie én de persoon zelf echt verder helpen.

Deze vraag in combinatie met de matrix van Eisenhower is een gouden combinatie. De matrix is vernoemd naar de 34ste president van Amerika, Dwight Eisenhower. Het geeft direct zicht op de wijze waarop jij het werk kunt ‘behandelen’.

Tip: zorg voor een digitale versie dichtbij, bijvoorbeeld als desktop plaatje. Zo zul je er zelf regelmatig naar kijken en kun je anderen erop wijzen.

De vraag is of er een perfecte oplossing is voor alle uitdagingen op het gebied van efficiëntie in drukke tijden? Volgens mij is die er niet, maar als die er was, is het gebruik van deze zin samen met het Eisenhower kwadrant een goede kanshebber. Succes!