Innovatief vergaderen? Blijkbaar niet…

We zijn allemaal ‘vergadermoe’ maar blijven hangen in onze vaste routines.

Interview BNR Nieuwsradio
AVK coach Maarten Fijnaut is door BNR gevraagd zijn visie te geven op Stoppen met vergaderen. Dit naar aanleiding van de AVK training Stoppen met vergaderen en onderstaand blog wat Maarten over dit onderwerp schreef.

Blog: Innovatief vergaderen? Blijkbaar niet…
Je kent het vast wel: Razend druk met je werk. Je gaat ‘s ochtends met een kop koffie direct aan de slag, zit geen seconde stil en aan het einde van de dag haast je je naar huis. Tijdens zo’n drukke dag ben je met van alles en nog wat bezig, maar toch blijft er altijd nog heel veel werk liggen om de volgende dag weer druk bezig mee te zijn. Uiteraard is er geen tijd om even rustig een rondje te lopen of om ontspannen met een collega iets persoonlijks te bespreken. We haasten ons dus door de dag . En toch… toch… besteden we in Nederland gemiddeld bijna een kwart (!) van de werktijd aan ouderwets vergaderen. Een kwart!! Met al dat drukke gedoe is het bijna niet te geloven dat we, ondanks onze collectieve ‘vergadermoeheid’ toch nauwelijks innoveren op dat gebied.

Bijzonder verrassend
Het is op z’n minst bijzonder dat we ondanks alle technologische mogelijkheden (en alle drukke agenda’s) toch besluiten om heel ouderwets met elkaar op dezelfde tijd in eenzelfde ruimte te gaan zitten om heel plichtmatig te vergaderen. Soms is er niet eens echt een aanleiding voor een vergadering, de meeste teamvergaderingen zijn namelijk al een heel jaar vooruit gepland. Niemand die zich dan nog afvraagt wat het nut is, zich daadwerkelijk voorbereidt of de tijd echt nuttig gebruikt. Wanneer medewerkers ook deelnemen aan ‘projecten’ worden hiervoor ook regelmatig vergaderingen ingepland. Tot overmaat van ramp worden de uren die dan nog ‘vrij’ staan in de agenda gekaapt door collega’s met het argument dat je ‘toch niks had staan’. En we trappen er nog in ook… we leiden ongemerkt aan een ‘vergader-acceptatie-syndroom’. Zo komen we de week wel door ja… Toch verrassend dat we gezamenlijk zo veel van onze spaarzame tijd besteden aan vergaderingen. En dit terwijl er zoveel alternatieven zijn om informatie te delen, die bovendien ook plaats- en tijdonafhankelijk zijn.

Ineffectief vergaderen
Buiten dat de vergaderingen veel werktijd opslokken, worden ze ook nog eens ineffectief gepland. Er zijn veel overleggen die aan het begin van de dag plaatsvinden, juist wanneer ons energieniveau redelijk hoog is en we kunnen profiteren van onze creatieve brein. Die potentiele energie wordt dan direct ingedamd. Bovendien wordt een ‘vaste duur’ ingepland, terwijl die tijd niet vooraf berekend is. Het gevolg is dat we de ingeplande tijd helemaal volplempen, waardoor zo’n overleg een gehaast gebeuren wordt.

Mijn collega Bouke van Kleef roept regelmatig: ‘de tijd die is gepland voor een meeting wordt altijd opgevuld, inclusief 5 minuten uitloop’. Situaties die het tegendeel bewijzen, kom ik helaas weinig tegen. Iedereen wil z’n plasje over de punten doen of reeds afgesloten punten weer heropenen om vervolgens met z’n allen een deja-vu moment te ervaren (hé, hadden we dit niet al X maanden geleden besproken?). Niet gek dus dat we weinig energie krijgen van vergaderen. Juist daarom is het tijd om het vergaderen te innoveren!

Moeten we wel vergaderen?
Natuurlijk is het nodig om elkaar te spreken. Maar vergaderen om het vergaderen doen we helaas nog maar al te vaak. Dus: Nee, we moeten niet vergaderen, maar wel samenkomen. Vraag je bij iedere meeting af of de vorm wel goed past en stel vooraf kritische vragen zoals: Wat moet deze vergadering opleveren? Wat is mijn inbreng / wat wordt verwacht van mij? Moet iedereen er de hele sessie bij zijn? Is de tijdsduur bij ieder punt reëel en hoe zorgen we ervoor dat afspraken goed worden vastgelegd?

Annuleer de volgende vergadering eens en zoek uit wat wel moet gebeuren. Mocht het echt nodig zijn om toch te vergaderen… plan de vergadering dan aan het einde van de dag. Dan willen mensen naar huis en gaat zo’n vergadering vaak een stuk vlotter. Doe ‘s ochtends dan een korte stand-up om iedereen even kort bij te praten. En als je toch alleen informatie gaat delen, denk dan eens na om een korte video te verspreiden, dan is ook iedereen op de hoogte!

Anders vergaderen
Waarom blijven we zo conservatief vasthouden aan de vergadercultuur die zwaar indruist tegen onze behoefte aan vernieuwing, flow en het benutten van onze energie? Het is tijd om het vergaderen te herzien. Met name vanwege bovenstaande en stiekem ook omdat ik nog nooit iemand laaiend enthousiast heb gehoord over vergaderen… Dat lijkt me een extra signaal dat verandering echt noodzakelijk is! Maar hoe?

Begin eens simpel met de ha-ha-ha regel (ook wel de 50-50-50 regel). Vanaf vandaag halveer je:

1. De tijdsduur van de meeting (probeer het eens in 30 minuten!)
2. Het aantal deelnemers (heb je echt iedereen nodig?)
3. De frequentie waarin de meetings plaatvinden (laten we de helft van de sessies gewoon schrappen!)

Nadat je wijzigingen hebt doorgevoerd zoals hier boven genoemd, ga je direct aan de slag om de vergadertijd ook nog eens ‘aantrekkelijk’ te maken.
Hoe maak je het vergaderen leuker? Ga eens staand vergaderen of loop buitens eens een rondje met je collega’s. Het is lente (!), je hoeft echt niet in een duf kantoortje te zitten! Je bent in beweging en buiten krijg je ook nog eens vitamine D binnen.

Denk eens na over alternatieven voor een andere vorm van samenkomen, kan het digitaal wellicht? Er zijn tegenwoordig legio mogelijkheden om met of zonder beeld te vergaderen, zonder fysiek op dezelfde locatie aanwezig te zijn.

Blijf innoveren met ludieke ideeën
Veel van onze klanten opperen tijdens trainingen innovatieve ideeën om ervoor te zorgen dat deelnemers meer energie krijgen van de meeting. Het bedenken alleen al zorgt voor energie en regelmatig hoor ik dat klanten ook daadwerkelijk ideeën hebben doorgevoerd. Al maak je maar één meeting per maand net even wat leuker met zo’n idee, dat is altijd meer dan niets doen en op dezelfde voet verder. En mocht er iemand zeggen: ‘Ja, op deze manier ga ik niet vergaderen’, kun je direct samen zoeken naar een alternatief. De belangrijkste innovatie die je vanaf vandaag direct kunt doorvoeren is deze: Bij het vragenrondje aan het einde vraag je even kort aan iedereen om 1 verbeterpunt voor de vergadering te benoemen (eventueel kunnen ze die een dag later naar je mailen). Trek hier je lering uit en voer 1 verbetering door bij de volgende sessie. Zo houd je elkaar scherp en benut je jullie tijd effectief en efficiënt.

Nogmaals, we zijn in Nederland allemaal trots op ons innovatief vermogen om ons werk effectiever en efficiënter te regelen. Waarom dan zoveel tijd besteden aan fysiek vergaderen? Start vandaag om de eerstvolgende vergadering anders aan te pakken. Dat kun je prima zelfstandig doen en nee… je hoeft daar geen aparte vergadering voor in te plannen! Succes!

Ondersteuning?
In onze training ‘stoppen met vergaderen’ gaan we samen op zoek naar alternatieven die passen en leren je daar gebruik van te maken. We delen praktische oplossingen die passen bij jouw organisatie en maken concrete afspraken om de vergadering van morgen nieuw leven in te blazen of te annuleren natuurlijk! Kun je jouw dag nog slimmer invullen. Neem contact met ons op of kijk op www.avk.nl/stoppenmetvergaderen.