Professionaliseren op het secretariaat? Gebruik Kaizen!

Kaizen is een verbetercyclus die bestaat uit 6 stappen.

Jouw dag als management assistant begint vaak met het doornemen van de mail. Zo ook bij het bestuursbureau van een woningcorporatie. Een heerlijke werkplek in een prachtig kantoorpand. Zij liepen tegen deze situatie aan.

Dit is het moment dat het bestuursbureau contact met mij opneemt. We willen een workshop Lean én tijdens die workshop willen we gelijk het probleem van het dagelijks moeten verzetten van afspraken aanpakken. Goed idee, gaan we doen. Een datum hebben we gelijk geprikt en vastgelegd. En…..hij gaat gewoon door, zonder ook maar een keer te verzetten ?. Tijdens de workshop gaan we aan de slag met Kaizen, de verbetercyclus die bestaat uit zes stappen:

1. Definieer het probleem en stel het doel. Het probleem nu: het verplaatsen van afspraken kost onnodig veel tijd omdat de agenda’s ‘back-to-back’ vol gepland staan. Als doel formuleren we: ideeën genereren om meer ruimte te creëren in de agenda’s van de MT-leden.
2. Meet de feiten. Ik zet de dames van het bestuursbureau aan het werk en geef ze de uitdaging mee twee maanden lang feiten te gaan verzamelen bij een aantal variabelen zoals: op wiens verzoek moeten afspraken worden verzet (intern initiatief of extern), hoe vaak gebeurt dit, wat is de reden, binnen welke termijn moeten nieuwe afspraak worden gepland, en zo nog een aantal zaken.
3. Analyseer de feiten. Na twee maanden ontvang ik het overzicht met de feiten uit stap 2. Een lichte teleurstelling volgt. Het overzicht biedt minder handvatten om tot oplossingen te komen dan ik had verwacht. Het bijhouden van de feiten was voor hen haast ondoenlijk gebleken door alle drukte in combinatie met de frequentie van de verzoeken tot verplaatsingen. Op naar de volgende stap dus!
4. Genereer verbeterideeën. Dit onderdeel is de essentie van hun workshop Lean. Uiteindelijk zijn we met een groep van 15 personen dus heel veel denkkracht. Iedereen gaat groepsgewijs aan de slag met het bedenken van alle mogelijke verbeterideeën om meer ‘lucht’ te krijgen in de agenda’s van de MT-leden. In 20 minuten tijd hebben ze meer dan 30 bruikbare ideeën op ‘geeltjes’ genoteerd. Een geweldige opbrengst. En een nieuwe uitdaging: welke van de ideeën gaan we voorstellen aan de directie om te gaan implementeren. Hiervoor gebruiken we een andere leantool: de inspanning en impact-matrix.Alle verbeterideeën beoordelen we op de hoeveelheid inspanning die nodig is om het idee te realiseren én de impact die het idee heeft op het bereiken van het doel. Alle ‘geeltjes’ plakken we vervolgens in de matrix waardoor gelijk duidelijk is: alle ideeën die in kwadrant 1 terecht komen (leveren veel resultaat en kosten weinig inspanning) die nemen we op in het plan naar de directie. De workshop is nú al geslaagd!!
5. Implementeer verbeteringen. Alle verbeterideeën uit kwadrant 1 van de matrix worden uitgewerkt door een tweetal management assistants en in een plan van aanpak verwerkt. Dit plan van aanpak wordt besproken met de directie. De twee beste ideeën worden vervolgens geselecteerd om als test te implementeren. Een voor een worden ze getoetst gedurende een tevoren afgesproken periode van een kwartaal. Het is belangrijk om ieder idee apart te testen omdat je hierdoor zuiver kunt meten wat het effect is per verbetervoorstel.
6. Controleer en borg. Na een half jaar is duidelijk of en wat elk van de twee verbetersuggesties voor resultaat opleveren. De directie is in ieder geval heel enthousiast. Nog niet eerder heeft het volgen van een workshop door managementondersteuners zo’n directe invloed gehad op de processen op het secretariaat én voor henzelf. Rust en ruimte voor de directie en meer tijd voor inhoudelijke ondersteuning door het secretariaat. De ideeën zijn nu vastgelegd als de nieuwe manier van werken. Professionalisering geslaag!

Ben je benieuwd naar welke verbeterideeën de workshop heeft opgeleverd? Ik informeer je graag dus neem contact op: marianne@avk.nl