Optimaal samenwerken met digitale etiquette

Ik kan het mij nog goed herinneren, onze eerste SharePoint site en, nog heel wat jaartjes daarna, onze eerste MS Teams omgeving. Bij ons intern hebben de we de digitale etiquette goed op orde, maar bij veel van onze nieuwe klanten die Digitaal Vitaal® willen worden zie ik steeds vaker digitale chaos als startpunt. En dat kost tijd (en dus geld) en bevordert nou niet bepaald het optimaal samenwerken met je collega’s.

Maar hoe ontstaat nu die digitale chaos?

Herinner je je nog die eerste dag? Met trots creëerde je die prachtige Teams / SharePoint-omgeving binnen Microsoft 365. Alles was perfect georganiseerd: duidelijke documentbibliotheken, slim versiebeheer, en een logische structuur die jouw team zou helpen efficiënter samen te werken. Maar toen gebeurde het…

Langzaam veranderde jouw met zorg ingerichte digitale paradijs in een digitale chaos. Collega’s begonnen willekeurige kanalen aan te maken “voor het geval dat”.  In de kanalen werden mappen in mappen, in mappen, in mappen gemaakt met een eindeloze structuur die beter paste bij het ‘netwerkschijf en Verkenner tijdperk’ dan bij Teams. Natuurlijk werden er documenten werden gedeeld met iedereen, behalve met degenen die ze echt nodig hadden. En dan was er die ene collega … tja … die per ongeluk zijn gesynchroniseerde Teams map weggooide uit Verkenner omdat hij ruimte vrij wilde maken. Maar toen zaten alle documenten ineens in de prullenbak.

De IT-afdeling, ooit zo enthousiast over de mogelijkheden van Microsoft 365, begon privileges in te trekken. Functionaliteiten verdwenen. En wat gebeurde er? Medewerkers gingen terug naar het heen-en-weer mailen van documenten of erger nog: ze begonnen externe tools zoals Dropbox te gebruiken.

Leer medewerkers optimaal samenwerken met digitale etiquette

Herkenbaar? Deze digitale anarchie is geen fictie maar dagelijkse realiteit in veel organisaties. De sleutel tot succes ligt niet alleen in de technologie, maar goede en duidelijke digitale werkafspraken. Wij noemen dat digitale etiquette. Door samen afspraken te maken over hoe we samenwerken in Microsoft 365, kunnen we:

• Gevoelige informatie beschermen
• Efficiënter samenwerken
• De volledige kracht van tools benutten

En nog mooier … dan kan je ook met veel minder zorgen Microsoft Copilot beschikbaar stellen zonder bang te zijn voor alle mogelijke interne datalekken. Laten we samen bouwen aan een Digitaal Vitaal Nederland met bijbehorende cultuur waarbij digitale etiquette samen wordt bepaald en niet te vergeten … af en toe ook weer wordt herzien.

Digitale Etiquette is er op drie niveaus

Digitale etiquette is meestal niet vast te stellen voor een organisatie als geheel. Gebruikelijk is het om de etiquette aan te passen aan de verschillende lagen binnen een organisatie, namelijk:

1. Organisatieniveau (way of working): deze digitale etiquette lees je vaak terug in een personeelshandboek.
2. Afdelingsniveau: In grotere organisaties is het slim de organisatie etiquette te vertalen naar de afdeling en de werkzaamheden die daar worden uitgevoerd.
3. Teamniveau: Op team niveau maak je de meest concrete afspraken. In welke structuur slaan we documenten op, waar communiceren we, hoe werken we samen in projecten en aan taken.

Samen bepaal je zaken zoals de inrichting van Teams, e-mail etiquette en wat waar opgeslagen wordt. Vermijd bijvoorbeeld dat collega’s documenten mogen opslaan op hun persoonlijke OneDrive. Want mocht die collega ooit bij de organisatie vertrekken, dan ben je als organisatie die gegevens ook kwijt. Naast dat het niet handig is om samen te werken met die documenten. En je wilt ook voorkomen dat er meerdere versies van een document circuleren en maar op en neer gemaild worden omdat iedereen er iets van moet zeggen of aanpassen. Gaat dat bij jullie nog wel zo? Dan is het hoog tijd om een digitale etiquette op te stellen!

Wil jij hulp bij het bepalen van jullie digitale etiquette? Kijk dan eens bij onze workshop Digitale etiquette of ons e-mail etiquette spel. Of neem gewoon direct contact met ons op. Wij helpen je graag verder!

Bouke van Kleef
AVK Innovatiecoach