Hoe scoor je met social media op het secretariaat

Interview met Bouke van kleef voor Management Support Magazine

Interview met Bouke van Kleef door Vera Bot van Management Support Magazine

Om maar meteen met de deur in huis te vallen: welke social media gebruik jij eigenlijk?
“Ik gebruik Facebook, Twitter en LinkedIn.”

Maak je nog onderscheid welk medium je waarvoor gebruikt?
“Jazeker, Facebook gebruik ik uitsluitend privé. Via Twitter verzend ik voor meer dan 90% zakelijke tweets, en LinkedIn is om mijn zakelijke netwerk bij te houden.”

Twitter is toch heel erg 2013?
“Het is nog niet passé, maar het aantal tweets blijkt wel terug te lopen. Ik gebruik het vooral om zakelijke updates te delen, en heel soms een persoonlijke. Om de man achter de directeur te laten zien, zeg maar. Maar mijn tweets blijven een zakelijk doel houden.” Verder gebruik ik Twitter echt als ik nieuwsgierig ben naar iets actueels. Wat wordt er gedeeld over een congres, of bijvoorbeeld over een file waar ik in sta. Altijd wel wat interessants!

Waarom zijn social media zo belangrijk voor organisaties?
“Simpel: mensen kopen van mensen. Niet van bedrijven. Het gaat erom dat je de mensen kunt laten zien die er werken. Een bedrijf is niet ‘social’, dat zijn de mensen van vlees en bloed. Zij maken de organisatie en het merk waar men voor staat. Dat kun je uitstekend laten zien via social media.”

Waarom is juist de secretaresse zo geschikt om social media te beheren?
“Eén woord: kennisbank!”

Kennisbank?
“Ja! Laat ik het uitleggen: je kunt social media zien als een kennisbank, een onuitputtelijke bron van informatie. Feitelijk vormen ze een levende helpdesk. Met een hashtag als #DTV (durf te vragen) boor je de kennis aan van je collega-secretaressen. Op elke vraag volgt een antwoord, voor elk probleem is een oplossing.”

Welk medium is daar geschikt voor?
“Ik zou zeggen: LinkedIn. Hier bouw je je eigen netwerk op en niet te vergeten: je cv. Daarnaast kun je lid worden van interessante groepen waar je je kennis kunt delen, discussies kunt voeren en vragen kunt stellen. Maar je moet wel durven.”

Durven ze niet?
“Een deel van de secretaressen hebben een nog wat afwachtende houding, ze kunnen een steuntje in de rug gebruiken en tips om veilig en slim social media in te zetten. Ze hebben nu eenmaal een belangrijke plek in de organisatie. Een directiesecretaresse is een verlengstuk van haar manager of directeur. Zij ontzorgt zodat hij of zij optimaal het eigen werk kan doen. Denk je eens in dat je je eigen werk gemakkelijker kunt maken, of slimmer. Daar kan de kennis van de ‘crowd’ bij helpen. Zie het als instrument om je eigen werk makkelijker te maken.”

Hoe groot is de noodzaak?
“Ik verwacht alleen maar groei, zeker wat betreft LinkedIn: er is een nieuwe app die het netwerk alleen maar toegankelijker maakt, zeker nu steeds meer mensen een tablet hebben, privé of op kantoor. Het wordt steeds laagdrempeliger om je op social media te wagen. Je moet alleen niet denken dat het volledig representatief is: er is vaak een kleine groep beïnvloeders te zien die een relatief grote stempel drukt, de overgrote meerderheid is (nog) passief.”

Secretaressen hebben het al druk. Hoe voorkom je dat je ondergesneeuwd raakt door alle updates en berichten?
“Het belangrijkste advies dat ik kan geven is: je móét niets. Mis je een dag, een week, een maand, dan kun je gewoon je werk blijven doen. Misschien mis je een leuke update, een handigheidje, maar je moet niet het idee hebben dat je iets wezenlijks mist. Het is géén takenlijst of e-mail die je opeens niet meer binnen krijgt en wat een deel van je dagelijks werk is.”

Laatste woord?
“Maak een goed LinkedInprofiel aan. Zorg dat het up to date is. Voeg je foto toe. Ook al ben je nú nog niet op zoek naar een andere baan, bedenk dat je eerst moet zaaien voor je kunt oogsten. Begin je nu pas met je profiel terwijl je aan het zoeken bent, dan ben je feitelijk te laat. Profileer jezelf, maak een netwerk, laat je skills zien. Stel eens een vraag, of geef antwoord op de brandende vraag van een collega. Of schrijf een korte aanbeveling (‘endorsement’) voor iemand.”