Kosteloos aan de slag met eigen verbeterideeën

Hoe zorg je ervoor dat je jouw eigen verbeterideeën ook daadwerkelijk doorvoert?

Wat maakt dat slechts enkelen daadwerkelijk veranderingen doorvoeren? Hoe zorg je er nou voor dat die inzichten en ideeën van jou en jouw teamgenoten écht iets opleveren voor het team en de organisatie waar je werkzaam bent? Als je echt iets wilt doen, help ik je graag met een eenvoudig 5-stappenplan.

In 5 stappen echt in beweging komen

Beweging is er in vele varianten, allemaal beginnen ze met een gevoel of gedachte. Een nieuwe job in Amerika, meer tijd voor vrijwilligerswerk, ’s avonds minder werken of de (werk)telefoon uit in het weekend. De gedachten of gevoelens komen voort uit persoonlijke behoeften of waarden. Een behoefte bijvoorbeeld naar meer vrijheid, meer voldoening, zingeving of minder stress.

Het invullen van die persoonlijke behoeften zorgt gelukkig vaak voor meer effectiviteit en/of efficiëntie in het dagelijkse werk. Het kan dus direct geld opleveren als je de (persoonlijke) verbeterplannen onderzoekt en bruikbaar maakt voor de toekomst van de organisatie. En de natuur helpt ons een handje, we zijn namelijk voorgeprogrammeerd om het onszelf en onze omgeving gemakkelijker te maken. Daarom vragen we onszelf, bewust en onbewust, voortdurend af: Wat heeft dit voor nut? Hoe zou het anders kunnen? Wat levert deze handeling eigenlijk op? Zo blijven we alert op nieuwe mogelijkheden om efficiënter en effectiever te werken. Jij kunt als individu, team of organisatie van die oerdrang profiteren als je voor jezelf of (en dat is een aanrader!) met jouw teamgenoten het volgende stappenplan doorloopt.

Stappen:
1. Maak reflecties bespreekbaar
2. Maak het positief en concreet… Wat wil je wél?
3. Benoem de behoefte die achter de verandering schuilt
4. Maak gezamenlijke afspraken
5. Evalueer na een tijdje

Stap 1. Maak reflecties bespreekbaar

Dit jaar sprak ik een aantal mensen die het roer volledig gaan omgooien op basis van hun ‘zomeroverdenkingen’. Toen ik mijn omgeving ernaar ging vragen ontdekte ik dat niet iedereen zulke rigoureuze plannen heeft. Toch kan iedereen minimaal 1 punt opnoemen dat ze liever anders zouden willen aanpakken in het werk. Soms moet iemand er even over nadenken, toch komt het antwoord niet zomaar uit het niets. Het was een behoefte die sluimerde of zelfs al eerder was uitgesproken, maar weer was weggezakt.

Of de veranderingen daadwerkelijk worden doorgevoerd verschilt per persoon (en is helaas ook afhankelijk hoe lang iemand alweer in de ‘normale werkgekte’ is beland). De pijn van het probleem of de drang naar iets nieuws lijken het meest van invloed op de bereidheid om te veranderen. Het succes schuilt vaak in vinden van een gezamenlijke noodzaak. Voer daarom het gesprek over de reflecties met collega’s. Dit is altijd interessant en bovendien schept het verbinding. Hét startpunt om zaken te verbeteren. Daarnaast helpt het uitspreken van de reflecties om inzicht in elkaars belevingswereld te krijgen en is het bruikbaar als stok achter de deur om er ook echt iets mee te gaan doen (want, we vinden toch allemaal dat we de klant beter kunnen helpen met…) Ga dus het gesprek aan met elkaar en vraag: Wat zou er echt moeten veranderen om zaken leuker, beter of gewoonweg slimmer te doen? Zo verken je de mogelijkheden om het werk meer zinvol te maken voor onszelf en onze omgeving.

Tip: Laat iedereen ter voorbereiding alvast nadenken over deze vraag. Noteer je ideeën en bespreek deze met elkaar. Hiervoor kun je handige software gebruiken zoals OneNote (hierover schreef mijn collega Bouke het volgende artikel [I love OneNote]). Met dit programma kun je op ieder apparaat aantekeningen maken en deze, indien gewenst, delen met collega’s.

Stap 2. Maak het positief en concreet… Wat wil je wél?

De wens om iets anders te doen kan uit twee verschillende kanten komen.
Soms ben je klaar met hoe het nu gaat en wil je iets ‘niet’ meer. Een voorbeeld hiervan is: Niet meer in het weekend werken. In de psychologie noemen we deze beweging ‘going away from’. De drive om te veranderen komt hierbij voort uit bijvoorbeeld angst of afkeer. Je wilt dus weg van de situatie die je niet oké vindt (werken in het weekend in dit voorbeeld).
Aan de andere kant kan een beweging ook voortkomen uit een inspiratie of een verlangen. Je wilt juist ergens naartoe. Denk hierbij bijvoorbeeld aan: meer persoonlijk contact met jouw naasten in het weekend, in de psychologie bekend als een ‘going towards’ beweging.

Het is een subtiel en toch essentieel verschil voor de kans op daadwerkelijke verandering. Als je iets juist wél wilt, ligt de focus op het einddoel, je wilt iets wél en juist dat benoem je. Het effect is dat je als het ware naar jouw doel wordt getrokken. Er zit meer energie op het positieve, daardoor worden deze doelen doorgaans veel eerder bereikt. Valt jouw wil en die van jouw collega’s tot veranderen onder ‘going towards’, dan ben je goed op weg. Willen jullie iets niet, minder of baal je gewoon van de huidige situatie, probeer dan jouw behoefte te vertalen naar iets positiefs. Wat wil je wel? Het is makkelijk om iets af te branden en te vertellen wat niet goed is natuurlijk. Wil je echter verandering, schets dan een aantrekkelijk toekomstbeeld. Bespreek het uitvoerig en vraag elkaar wat er anders zou zijn in deze ‘denkbeeldige toekomst’. Je zult merken dat er een gedeeld verlangen ontstaat met positieve energie. Dé kans om samen te veranderen.

Stap 3. Benoem de behoefte die achter de verandering schuilt

Nadat je met elkaar hebt gesproken over de ideeën, wensen en inzichten is het belangrijk om te achterhalen welke behoefte hierachter zit. Soms zijn veranderingen die jullie bedenken helemaal geen oplossing voor de onderliggende behoeftes. Een nieuwe baan omdat je geen gezeur meer wilt hebben met jouw team, levert jou wellicht weer gezeur op met een nieuw team. Onderzoek dus echt wat je nu mist en bespreek met jouw naaste collega’s hoe jullie dit kunnen bereiken. Een weloverwogen en bewuste kleine verandering kan soms veel meer opleveren dan een grote stap waarbij je niet precies weet welk doel je uiteindelijk nastreeft.

Zelf wilde ik ooit vertrekken bij een werkgever, ik was klaar voor een nieuwe stap. Na een goed gesprek met de directie bleek dat mijn behoefte in lijn lag met de ontwikkeling die de organisatie door zou kunnen maken. Samen onderzochten wij de mogelijkheden en enkele weken later startte ik een eigen business unit op. Mijn behoeftes werden hiermee vervuld (meer ondernemerschap en mezelf ontwikkelen als trainer) en de organisatie profiteerde van een betrokken medewerker met ervaring die een succesvol nieuw concept ontwikkelde.

Onderzoek dus wat er achter een eerste ingeving zit. Wat wil je uiteindelijk bereiken, als je een antwoord hebt blijf je doorvragen: en wat wil je daarmee bereiken?

Stap 4. Maak gezamenlijk afspraken

Wil je echt profiteren van de inzichten, dan moet er daadwerkelijk iets gebeuren. Dat kan alleen maar als je acties onderneemt die helpen om jouw behoeftes te bevredigen. Spreek daarom met elkaar af wat de eerste stappen zijn om resultaten te realiseren. Ook iedere lange weg begint tenslotte met een (kleine) eerste stap. Probeer die eerste stap te bespreken, het geeft veel energie en als je samen eenmaal in beweging bent! De belangrijkste vragen: Wat gaat gebeuren? Wie gaan dat doen en wanneer? Het vastleggen van deze afspraken klinkt wellicht als open deur, maar toch ervaar ik dat we dat meestal vergeten. De mooiste ideeën blijven daardoor slechts ideeën en dat is jammer. Iedereen wil veranderen en weet wat er moet gebeuren. Niemand zet echter stappen, maar kijkt wel ontevreden naar collega’s (bovendien vragen we ons af waarom anderen ons het leven zo zuur maken). Grote kans dat een team dan scheuren gaat vertonen, de motivatie gaat achteruit en men benut de eerstvolgende mogelijkheid om het heil elders te zoeken. Eeuwig zonde als je die waardevolle info kunt benutten om elkaar sterker te maken!

Stap 5. Evalueer na een tijdje

Wanneer mensen in beweging komen en verbeteringen doorvoeren willen ze dat graag delen. Niets is zo frustrerend als successen die niet worden gevierd (denk aan een stadion waar niemand juicht na een doelpunt, want zo mooi was het ook weer niet). Ergernis kan ook voortkomen uit tegenslagen of hobbels op de weg die niet worden besproken. Bijsturen blijft altijd nodig! Zorg er dus voor dat je na enkele maanden samenzit en echt de rust neemt om terug te kijken op de progressie. Sta even stil bij succesmomenten en bespreek wat ervoor zorgde dat dit een succes is geworden. Bespreek samen of je deze ‘ingrediënten’ van succes ook kan toepassen op andere situaties. Kijk dan naar punten die beter kunnen en maak afspraken over hoe dit te realiseren.

Bonus tip: Streven naar perfectie kan frustrerend zijn!
Regelmatig hoor ik mensen zeggen dat ze moe worden van het voortdurend streven naar perfectie. Ze geven aan dat ze niet geloven in hét perfecte huwelijk, werk, leven, etc. Ik ben het daar helemaal mee eens. Je kunt weinig genieten van het leven als je alles perfect wilt hebben. Toch zie ik dagelijks dat professionals enorm veel energie kunnen krijgen van het doorvoeren van hele kleine verbeteringen. Kim Collins is mijn inspiratie hierbij. Deze atleet met een imposante lijst aan records rende ruim 10 keer de 100 meter onder de 10 seconden. Een prestatie die men ooit onmogelijk achtte. Begin dit jaar nam hij geen genoegen meer met zijn eigen wereldrecord op de 60 meter en verbeterde het zelf. Hij kreeg de vraag of het ooit wel eens genoeg is en wanneer hij vindt dat zijn ‘run’ echt perfect is. Laat zijn korte en duidelijke antwoord een inspiratie voor je zijn: ‘I strive for continuous improvement, instead of perfection.’ Het hoeft dus allemaal niet perfect te zijn op jouw werk, maar zoek samen naar verbeteringen zodat je net even wat meer plezier hebt met elkaar!

Succes met verbeteren!
Wanneer jij eens wilt sparren hierover of behoefte hebt aan ondersteuning, laat het ons weten. Bij AVK ondersteunen we graag met innoveren!