Zelfsturende teams: Meer energie én hogere kwaliteit door zelfsturing

Door het schrappen van managementlagen wordt steeds meer zelfstandigheid verwacht van de medewerkers.

Waarom is zelfsturing zo’n hype?

Waar ‘de manager’ ooit bedacht is om medewerkers aan te sturen en het systeem te beschermen werkt deze ouderwetse structuur met vele managementlagen momenteel juist contra-productief. De ‘oude structuur’ maakt te weinig gebruik van de kwaliteiten van de professional om snel in te springen op nieuwe uitdagingen en werkt verstikkend voor nieuwe initiatieven en ideeën.

In een tijd waarin klantwensen, informatiestromen en opinies razendsnel veranderen is het nodig om wendbaar te zijn. Wanneer een organisatie niet snel inspeelt op ontwikkelingen kan dat funest zijn. Veranderingen binnen de arbeidsmarkt dragen ook bij aan deze ontwikkeling. De ‘nieuwe’ professionals werken liever niet onder een baas die hun vertelt wat ze moeten doen. Bovendien profiteren organisaties veel meer van professionals die ‘samenwerken’ in plaats van simpelweg ‘uitvoeren’.

In een interview over het aansturen van professionals binnen Apple zei wijlen Steve Jobs al eens:

“Het heeft geen zin om slimme mensen aan te nemen en hen te vertellen wat ze moeten doen. Wij huren juist slimme mensen zodat ze ons kunnen vertellen wat we moeten doen”.

De praktijk toont aan dat steeds meer organisaties zo handelen. In veel organisaties werken professionals samen zonder hiërarchische aansturing. In dit blog geef ik je handvatten om de eerste stappen te maken en samen met collega’s zelf meer touwtjes in handen te nemen.

Een andere manier van werken

Zelfsturing is echt een andere manier van werken. Het biedt ruimte aan professionals om meer als ondernemer te acteren binnen de muren van de organisatie. Het biedt medewerkers de ruimte om niet langer naar één persoon te luisteren die orders uitdeelt, maar gezamenlijk de beste keuzes te maken.

Spannend? Jazeker. En werkt dat niet vertragend? In het begin zeker wel…, een nieuwe structuur met elkaar ontwikkelen kost nu eenmaal tijd. In veel bedrijven ervaar ik echter dat zelfsturing mooie resultaten oplevert. Medewerkers hebben minder last meer van bureaucratische processen en kunnen daardoor sneller werken. Het zorgt bovendien voor meer betrokkenheid bij de medewerkers en de kans op fouten neemt zichtbaar af.

Ervaringen

Als trainer en adviseur kom ik bij veel organisaties over de vloer die al op deze manier werken (of ik ondersteun hen in dit proces). Daarnaast heb ik zelf aan den lijve ondervonden wat zelfsturing met de moraal doet. Mijn ervaring is dat medewerkers in een zelfsturend team simpelweg een stuk volwassener acteren.

En zelfsturing zorgt voor een constante ontwikkeling van leiderschap. Voor iedere taak of situatie zoekt het team naar de beste leider. Dit vraagt van ieder teamlid om verantwoordelijkheid te nemen en te geven. Spannend wanneer je het nog niet gewend bent, maar als je de resultaten eenmaal ervaart wil je niet meer terug. De vrije ruimte levert enorm veel werkplezier op en de voldoening bij behaalde resultaten is vele malen groter. Als er fouten worden gemaakt tonen medewerkers eigenaarschap en zijn ze enorm welwillend om te onderzoeken hoe het volgende keer beter kan.

Kan zelfsturing op ieder niveau?

Om voor jezelf duidelijk te krijgen of zelfsturing binnen jouw organisatie of afdeling zou kunnen werken kun je eens kauwen op deze quote van Henry Ford: “Whether you think you can or you can’t… You are right!”

In de praktijk zijn veel professionals al behoorlijk actief als ‘ondernemer’. Zakelijk werken ze samen met veel verschillende mensen binnen en buiten de organisatie, ze maken serieuze besluiten met impact en zijn veelal dagelijks actief met hun professie bezig. Ook privé zijn de meeste mensen ervaren in het aangaan van langdurige relaties, het krijgen van kinderen en het kopen van huizen. Behoorlijk zelfstandig dus en daarom vreemd dat we tot voor kort op nagenoeg alle niveau’s binnen organisaties de werkwijzen voor hen uitkauwden, hen controleerden en bovendien lieten leiden door één persoon die de verantwoordelijkheid moest dragen.

Omdat de meeste mensen al vrij autonoom bezig zijn is de stap naar zelfsturing relatief makkelijk gemaakt. Maar let wel op! Het maken van beslissingen, het nemen van verantwoordelijkheid en samenwerken is serieus werk. Wanneer je merkt dat mensen daar nog niet klaar voor zijn, train ze dan eerst om die vaardigheden eigen te maken. Besluit bovendien niet voor hen, maar maak gezamenlijk de beslissing om meer verantwoordelijkheden op een lager niveau te beleggen. Ook zonder de wens tot zelfsturing is het waardevol om dit te onderzoeken binnen jouw organisatie!

Hoe maak ik de eerste stap?

Verdiep je om te beginnen in de ontwikkelingen, luister naar successen van anderen en bestudeer de veelgemaakte fouten en valkuilen. Reflecteer op jouw eigen situatie en onderzoek stap voor stap de mogelijkheden voor jezelf en jouw team. Als je mogelijkheden ziet, dan zijn dit de eerste stappen om te maken:

1. Een gezamenlijk besluit.
   Om te beginnen met meer zelfsturing is het belangrijk om bewust het besluit te nemen om samen verantwoordelijkheid te nemen voor het resultaat van het team. Dat vraagt dat je elkaar informeert en ook aanspreekt op elkaars gedrag en de behaalde resultaten. Je zult hierbij moeten nadenken over alle facetten, taken en verantwoordelijkheden van het werk.
2. Vertrouwen van boven.
   Als je samen een goed beeld hebt, ga dan het gesprek aan met het management of de leidinggevende. Die overtuig je door een goed verhaal waarin je een voorstelling maakt van de mogelijkheden van jouw team met duidelijke kaders. Je laat de ruimte aan het management om de structuur te bepalen, het vraagt namelijk behoorlijk wat flexibiliteit van hen. Het laat ook zien dat je bepaalde beslissingen of besluiten op een ander niveau kunt beleggen.
3. Concrete afspraken over het maken van beslissingen.
   Een veel gemaakte valkuil is om te laat met elkaar afspraken te maken over de beslissingsbevoegdheid. Op verschillende vlakken zul je deze goed met elkaar af moeten stemmen. Daarvoor is het niet nodig om één persoon aan te wijzen, maar juist om per voorval te zoeken naar de persoon die daarvoor het meest geschikt is.
4. Aan de slag, maak fouten en leer!
   Bovenal is het zaak dat teamleden gemotiveerd zijn om zelf meer touwtjes in handen te nemen. Dat geeft energie en plezier en zorgt zeker voor het maken van fouten. Fouten zijn onontkoombaar in een proces van verandering. Accepteer die fouten als team en neem de ruimte om elkaar feedback te geven en te wijzen op verantwoordelijkheden. De leiderschapslessen van Covey bieden een goede leidraad om elkaar beter te begrijpen, te leren van fouten en samen op zoek te gaan naar de ideale inrichting om een win-win situatie te creëren voor alle teamleden.
5. Iets om voor te strijden!
   Begin met het ontwikkelen van een gedeelde visie en missie, dan heb je samen iets om voor te strijden. Die missie kan een goede leidraad zijn in het bepalen van de doelen, de visie om met elkaar te kijken of je die op ‘de juiste’ manier bereikt.

De toekomst

Een zelfsturend team kan heel effectief en efficiënt zijn, het opzetten ervan vraagt echter wel tijd, geduld, scholing en begeleiding. Bezint eer ge begint en zoek de juiste begeleiding om een goede start te maken. Vraag bij anderen om tips om langzaam maar zeker meer ondernemerschap door te voeren in jouw team of organisatie. Het biedt perspectief om het werk op een andere manier in te vullen waarbij je meer plezier, ruimte en tevreden klanten krijgt.

Wanneer je eens wilt sparren over zelfsturing, hulp nodig hebt bij het onderzoeken, het implementeren en/ of het maken van concrete afspraken binnen jouw organisatie of team kun je natuurlijk altijd contact met me opnemen. Ook als je een inspiratiesessie wilt inplannen over zelfsturing met vele voorbeelden, kansen, bedreigingen en concrete tips, dan sta ik graag voor je klaar. Kijk dan ook meteen even naar de training Zelfsturende Teams die ik speciaal hiervoor heb ontwikkeld.