Zelfsturing op het secretariaat is een must!

Juist het steeds weer veranderende secretariaat is gebaat bij zelfsturing.

De grote hype lijkt inmiddels wel een beetje voorbij. Ik merk dat veel organisaties liever kiezen voor sneller en effectiever schakelen. De manager laat zich weer meer zien. Maar soms is het de vraag of het management wel kan sturen… Zoals bijvoorbeeld op het secretariaat.

Zelfsturing wordt noodzakelijk door veranderingen

Het secretaressevak is de laatste jaren al veranderd, maar gaat de komende jaren nog veel meer veranderen. Technologie en automatisering heeft ervoor gezorgd dat de tijden enorm zijn veranderd. Wat we vandaag de dag al aan technologie hebben, wordt in de toekomst alleen nog maar meer. Managers laten bijvoorbeeld niet langer de secretaresse hun mails of gespreksverslagen uitwerken, maar gebruiken de dicteerfunctie op hun smartphone. De toekomstige manager wil meer zelf ‘in control’ zijn en heeft minder behoefte aan een persoonlijke assistent. Juist daarom is het belangrijk om kritisch te kijken naar de eigen ontwikkeling en te zorgen dat je onmisbaar wordt. Dat doe je door meer het heft in eigen handen te nemen en te laten zien dat je van onschatbare waarde bent. Niet door te doen wat wordt gevraagd, maar door zelfsturend je beroep uit te oefenen.

Vind je balans door verantwoordelijkheid te nemen

De grootste uitdaging van secretaresses hierbij is het vinden van de juiste balans. De balans tussen reactief handelen (ad-hoc verzoeken uitvoeren, vragen beantwoorden en brandjes blussen) en pro-actief handelen (initiatief nemen, problemen voorkomen en vooruit denken). Geen gemakkelijke balans, vaak omdat het reactieve werk alle aandacht vraagt. Dringende zaken krijgen nu eenmaal de prioriteit, zeker wanneer de ‘baas’ aangeeft dat het belangrijk is. Het gaat er dus om dat je verantwoordelijkheid neemt over die balans en dat je zorgt dat je zelf aan het stuur zit. Je laat je niet leiden, maar neem zelf de leiding. Dat betekent dat je goed moet weten welke kaders er zijn, welke verwachtingen er leven en duidelijk communiceren wat jij kunt en gaat leveren. Zelfsturing in de breedste zin van het woord dus.

Zelfsturing gaat hierbij over eigen verantwoordelijkheid nemen. Zelf controle hebben over je gedrag en jouw resultaten. Als management assistent is dit best een uitdaging, juist omdat je vaak reageert op initiatieven van anderen. Het is dus zeer waardevol om assertief op te treden en eigen verantwoordelijkheid te nemen. Alleen dan kun je van toegevoegde waarde zijn. Je reserveert tijd voor ad-hoc klussen (die zullen altijd blijven en zijn moeilijk te automatiseren) en neemt de verantwoordelijkheid om ook te investeren in de toekomst. Zo zorg je ervoor dat jouw opdrachtgever en jijzelf meer ‘in flow’ kunnen werken. Die zelfstandigheid bereik je alleen maar als je jouw collega’s meer gaat zien als een team waarmee je goed kunt samenwerken. Afstemmen, het belang van alle partijen voor ogen houden en duidelijke afspraken zijn hierbij van essentieel belang.

Werken aan jouw rol als sparringpartner

Jouw opdrachtgever is niet gebaat met ja-knikkers. De hedendaagse (en toekomstige) manager wil een ferme gesprekspartner. Iemand die meedenkt en met concrete voorstellen komt in plaats van iemand die ‘alleen opdrachten uitvoert’. Een ondersteuner die met recht ondersteunt en een besluit of keuze goed kan formuleren. Gelukkig zie ik bij veel secretaresseteams dat het roer om is. Daar neemt een team blijvend meer ruimte en nemen ze zelfstandig meer verantwoordelijkheid. In de ‘Zelfsturende teams training‘ gaan we precies hiermee aan de slag. We werken aan het verbeteren van jouw persoonlijke technieken om beter samen te werken, verantwoordelijkheid te nemen en pro-actief te handelen. We leren hoe je de juiste kaders stelt en op welke wijze je als stevige gesprekspartner binnen en buiten het team het gesprek aan kunt gaan. Het resultaat is dat je meer resultaat oplevert, terwijl het werkplezier toeneemt.