Digitaal verantwoord ondernemen – 10 tips

AVK is partner van AlertOnline.nl. In het kader van deze samenwerking publiceren wij hier regelmatig tips om veilig(er) online te werken.

Internet is een zegen
Als ondernemer kunt u haast niet meer zonder internet. Want als u niet kunt e-mailen, hoe communiceert u dan met klanten en zakelijke relaties? En dankzij mobiel internet kunnen uw werknemers onderweg en thuis gewoon doorwerken. Dat is prettig en efficiënt. Maar door al deze toepassingen loopt u als ondernemer ook extra risico.

Maar kent ook risico’s
Voor veel ondernemers wordt cybercriminaliteit pas concreet als ze hiervan slachtoffer zijn geworden. De schade is vaak veel ingrijpender dan een computer die het niet meer doet. Denk aan misbruik van klantgegevens en de reputatieschade die dit veroorzaakt. Of het stilleggen van computergestuurde bedrijfsapparatuur, en daarmee uw productieproces.

Kennis ontbreekt vaak
De meeste ondernemers versleutelen hun wifi en gebruiken firewalls en antivirussoftware. Maar veel andere belangrijke maatregelen laten ze liggen. Kennis ontbreekt vaak en dat maakt uw onderneming kwetsbaar. Een goed voorbeeld is het gebruik van wachtwoorden. Korte wachtwoorden worden gemakkelijk gekraakt. Ook kennen cybercriminelen alle veelgebruikte wachtwoorden. Bedenk dus goede wachtwoorden en verander deze regelmatig.

MKB steeds vaker doelwit
Overheden en grote bedrijven investeren al langer in hun digitale beveiliging. Cybercriminelen richten hun pijlen daarom steeds vaker op ondernemers in het midden- en kleinbedrijf. Bijvoorbeeld met ransomware, het op afstand ‘gijzelen’ van informatie in uw bedrijfsnetwerk. Maar ook fraude met digitale betalingen komt steeds vaker voor. Ook denkt een flink aantal ondernemers in het mkb dat het risico op cybercrime de komende vijf jaar voor hen zal stijgen.

Onderneem digitaal verantwoord
Cybersecurity hoeft niet te leiden tot grote investeringen. Met relatief eenvoudige middelen en enige discipline kunt u al digitaal verantwoord ondernemen. Bovendien blijkt uit onderzoek dat als u het goede voorbeeld geeft, uw medewerkers deze kennis mee naar huis nemen en ook daar toepassen. Ook kunt u uw kennis delen met uw klanten. Zo zorgen we er met elkaar voor dat we veilig kunnen profiteren van de kansen van online zaken doen.

Digitaal verantwoord ondernemen in 10 stappen

1. Houd uw ICT up-to-date
Als uw computerprogramma’s zijn bijgewerkt naar de laatste versie, loopt u het minste kans op virussen. Een virus maakt namelijk vaak gebruik van kwetsbaarheden in oudere versies van programma´s. Ook draaien de programma’s beter, omdat updates ook bedoeld zijn om de functionaliteit doorlopend te verbeteren. Houd besturingssystemen, browser en hulpprogramma’s daarom up-to-date.

2. Beveilig uw draadloze bedrijfsnetwerk met een goed wachtwoord
U wilt niet het risico lopen dat uw bedrijfsinformatie en klant- en personeelsgegevens in handen van onbevoegden komen. Denk aan contracten en productinformatie, maar ook aan creditcardgegevens of wachtwoorden van klanten en relaties. Ook kunt u zonder het te merken worden omgeleid naar valse websites van betrouwbare leveranciers van uw bedrijf. Beveilig uw netwerk dus goed.

3. Zorg ervoor dat uw werknemers phishingmails herkennen
Het versturen van nepmails is een populaire manier onder criminelen om zakelijke gegevens en geld van ondernemers te ontfutselen. Om u en uw medewerkers te misleiden, worden deze mails vaak verstuurd uit naam van officiële instanties. Zoals de Belastingdienst, het Centraal Justitieel Incassobureau (CJIB), een bank of andere crediteurs.

4. Maak regelmatig een back-up van bedrijfsdata
U gebruikt een back-up om belangrijke gegevens, zoals de administratie of een voorradenoverzicht, te kunnen herstellen als deze beschadigd zijn. Bijvoorbeeld door een systeemfout, verkeerd opslaan of een virus. Of als het apparaat waarop de gegevens staan kapot, verloren of gestolen is. Bewaar de back-up op een veilige plek en versleutel de bestanden eventueel voor extra bescherming.

5. Gebruik verschillende én sterke wachtwoorden
Het is verstandig om verschillende wachtwoorden te gebruiken. Hoe vervelend ook, want wie wordt er niet gek van al die verschillende wachtwoorden? Als u verschillende wachtwoorden gebruikt, loopt u echter niet het risico dat alle accounts en gegevens op straat liggen als één van uw woordwoorden is ontfutseld. Bijvoorbeeld omdat een dienst die u gebruikt gehackt is.

6. Ga zorgvuldig om met de privacy van klanten
Natuurlijk probeert u als ondernemer de privacy van uw klanten te beschermen. Dat doet u bijvoorbeeld door hun gegevens te beveiligen tegen verlies of diefstal. Toch kan het gebeuren dat persoonsgegevens gelekt worden in uw bedrijf. Dat is erg vervelend voor uw bedrijf, maar ook voor uw klanten. Te vaak worden datalekken nog onder de pet gehouden. Daarom is er de wet ‘Meldplicht datalekken en uitbreiding bestuurlijke boetebevoegdheid CBP’. Ondernemers zijn verplicht een datalek bij het College bescherming persoonsgegevens (CBP) te melden en klanten en websitebezoekers te informeren. Doet u dat niet, dan riskeert u een flinke boete. Die kan oplopen tot 810.000 euro of 10% van uw jaaromzet.

7. Maak afspraken als werknemers eigen apparaten gebruiken
Als ondernemer wilt u dat uw werknemers overal hun werk kunnen doen. Of ze nu een dag per week op de nieuwe locatie in Groningen werken, bij een klant in Maastricht op bezoek zijn of een dag thuiswerken. Ze moeten overal veilig en draadloos kunnen werken en toegang hebben tot bedrijfsinformatie met hun computer, tablet of smartphone. Als ze niet veilig draadloos werken, loopt u de kans dat anderen toegang krijgen tot uw bedrijfsinformatie, zoals contracten, e-mails en personeelsdossiers. Maak daarom duidelijke afspraken als uw werknemers hun eigen apparaten gebruiken.

8. Werk ook in de cloud veilig
De cloud is een plek op internet waar u bestanden kunt opslaan, zoals facturen, bestellingen en klantgegevens. Deze bestanden kunt u dan via alle apparaten beheren. Bekende cloudopslagdiensten zijn iCloud, Google Docs en Dropbox. Bedrijfsinformatie in de cloud staat niet meer op de computer op kantoor, maar ergens op internet. Dat is handig, want daardoor kunnen u en uw werknemers altijd en overal bij deze bestanden. Maar dat vraagt wel om de juiste bescherming. U wilt immers niet dat onbevoegden bij uw bedrijfsinformatie kunnen. Wees bij het gebruik van de cloud ook alert op het eigendomsrecht. Veel clouddiensten zijn in Amerikaanse handen, waardoor uw data onder de wetgeving van de VS vallen.

9. Stel een responsplan op voor sociale media
Is uw bedrijf trending topic op Twitter, omdat u zulke goede service biedt? Of omdat uw producten de lekkerste uit de omgeving zijn? Mooi, klanten uit het hele land weten u dan te vinden. Het omgekeerde komt ook voor. Bedrijven kunnen kopje onder gaan door negatieve reacties op sociale media, zoals Twitter en Facebook. De kleinste misstap wordt al een stuk groter als tien mensen hierover berichten. Stel daarom een responsplan op voor sociale media. Hiermee legt u vast hoe uw bedrijf omgaat met sociale media. Betrek hierbij uw werknemers. Neem in uw responsplan ook op wat u doet als uw Twitter-account of Facebook-pagina gehackt zijn.

10. Koop alleen bij betrouwbare webwinkels
Als u zelf online bestelt, staat u veel zakelijke informatie af. Zoals uw adresgegevens, KvK-nummer en bank- en creditcardgegevens. U wilt niet dat iemand daarvan misbruik maakt. Bijvoorbeeld door identiteitsfraude te plegen of door goederen en diensten op uw naam te bestellen. Winkel daarom alleen bij betrouwbare webwinkels die een keurmerk hebben.

Bron: AlertOnline