De trainer getraind: Leg handelingen vast met Stappenbeschrijving

Stappenbeschrijving is een handige tool in Windows om instructies te delen

Trainer zijn is een vak. Een mooi vak dat ik al jaren met plezier uitvoer. Vanwege de vakdidactiek, zeker, en ook omdat ik voldoening schep uit de reacties die ik ontvang van deelnemers. De interactie die elkaar sterker maakt. Doel van een training in zijn algemeenheid is dat de deelnemers kennis en vaardigheid opdoen waarmee ze beter, efficiënter of effectiever kunnen functioneren dan daarvoor.

Dit principe werkt twee kanten op. Want als trainer doe je iedere keer weer ervaringen op en zo af en toe leer je zelf ook vaktechnische dingen bij. Ik geef zelf heel vaak excel trainingen. Op allerlei niveaus en voor verschillende doelgroepen. Ondertussen is mijn kennis van de programma’s (‘apps’ behoor je tegenwoordig te zeggen) zo groot dat mensen mij een specialist kunnen noemen. Al is dat een subjectieve kwalificatie en eentje die altijd gemeten wordt ten opzichte van anderen. Want dat is bekend van de wet van Borovic: “Hoeveel je ook van Excel weet, er is altijd iemand in de buurt die er nog meer van weet!”. Deze wet is voor zover ik weet nooit ergens gedocumenteerd, maar hij is maar al te waar.

Je weet (nog niet) de helft

In het begin van mijn werk als trainer, ik denk nu terug aan de jaren negentig van de vorige eeuw, werd mij door cursisten wel eens gevraagd hoeveel procent ik van Excel af wist. Schijnbaar omdat ik ze heb kunnen laten zien dat er meer in het programma zit dan ze hadden kunnen vermoeden. Met een gevoel van oprechtheid zou ik daar destijds voorzichtig een 50% score aan hebben kunnen toekennen. Heel recent, nog afgelopen maand, kreeg ik als trainer dezelfde vraag weer voorgelegd. En weer, anno 2019, zou ik met dezelfde terughoudendheid kunnen uitkomen op hetzelfde percentage. Heb ik dan niks bijgeleerd in al die jaren?
Natuurlijk wel. Je weet niet wat je niet weet. Ik wist toen niet wat ik later allemaal nog zou ontdekken. En wat anderen allang weten. Je groeit mee.

Trainen of getraind worden

Die gedachte geef ik ook mee aan de deelnemers wanneer ik binnen een organisatie een training voor key-users verzorg, waarbij het de bedoeling is dat die key-users intern de kennis verspreiden aan hun collega’s. Zo worden ze opgeleid in het geven van trainingen. ‘Train-de-trainer’ noemen we dat. In mijn rol als trainer draag ik bij aan het opleiden van trainers. Naast de vakkennis gaat het daarbij ook om de didactiek.
En als ik dan zelf wat nieuws leer van een van de deelnemers, dan vind ik dat een mooie opsteker. Zo’n opsteker had ik deze week nog, toen een persoon me vertelde over een app die ik nog niet kende, maar die schijnbaar al jaren in Windows beschikbaar is maar mij was ontgaan.
Zo leuk dat ik hem hier graag wil doorgeven. Het betreft de app ‘Stappenbeschrijving’.

Wat is ‘Stappenbeschrijving’ ?

‘Stappenbeschrijving‘ is als app beschikbaar binnen Windows (in Windows 7 heeft de app de naam ‘Probleemstappenbeschrijving’). Met het programma kun je de stappen om op je computer een bepaalde taak uit te voeren opnemen met een recorder. De uitgevoerde stappen worden één voor één geregistreerd en vastgelegd in een reeks screenshots met bijbehorende beschrijving van de uitgevoerde stappen. Het resultaat, de opname, is één bestand dat je kunt opslaan en naar belanghebbenden kunt verzenden als uitleg van het uitvoeren van een taak op de computer.

De app starten:

• Open het Windows menu (met het Windows teken op je toetsenbord of taakbalk op je scherm)
  Typ: Stappenbeschrijving
  De app verschijnt als zoekresultaat in het Windows-menu(In het Startmenu van Windows kun je de app ook terugvinden onder de ‘Accessoires’.)
• Klik op de naam ‘Stappenbeschrijving’ om de app te starten.
  

 

De app gebruiken

• Klik op ‘Opname starten’
• Voer nu alle handelingen uit die nodig zijn om een bepaalde taak uit te voeren. Bijvoorbeeld een nieuw e-mailbericht maken en verzenden naar een collega.
• Je kunt tijdens de opname zelf nog opmerkingen toevoegen, of de registratie tussendoor onderbreken (even iets anders doen) en dan later weer hervatten.
• Stappenbeschrijving neemt geen tekst op die je intypt (zoals een wachtwoord), maar beschrijft bijvoorbeeld wel de functies die je aanklikt (als je bijvoorbeeld iets kopieert), of de sneltoetsen die je gebruikt (zoals bijvoorbeeld Ctrl+C).
• Als je klaar bent klik je op ‘opname stoppen’.

 

Een stappenbeschrijving opslaan

Je kunt de gemaakte opname zelf bekijken, om te controleren of de registratie laat zien wat je wilde laten zien. Met ‘Opslaan’ kun je het bestand opslaan als een *.zip bestand en, als je wilt, verzenden naar anderen om de stappenbeschrijving door te geven naar anderen.

Er zijn nog een paar opties die je aan de app kunt meegeven, zoals het instellen van de standaard bestandsnaam en opslaglocatie, en ook of je wel of geen screenshots wilt bij de beschrijving van de uitgevoerde en opgenomen stappen.

Instructiegids

Wellicht was deze app oorspronkelijk bedoeld om te helpen bij het reproduceren van problemen of vraagstukken. Maar op de helpdesk kan deze app goed van pas komen als je een vragensteller wilt beantwoorden via een te volgen reeks instructies. Met ‘Stappenbeschrijving’ kan dat gemakkelijk in één keer, zonder dat je elke te volgen stap zelf zal moeten beschrijven en screenshots daarbij moet maken. Bij het schrijven van handleidingen (instructiegids) kan de app zijn dienst bewijzen. Als trainer zie ik daar mogelijkheden in. Ik zou willen dat ik dat eerder van deze app had geweten.

Zo heb ik weer wat bijgeleerd. Trainer zijn, cursist zijn, die rollen spelen we allemaal. Trainen of getraind worden. Je leert altijd weer van anderen!