Office 365? Doe maar een traininkje….

Office 365 is meer dan alleen maar Word en Outlook. Het is bedoeld om anders te gaan werken en kan niet worden afgedaan met een “standaard” training.

Microsoft Office 365 leer je niet in 1 of 2 dagen, behalve als je weet waarom je anders wilt gaan werken met Office 365. Wat willen jullie dan gaan veranderen en vooral ook WAAROM?

Waarom is Office 365 anders dan Office zoals we die kennen, bijvoorbeeld Office 2016?

Enkele quotes uit mijn “workshop” praktijk:

• “Dit is toch gewoon Office en verder vind je het wel toch? Anders kijk je toch op YouTube?
• “Ja ICT heeft Office 365 geïnstalleerd en we kunnen er nu mee werken maar we weten niet goed wat we waarvoor moeten gebruiken.”
• “Wij hebben heel veel mail en willen daar graag beter mee omgaan, in Office 365 zou je niet meer hoeven mailen? Hoe dan?”
• “Wij kunnen onze bestanden niet vinden en hebben gehoord dat dit met Office 365 veel beter gaat, kunnen jullie daar een training voor verzorgen?”
• “Ik weet niet of ik het juiste bestand heb en of er een nieuwe beschikbaar is”
• “Wij noemen het bestand gewoon 20190101Def of SuperDef (van Definitief) zodat we weten wat de laatste versie is, maar soms vergeet iemand dat wel eens.”
• “Bestanden opslaan in The Cloud, is dat wel veilig?”
• “Bestanden delen met anderen? Liever niet!”
• “Samen in een bestand werken? En als die ander dan mijn tekst weg haalt?”

Microsoft Office 365 kun je gewoon gebruiken zoals Office 2016.

Natuurlijk kun je Microsoft 365 (de nieuwe naam voor Office 365) gewoon gebruiken als de oudere versies van Office zoals Office 2010 of 2016.

Wat bedoel ik hiermee?
Bijvoorbeeld: Je slaat je bestanden op in “Mijn documenten” en/of op een netwerkschijf zoals de “H: of de G: schijf”. Als iemand een bestand nodig heeft dan mail je die gewoon even in de bijlage. Als je samen aan een stuk moet werken dan wacht je gewoon tot je collega klaar is zodat jij dit bestand kunt openen. Of je maakt jouw tekst in een ander bestand en voegt dat later samen met alle andere stukken tekst waarbij je natuurlijk zorgt dat alle lettertypes, kop en voetteksten, paginanummers, inhoudsopgave enz. allemaal weer keurig bij elkaar passen.

De vergaderstukken mail je rond aan alle deelnemers of zet je in een map op het netwerk en mailt iedereen de link naar deze stukken. De deelnemers drukken de stukken af of kopiëren deze naar een eigen map om deze voor te bereiden. Outlook, Word, Excel en PowerPoint zullen best wel wat nieuwe knopjes hebben maar daar kom ik wel achter als ik die nodig heb en misschien krijgen we nog een training in Outlook dus dat komt wel goed.

Overstappen van Office 2007 naar 2010, 2013, 2016 of zelfs Office 365 kan bijna geruisloos verlopen als je blijft werken zoals je dat altijd al deed. Als je doet wat je deed, krijg en houd je wat je had ?!

Anders werken met Microsoft 365?

Soms kiezen organisaties voor Microsoft Office 365 omdat ze aan een nieuwe versie toe zijn. Andere organisaties kiezen voor Microsoft 365 omdat ze anders en veelal efficiënter en effectiever willen samenwerken. Bijvoorbeeld met veel minder mailtjes naar elkaar, of minder papier, of vaker plaats- en tijdonafhankelijk kunnen samenwerken of omdat vergaderingen echt anders moeten.

In Office 365 zitten niet alleen de standaard bekende programma’s zoals Word, Excel, PowerPoint en Outlook maar ook heel veel andere “Apps” zoals ze nu worden genoemd.

Populaire apps.

Heel populair in Microsoft 365 zijn de apps zoals “Teams, Planner, Groups, SharePoint en OneDrive”. Veel organisaties waar ik een training mag verzorgen hebben wel gezorgd dat alle medewerkers Microsoft 365 hebben, maar is nog niet nagedacht of en wat ze graag anders zouden willen gaan doen met deze nieuwe mogelijkheden.

Voor die organisaties verzorg ik heel veel inspiratiesessies waarin duidelijk wordt wat de vele nieuwe mogelijkheden van Microsoft 365 zijn. Zoals tegelijk samenwerken in een bestand van Excel, PowerPoint of Word. Of minder mailen met elkaar maar wel goed en actueel geïnformeerd zijn. Of thuis vandaag actief deel kunnen nemen aan de vergadering met beeld en geluid.

Wat nu?

Nadat een organisatie of (kleiner) een afdeling weet wat er mogelijk is, wordt er vaak bekeken wat voor hen goed is om te gaan veranderen. Een goed moment om eens te kijken wat er binnen de organisatie veel tijd kost en misschien met de komst van Microsoft 365 anders en vooral efficiënter kan.

Daar mag ik dan mee helpen, als adviseur kijk ik met een afdeling of organisatie mee wat voor hen een goede verbetering zou kunnen zijn. Als dit te groot wordt verandert dit in een project met Analyse, Advies, Traject en Borging.

Anders werken?

Anders werken moet je zeker niet onderschatten!
Als je al jaren een bestand mailt en daar ook meteen teksten bij typt en je zou dit nu in een andere app moeten gaan delen, communiceren en misschien ook wel gaan plannen dan vraagt dat om begeleiding. Niet altijd omdat het zo moeilijk is (vaak is het juist makkelijker) maar omdat het een verandering van je dagelijkse werkpatroon is.

Vooral dit veranderen wordt helaas erg onderschat ☹. Je hebt toch een training gehad? Je weet nu toch hoe het moet? Helaas, zo werkt het niet helemaal. Als je anders gaat werken moeten anderen ook anders gaan werken. Als ik jou via een Microsoft 365 app genaamd ‘Teams’ een bericht stuur en jij antwoord via de mail en een ander via Skype of Yammer, dan gaat het echt heel erg fout. Dat vraagt dus om afspraken maken en structuur zodat we allen (afdeling en/of organisatie) op deze andere manier gaan samenwerken.

Waarom ook al weer?

Ja, waarom gingen we ook al weer op deze nieuwe manier samenwerken? Waarom blijven we niet werken zoals we al jaren deden? Als daarop het antwoord niet duidelijk is voor iedereen doe het dan VOORAL NIET!

Veranderingen stuitten altijd en overal op weerstand. Men blijft graag hangen in de oude en vertrouwde werkwijze, dat zit in ieders systeem en is routine geworden. Dit kan deels weggenomen worden door de logica erachter helder over te brengen op collega’s maar vooral door mensen in teamverband te laten zien en ervaren hoe het anders kan en zelf te laten ontdekken dat het uiteindelijk prettiger werkt.

En als alle neuzen dezelfde kant op staan is het een kwestie van gewoon doen en elkaar blijven wijzen op de nieuwe werkwijze indien men ‘terugvalt’ in de oude werkwijze. Na een periode van ongeveer 2 maanden wordt een andere werkwijze onderdeel van je eigen systeem en lijkt het alsof je nooit anders hebt gedaan. Alleen werk je nu een stuk efficiënter samen en ben je klaar voor de toekomst.

Hulp bij overstappen op Microsoft 365

Is jouw organisatie klaar om over te stappen op Microsoft 365 en efficiënter te gaan werken? Wij helpen je met de overstap en vooral met de begeleiding van de medewerkers. We kijken mee naar het antwoord op de vraag “Waarom willen we anders gaan werken?” en hoe dat anders werken er voor jouw organisatie uit kan zien. Daarnaast motiveren we de medewerkers om dit doel met zijn allen te bereiken!

Meer weten?

Neem contact met ons op via de chat of het contactformulier. Of lees verder bij Zet een succesvolle Microsoft 365 project op of de Microsoft 365 Training. Wij helpen je graag verder!