Microsoft 365 Visie en Governance begeleiding

Waarom werken aan Microsoft 365 Governance?

Wanneer je als organisatie aan de slag gaat met Microsoft 365 blijkt dit een immens platform te zijn. Allereerst zijn er behoorlijk veel verschillende apps beschikbaar en moet je als organisatie weloverwogen keuzes maken over welke app je waarvoor wel of niet gaat inzetten. Ook is de manier van inrichten en structureren iets waar weloverwogen keuzes in dienen gemaakt te worden. Daarnaast is het aanbieden van nieuwe technieken nog geen garantie dat mensen er ook daadwerkelijk mee gaan werken. Laat staan dat ze de aangeboden tools optimaal (efficiënt en effectief) gebruiken. Microsoft 365 is bovendien een platform met veel meer potentie dan alleen maar documenten maken, mailen en (video-) bellen.

Een gedegen Microsoft 365 Visie en Governance plan kan je helpen om meer ‘compliant’ te zijn. Oftewel: voldoen aan wet en regelgeving zoals de AVG, diverse ISO standaarden, de Baseline Informatie beveiliging Overheid (BIO), Wet open Overheid, de archiefwet enz. Daarnaast helpt een Microsoft 365 Visie en Governance plan je om beter samen te werken. Denk daarbij bijvoorbeeld aan:

• Samenwerken door communicatie en werken in en aan documenten te integreren in één platform
• Een modern en sociaal intranet
• Samenwerken aan projecten, projecttaken en projectdocumentatie
• Documentmanagement en versiebeheer
• Automatiseren van processen en taken

Doordat je weet wat er allemaal mogelijk is met Microsoft 365, worden werkprocessen vereenvoudigd en wordt het voor de medewerkers prettiger en leuker.

Een Microsoft 365 Visie en Governance plan is meer dan alleen maar investeren in techniek

Uit onze jarenlange praktijkervaring blijkt dat veel organisaties wel investeren in de techniek, maar zich veel minder bezig houden met vragen als:

• Waarom willen we Microsoft 365 gaan gebruiken, wat is de toegevoegde waarde?
• Welke structuur past het beste bij mijn organisatie?
• Welke technieken willen we in gaan zetten, welke apps?
• Hoe zorgen we er voor dat de techniek ook optimaal door de medewerkers wordt ingezet (adoptie/adaptie)?
• Hoe zorgen we er voor dat techniek ook compliant wordt gebruikt (veilig, AVG en privacy-proof opslaan en delen, tijdig vernietigd of overgedragen)?
• Waar slaan we documenten op, hoe vinden we deze terug en hoe gaan we om met het delen van documenten?
• Hoe vinden en behouden we interne kennis en expertise?
• Hoe werken we samen met externen zoals klanten, leveranciers en ketenpartners?

Deze vragen zijn essentieel om ervoor te zorgen dat Microsoft 365 op een juiste manier wordt geïmplementeerd én gebruikt. Deze vragen komen o.a. aan bod in onze Visie en Governance scan. Indien nodig gaan we gezamenlijk verdiepen op de diverse thema’s in een (online) workshop. Dit vormt de basis voor een Visie en Governance Roadmap waarmee een gedegen plan kan worden opgesteld voor jouw organisatie. Een goed Visie en Governance Plan voorkomt vragen en geeft je organisatie en medewerkers een manifest waarmee zij optimaal kunnen werken met Microsoft 365.

Kortom, AVK helpt je als onafhankelijke organisatie door de juiste vragen te stellen en een goede gesprekspartner te worden met jouw IT leverancier of het interne IT team. Hierdoor komt er uiteindelijk een Visie en Governance plan te liggen wat past bij jouw organisatie en jullie manier van werken.