Bewaartermijnen in Microsoft 365 met retentiebeleid en retentielabels
Retentiebeleid en retentielabels zijn technieken in Microsoft 365 om bewaartermijnen in te stellen. Hoe lang wil je data bewaren en/of wanneer wil je data juist vernietigen. Je kunt retentiebeleid en retentielabels instellen op verschillende locaties binnen Microsoft 365, zoals in je e-mail (Outlook Exchange), SharePoint, OneDrive en MS Teams. Retentiebeleid wordt ingesteld op een zogenaamde container, zoals bijvoorbeeld een gehele mailbox van iemand of een OneDrive. Retentielabels kun je daarentegen instellen op losse items, zoals een document of map. Retentiebeleid en retentielabels helpen jouw organisatie voldoen aan wettelijke en organisatorische vereisten voor het beheer van je data.
Waarom zijn bewaartermijnen met retentiebeleid en retentielabels zo belangrijk?
Organisaties zijn goed in het creëren van documenten. Meestal lukt het een organisatie ook om een logische structuur te maken om deze documenten te archiveren. Maar vaak ontbreekt het aan een duidelijk archiefbeleid (of de naleving daarvan) waardoor de archiefstructuur overvoerd wordt met te veel data. Te veel documenten, concepten, sub-sub-sub mappen en oude documenten die niet meer gebruikt worden, maar het zoeken wel belemmeren. Hoewel meestal wel is nagedacht over een archiefbeleid (ofwel “Archivering by design”) wordt dit bij veel organisaties niet goed of niet succesvol geïmplementeerd.
Met de komst van retentiebeleid en retentielabels binnen Microsoft 365 is het een stuk minder ingewikkeld geworden om bewaartermijnen correct te hanteren. Juist voor de mensen die dagelijks werken met de documenten. De documenten kunnen voortaan ‘in-place’ gearchiveerd worden en medewerkers hoeven minder of zelfs helemaal geen moeite meer te doen om een document te archiveren. De noodzaak voor een separaat archiveringssysteem of zaaksysteem wordt daarmee vele malen kleiner. De mogelijkheid van archiveren zit in de meeste Microsoft Office 365 licenties. Een Microsoft 365 E5 licentie biedt de meeste opties maar is niet altijd noodzakelijk.
Planmatige aanpak bewaartermijnen in Microsoft 365 met retentiebeleid en retentielabels
Wanneer je als organisatie aan de slag wilt gaan met retentiebeleid in Microsoft 365 is een planmatige aanpak aanbevolen. Er is aandacht nodig voor de vijf pijlers van verandermanagement bij een implementatie van een retentiebeleid (archivering by design), namelijk :
- Visie en beleid op informatiemanagement
- Communiceren met de gehele organisatie over de visie, het beleid en wat er staat te gebeuren
- Het trainen van de betrokkenen, klassikaal, middels korte video’s en/of just-in-time handleidingen
- Het opleiden van de ambassadeurs en beschikbaar stellen van de juiste middelen voor hen
- Meten van het gedrag, hoeveel documenten / mappen wordt terecht/onterecht retentie op toegepast en indien nodig bijsturenÂ
Het is aan te raden met een Microsoft 365 Visie en Governance traject te beginnen om verbeterpunten vast te stellen en hun prioriteit te bepalen.
Benieuwd naar wat AVK voor jouw organisatie kan betekenen? Neem dan contact met ons op of vraag direct een offerte aan. Wij helpen je graag verder!Â
De werkwijze van AVK bij instellen rententiebeleid en retentielabels
- Advisering over de aanpak, inclusief een roadmap.
- Opstellen van een archiveringsplan met Microsoft 365
- Verzorgen van trainingen en informatiebijeenkomsten over retentiebeleid en retentielabels, van klassikale training tot bijvoorbeeld een pubquiz
- Bepalen van het retentiebeleid en toe te passen retentielabels
- Opstellen van (interne) communicatiemiddelen en digitale (samenwerk-) etiquette. Denk aan maatwerk communicatie uitingen, uitleg video’s en handleidingen
- Instellen van retentiebeleid voor sleutelfiguren, bijvoorbeeld aan de hand van de Capstone methodiek
- Instellen van retentiebeleid voor niet-sleutelfiguren
- Instellen en beschikbaar stellen van retentielabels
- Samen het proces inrichten voor beoordeling na het verlopen van een retentietermijn
- Plannen voorbereiden en uitvoeren van het strategisch kwartaaloverleg over archivering
- Monitoring van wijzigingen in Microsoft 365 en in overleg plannen en doorvoeren van verbeteringen en aanbevelingen.
- Meten van de resultaten en rapporteren over het verloop
Je investering
- Vanaf € 1360,- (remote)
- Vanaf € 137,- per uur (op locatie)
Werkzaamheden kunnen remote uitgevoerd worden via onze online strippenkaarten, met een minimale afname van 10 uur. Bij inzet op locatie wordt een uurtarief berekend exclusief reiskosten. Alle genoemde prijzen zijn exclusief BTW.
Saskia Meerhoff
Opleidingsadviseur
Meer informatie?
Neem contact met ons op of vraag direct een offerte aan. Wij helpen je graag verder!
Volg ons