E-mailstress na je vakantie? Lees dan deze tips…

Hoe werk je die grote stapel e-mails weg die na je vakantie in je postbus op je zitten te wachten?

De Duitse autogigant Daimler heeft enkele jaren geleden dé oplossing geboden voor e-mailstress na de vakantie: werknemers kunnen ervoor kiezen om tijdens hun vakantie alle inkomende berichten ongelezen te laten verwijderen. Alle verzenders ontvangen keurig een afwezigheidsmelding dat het bericht niet is ontvangen en wie de alternatieve contactpersoon is.
Hiermee zorgt de organisatie ervoor dat werknemers zich zo goed mogelijk kunnen ontspannen tijdens hun afwezigheid én daarna zonder stress met een schone lei kunnen starten.

Voor heel veel functies is deze afspraak toepasbaar, ga maar na hoe weinig e-mailberichten nog relevant zijn na terugkomst van jouw vakantie. Voor diegene die wél een ontplofte Inbox hebben staan hieronder praktische tips hoe je snel, simpel en zonder stress weer overzicht hebt.

Filter, prioriteer en plan!

Je Postvak In leegmaken is niet hetzelfde als alle berichten ook direct behandelen. Zorg eerst voor overzicht en scheid het kaf van het koren. Dat geeft rust omdat je snel de inhoud van je Inbox hebt doorgenomen en dus goed kan prioriteren.

Filter zo slim en snel mogelijk

1. Start met slim filteren en gebruik hiervoor de volgende mogelijkheden:
   • Sorteer alle berichten op ‘afzender’ en verplaats of verwijder bv alle social media berichten, spam of een ander type bericht zoals nieuwsbrieven.
   • Maak een regel waarin je al je ‘cc-berichten’ direct naar een mapje ‘CC en nog te lezen’ verplaatst (zie hiervoor ons eerdere blog: Houd je postvak in leeg tijdens de vakantie).
   • Sorteer alle berichten op pictogram zodat je bv direct alle vergaderverzoeken en automatische antwoorden (out of office reply) kan verplaatsen. Ga deze niet direct behandelen!
   • Rangschik de berichten op gesprek i.p.v. op datum (tabblad Beeld en ‘weergeven als gesprek of discussie’ aanvinken). Berichten met hetzelfde onderwerp worden dan direct onder elkaar weergegeven. Als je het nieuwste bericht leest kan je daarna het hele gesprek verplaatsen/verwijderen volgens stap 2.
2. Voorkom dat je alle berichten eerst uitgebreid gaat lezen en direct gaat afhandelen dus:
   • Lees het bericht
   • Bepaal 1x wat je ermee moet doen:
     • Weggooien → het is verlopen / niet belangrijk
     • Direct doen → kan je het direct (max 2 minuten) afhandelen dan doen en uit Inbox verwijderen
     • Plannen → vraagt het bericht een langere afhandeltijd, verplaats het bericht naar map ‘to do’, takenlijst of agenda
     • Bewaren → berichten die je ooit/misschien nog wilt lezen naar een map ‘bewaren of archief’
     • Delegeren of Wachten op → delegeer of verplaats naar map ‘wachten op’
3. Nu heb je overzicht en ga je de berichten behandelen:
   • Start met de hoogste prioriteit: bv vergaderverzoeken (die je reeds gesorteerd hebt) of juist actieberichten
   • Begin altijd met het nieuwste bericht en nooit met het oudste. Je zal merken dat je anders berichten gaat beantwoorden die later al opgelost blijken te zijn.
   • Plan tijd in voor de berichten die je nog wilt lezen zoals CC-berichten waar voor jou geen actie aanzit. Dit kan prima aan het einde van een werkdag.

Gelukkig heb je weer orde in de chaos, dat geeft rust én het zorgt ervoor dat we ons positieve vakantiegevoel langer vasthouden. En wie wil dat nou niet?

Wat heb je geleerd?

Wees je bewust hoeveel tijd en energie het je gekost heeft om weer een ‘normaal’ werkbare Inbox te krijgen. Wat ga je eraan doen om dit voor een volgende vakantie te voorkomen? Denk hierbij aan:

• Wat spreek je af met collega’s tijdens afwezigheid over e-mail? Als bepaalde taken worden overgenomen kan je er voor kiezen om bepaalde berichten middels een regel te laten doorsturen naar die collega.
• Een duidelijke afwezigheidsmelder en wat te doen met inkomende berichten.

Voorbeeldteksten voor een afwezigheidsbericht zijn:

Momenteel verblijf ik in <naam bestemming of land> en tijdens mijn vakantie lees ik mijn e-mail niet. Vanaf <datum> ben ik weer in de gelegenheid om e-mail te lezen en zal ik zo snel mogelijk antwoorden indien nodig.

Voor jou

Mocht je nu denken… ‘OK, dan doe ik het wel anders’ of ‘dan is het al opgelost’ of is jouw mail niet meer relevant tegen die tijd, dan zou ik het fijn vinden als je het mailtje ‘intrekt’ of mij even bericht. Dank alvast!

Dringende vragen en verzoeken

Is het echt nodig om nu antwoord te krijgen? U hoeft niet te wachten op het antwoord tot ik terug ben, mijn collega’s kunnen ook prima ondersteunen. Je kunt hen bereiken via <e-mailadres collega> of telefonisch via <telefoonnummer>.

Vragen over <onderwerp>

Mijn collega <naam> behandelt tijdens mijn afwezigheid alle berichten over <onderwerp>. Voor vragen is hij/zij bereikbaar via <e-mailadres collega> of telefonisch via <telefoonnummer>.

Daimler tekst

Ik ben op vakantie en kan uw e-mail niet lezen en uw bericht zal worden verwijderd. Voor dringende vragen kunt u contact opnemen met mijn collega <naam> via <e-mailadres collega> of verstuur het bericht nogmaals zodra ik weer terug ben vanaf <datum>.

Ik wens je veel succes met bovenstaande tips!

Heb je ook behoefte om duidelijke afspraken met je team/afdeling of, liever nog, hele organisatie te maken hoe om te gaan met e-mail zoals in vakantieperiode en na werktijd? Speel dan ons zakelijke e-Etiquette-spel en maak samen de gewenste afspraken hoe om te gaan met e-mail. Interesse? Neem gerust contact met mij op via de mail of bekijk de website e-Mail etiquette spel.