SharePoint tip: Zoeken en werken met Metadata filters

In sommige organisaties zijn natuurlijk veel tot heel erg veel documenten, maar toch is deze hoeveelheid in de organisatie betrekkelijk als je dit vergelijkt met de hoeveelheid informatie die te vinden is op het internet. Denk eens aan de vele vakanties, koophuizen, producten die op internet te vinden zijn. Als we een vakantie- of huizensite nader bekijken, zien we dat we in die site kunnen filteren op locatie, soort huis, prijsklasse, kwaliteit in sterren, extra’s enz. waardoor we snel kunnen vinden en vergelijken. Er is vooraf natuurlijk goed nagedacht waar consumenten in dit geval op willen zoeken.

Binnen de organisatie moeten we vooraf dus ook goed nadenken waarop we willen zoeken/filteren.
Het is verstandig eens met een aantal collega’s van de afdeling te brainstormen over onderstaande zaken:

– Welke documenten hebben we? (offerte, tekeningen, contracten, brieven enz…)
– Welke documenten willen/moeten we bewaren. (en hoelang, wettelijk, bewijs …)
– Welke soorten documenten zijn er? (pdf, docx, xlsx. enz…)
– …

Documenten opslaan in een goed bedachte mappen structuur is en blijft mogelijk. Met SharePoint kan je documenten ook opslaan met metadata en zelfs in combinatie met sites en mappen. (Tip: kijk ook eens naar de workshop digitaal archiveren)

Voorbeeld: Documenten opslaan op een site bijvoorbeeld de HRM site doe je omdat andere medewerkers van de organisatie deze documenten niet mogen zien en dus ook niet vinden. Binnen deze HRM site heb je (vaak) de hoofdsite en locatie voor alle medewerkers waarop je informatie publiceert en bibliotheken waarop alle medewerkers kunnen lezen.

Onder deze site heb je specifiek een site waarop alleen de medewerkers van de HRM afdeling kunnen samenwerken. In die specifieke site kan je weer verschillende bibliotheken maken waarop ook binnen de HRM afdeling sommige medewerkers wel/geen toegang hebben.

Binnen een bibliotheek staan de documenten in mappen en/of met metadata.

Metadata

Metadata wordt vaak al standaard aan het document meegegeven bij de “geboorte” van het document zoals, titel, auteur, datum. Het is ook mogelijk deze lijst uit te breiden met eigen bedachte metadata zoals, offerte, order, contract, enz.

Op de linker afbeelding een voorbeeld welke metadata automatisch aan een document in Word 2013 wordt ingevuld.

Elk document moet dus worden opgeslagen in de juiste bibliotheek (eventueel ook weer in de juiste map) en met metadata.

Hieronder een voorbeeld hoe extra metadata aan een Word document moet worden meegegeven.