Word tip: To Enter or not to Enter, that’s the question

Hoe voorkom je ongewenste witregels tussen alinea’s en opsommingen?

Hoe Microsoft alinea’s hanteert, kan het beste worden uitgelegd aan de hand van de vraag uit hoeveel alinea’s onderstaande schuingedrukte tekst bestaat:

Veel mensen denken dat een tekstverwerker hetzelfde werkt als de goede oude typemachine.
Doorgaans moest je op zo’n antiek apparaat twee enters invoeren om een nieuwe alinea te beginnen.

Bij een (elektrische) typemachine moest je telkens aan het einde van een regel op de <enter> of op de <return> toets drukken.

Bij een tekstverwerker hoeft dat niet, want die houdt bij dat je de rechter marge van je pagina hebt bereikt en gaat dan zelfstandig naar de volgende regel.

Volgens de gehanteerde Wikipedia definitie staan hier welgeteld drie alinea’s, telkens gescheiden door één lege regel.

Volgens Word is het aantal alinea’s echter afhankelijk van de wijze waarop naar de volgende regel is gegaan:
1. Is de <enter> toets gebruikt om naar een volgende regel te gaan?
2. Is er doorgetypt aan het einde van de regel?
3. Zijn de <shift>+<enter> toetsen gebruikt om naar een volgende regel te gaan?

Omdat Word een alinea-georiënteerd tekstverwerkingspakket is, maakt het dus verschil op welke wijze er naar een volgende regel wordt gegaan. Bij optie 2 en 3 zal Word naar een nieuwe regel gaan en geen nieuwe alinea beginnen. Kies je echter optie 1 (en dat doet zo’n 80% van de Word gebruikers), dan zal Word zowel een nieuwe regel beginnen maar ook een nieuwe alinea.

Heb je hier in de praktijk dan last van? Nee en ja!

Nee, je hebt er geen last van tenzij je gebruik maakt van een afwijkende opmaak (zoals inspringen) of:
• opsommingstekens en
1. nummeringen.

Ja, je kan er last van hebben omdat opsommingstekens en nummeringen zich vaak niet gedragen zoals jij dat wilt. In dat geval is het dus handig om rekening te houden met het verschil tussen een <enter> aan het einde van een regel en <shift>+<enter>.

De knop ¶ (alineamarkeringen, te vinden onder het tabblad Start), toont op welke wijze er naar een nieuwe regel is gegaan en uit hoeveel alinea’s de tekst bestaat. Als je op de knop klikt zie je dit teken door het hele document staan. Toont Word een ¶ aan het einde van een regel dan is er sprake van een <enter> (ook wel harde enter genoemd) en zal de volgende regel tevens een nieuwe alinea zijn.

Toont Word echter een enter-pijltje dan is er of doorgetypt aan het einde van de regel of is aan het einde van de regel met <shift>+<enter> naar een nieuwe regel gegaan. In beide laatste gevallen dus zonder een nieuwe alinea aan te maken.

Tip: De belangrijkste tip is dus dat je door <shift>+<enter> tegelijk in te drukken, je naar de volgende regel gaat, zonder dat een witregel wordt gebruikt.

NB: Vanaf Word 2007 zijn er Stijlen toegevoegd en is de Standaard instelling voor alinea’s in Word gewijzigd waardoor je na een <enter> een witregel krijgt. Naast de Standaard stijl is ook de Stijl ‘Geen afstand’ ingevoerd waarbij je na een <enter> geen witregel krijgt. De Standaard Stijl kun je aanpassen waardoor je die witregel ook niet meer krijgt en dus zelf kunt bepalen wanneer er een witregel moet komen. Hoe je dat doet lees je in het blog: Standaard regelafstand instellen.

Opsommingstekens en nummering

Als je in Word gebruik wilt maken van opsommingstekens of nummeringen dan kan je handig gebruik maken van het verschil tussen <enter> en <shift>+<enter>.

• Wil je een nieuw opsommingsteken of nummer op de volgende regel? Gebruik dan de <enter> toets.
• Wil je geen nieuw opsommingsteken of nummer op een nieuwe regel, maar wil je dat de tekst mooi uitgelijnd onder de bovenstaande regel terecht komt? Gebruik dan <shift>+<enter>.

Je kunt natuurlijk ook combineren: Gebruik <enter> om een nieuwe regel met opsomming of nummering te beginnen en druk na het intypen van de tekst op <shift>+<enter> om een lege regel zonder opsomming/nummer toe te voegen. Druk je daarna weer op <enter> dan gaat de nummering of opsomming op de volgende regel weer keurig door. Zo kun je dus wat meer afstand tussen de verschillende opsommingen zetten.

Tip: Binnen een opsomming of nummering kun je eenvoudig een subnummering maken (bijv. 1.a). Dit doe je door de cursor achter het opsommingsteken of nummering te zetten en op de <Tab> toets te drukken. Je krijgt meteen een subnummering die door kan gaan tot 9 subniveaus. Om op de volgende regel weer terug te gaan naar een vorig niveau gebruik je <shift>+<tab> en de regel springt weer terug naar de vorige (hoofd-)nummering.

Met andere woorden:

• eerste regel – gevolgd door <enter>
• tweede regel – gevolgd door <shift>+<enter>
  derde regel staat nu uitgelijnd met tweede regel zonder nieuw opsommingsteken – gevolgd door <enter>
• vierde regel – gevolgd door <enter> en daarna <tab>
  • vijfde regel wordt nu een subniveau – gevolgd door <enter> en daarna <shift>+<tab>
• zesde regel staat nu terug op het hoofdniveau

of:

1. regel 1 – gevolgd door <enter>
2. regel 2 – gevolgd door <shift>+<enter>
   regel 3 onder regel 2 zonder doornummering – gevolgd door <enter> en daarna <tab>
   1. regel 4 Subnummering – gevolgd door <enter>
   2. regel 5 Subnummering – gevolgd door <enter> en daarna <shift>+<tab>
3. regel 6 staat nu terug op hoofdnummering