Digitaal Archiveren: Uniforme naamgeving

Zorg voor eenduidige namen bij gelijksoortige documenten met hulp van een thesaurus.

In de workshop Digitaal Archiveren leer je Classificeren; een methode om te komen tot een gezamenlijke structuur die voldoet aan deze voorwaarden. Stapsgewijs wordt duidelijk hoe je een digitaal archief opzet.

Eerst een inventarisatie:
“WAT” ofwel welke stukken je gaat bewaren, op welke plek je het gaat archiveren “WAAR” en als laatste “HOE” je het gaat archiveren.

Het “HOE” archiveren is een complex vraagstuk met deelvragen zoals ondermeer:

• Uniforme naamgeving van documenten
• Classificatie (structuur)
• Hoelang bewaren we welke stukken
• Hoe gaan we schonen
• Hoe gaan we over van onze huidige werkwijze naar de nieuwe werkwijze
• Hoe zoeken we documenten veelal terug

Een van de deelvragen van “hoe” je gaat archiveren gaat dus over uniforme naamgeving. Hier maak je duidelijke afspraken over om te voorkomen dat jij stukken opslaat onder een andere bestandsnaam dan je collega. De een gebruikt bijvoorbeeld “vergaderverslag” terwijl de ander deze de naam “Notulen” geeft. Hieronder geven we je aan de hand van een voorbeeld een handreiking voor een zogenaamde Thesaurus. Kort door de bocht is dat een synoniemenlijst met aanverwante termen. Op deze lijst maak je een gezamenlijke keuze welke “naam” je aan een specifiek soort stukken geeft.

Hieronder een klein voorbeeld van een uitgewerkte thesaurus.

Een thesaurus kan een simpel document zijn met de afspraken op een rij. Maar tegenwoordig zijn er ook allerlei geautomatiseerde thesaurussen. Bijvoorbeeld SharePoint bevat mogelijkheden om een thesaurus in te stellen op metadata.

Wil jij weer helemaal up-to-date zijn en je digitale (secretariaats)archief op orde hebben?
Bekijk dan een van onderstaande trainingen.