Hoe hou ik mijn job relevant in de toekomst – waarop focus ik?

Hoe ziet de functie van de management assistent er straks uit met al die opkomende technologieën?

Het einde van het jaar nadert; tijd om na te denken over de toekomst. Op de korte termijn, maar ook gelijk een stapje verder. Wat gebeurt er met mijn baan als ontwikkelingen als artificial intelligence en deep learning hun intrede doen in het kantoor?

Focus op de korte termijn

Wat zijn jouw werk-gerelateerde doelen voor 2020? Nu is hét moment om daarover na te denken, zodat je op 2 januari direct start met die activiteiten die daadwerkelijk bijdragen aan je doelen. Duidelijke doelen helpen je bij het maken keuzes in het dagelijks leven en in je werk. Waar hou je je wel, en waar hou je je niet mee bezig?

Voor het stellen van werk-gerelateerde doelen is het belangrijk te weten wat de doelen zijn van de organisatie, afdeling of business unit waar jij werkt. Ken jij jullie doelen voor 2020 al? Nee? Aan de slag dan! Zoek eens op het intranet, vraag ernaar tijdens het afdelingsoverleg of stel de vraag in je bila met je manager. Wat zijn onze doelen voor 2020? Gewapend met het antwoord ben jíj aan zet.

Wat betekent dit voor jou?

Doordat je nu de doelen kent ben je in staat om écht proactief te handelen. Te anticiperen op die zaken die bijdragen aan het behalen van de doelen door je manager en door jou. Alleen die taken zijn écht belangrijk. De overige werkzaamheden zijn daaraan ondergeschikt en dus minder belangrijk.

Handig: door de doelen te kennen ben jij in staat om de juiste prioriteiten te stellen. En…..urgentie gaat nooit boven belangrijk. Met andere woorden: steek je tijd niet in urgente taken als die taken niet bijdragen aan het behalen van de doelen. Om met Eisenhouwer te spreken: urgente taken zijn zelden belangrijk en belangrijke taken zijn zelden urgent. Huh? Heel eenvoudig: als iets belangrijk is, hou je je daarmee continu bezig en zorg je ervoor dat je je deadline haalt. De belangrijke zaken worden dus zelden urgent. Een handige tip voor die collega die altijd op het laatste moment aankomt met zijn of haar ‘urgente’ zaken….!

Relevant blijven op de langere termijn

Er zijn steeds meer apps, chatbots en tools die taken van de management assistant makkelijker maken. Routinematige en repeterende taken kun je eenvoudig laten uitvoeren door apps. Om te beginnen: gebruik regels en snelle stappen in Outlook, schakel Siri, Google Assistant of Alexa in en attendeer je collega’s op de Secretarybot in Office 365. Zo creëer jij tijd voor die taken die écht waarde toevoegen. Taken waarbij creativiteit, oplossingsgerichtheid, ‘out of the box’ denken en sociale interactie noodzakelijk zijn. Tijd blijven investeren in en focussen op het uitvoeren van repeterende taken is écht eindig.

Aan de slag dus!

Investeer in inzicht in jouw taken. Welk taken voer je uit? Hoe vaak per dag/week? Hoeveel tijd besteed je aan routinematige werkzaamheden?
Zoek daarna naar mogelijkheden om deze routinetaken te automatiseren. Start met het optimaal gebruiken van je beschikbare software. Nog geen snelle stappen aangemaakt voor je bestellingen, het beantwoorden van open sollicitaties of andere repeterende handelingen? Doe dat onmiddellijk!

Langere stukken tekst die je moet invoeren. Gebruik spraakherkenning (bijvoorbeeld in je notitie-app op je telefoon), spreek de tekst in en deze wordt omgezet naar getypte tekst. Mail het bestand naar jezelf en klaar ben je…… Blijven er nog zaken over die je wilt automatiseren zoek dan naar tools die dit voor je kunnen doen of stap dan naar de afdeling ICT en bespreek de mogelijkheden.

Door stap voor stap je routinetaken te automatiseren maak je zelf tijd vrij voor taken die er echt toe doen. Taken die waarde toevoegen voor je manager. Als een echte sparringpartner of co-manager. Zó blijf je relevant voor jouw organisatie én creëer je mogelijkheden om je te blijven ontwikkelen en te groeien.

Ik voorzie een prachtige toekomst!