PowerPoint Hand-outs opmaken in je eigen (huis-) stijl

Maak van een hand-out een visitekaartje van jezelf of van je organisatie! Er is vaak veel aandacht voor de inhoud en opmaak van de presentatie, veelal in een vastgelegde huisstijl van de organisatie. Maar het uiterlijk van de hand-outs komt er vaak bekaaid van af. Dat is jammer, want PowerPoint biedt handige mogelijkheden om de informatie op hand-outs op te maken in je eigen stijl.  Zo kun je achtergronden, logo’s  en kop- en voetteksten toevoegen aan de hand-out. Ook een fijne instelling is dat je de dianummers kunt verbergen (wat vaak een grote irritatie is omdat de pagina’s ook al genummerd zijn en er vaak verborgen dia’s zijn waardoor de nummering niet doorloopt).

Standaard hand-out maken in PowerPoint

• Ga in het lint naar de tab ‘Bestand‘ en klik op ‘Afdrukken‘.
• Onder het kopje ‘Instellingen’ kies je dat je hand-outs wil afdrukken. Bijvoorbeeld met 3 dia’s op een af te drukken pagina. Deze optie wordt vaak gebruikt omdat op de ruimte naast de dia-miniaturen schrijfregels worden afgedrukt ten behoeve van notities bij de dia’s.
• Klik onderaan de keuze items op de koppeling ‘Koptekst en voettekst bewerken’ als je (bijvoorbeeld) bedrijfsinformatie als tekst wilt toevoegen op je afdruk.

Het PowerPoint hand-outmodel

In het PowerPoint hand-outmodel ga je vastleggen hoe jouw hand-out er uit moet komen te zien.

• Ga naar het menu ‘Beeld‘
• Klik op de knop ‘Hand-outmodel‘.

Er verschijnt nu een extra menu ‘Hand-outmodel’ waar je de Afdrukstand, Diagrootte en aantal dia’s per pagina kunt kiezen. Daarnaast kun je kop- en voetteksten toevoegen met datum en paginanummering. Voer een (bedrijfs-)thema door of kies zelf de kleur, lettertype en eventuele achtergrond.

Stel nu je basis hand-outmodel in:

• Stel het aantal dia’s per pagina in. Ikzelf gebruik altijd 2 op 1 pagina omdat de teksten op de dia’s dan nog fatsoenlijk te lezen zijn.
  
• Verplaats de kaders met kop- en voetteksten, zodat deze beter aansluiten op je dia’s en je een mooiere pagina-indeling krijgt. Let op dat je de locatie van deze kaders soms moet veranderen als je later meer of minder dia’s op een pagina wilt tonen. Vul de gewenste kop- en voetteksten in en lijn de tekst uit.
• Verwijder eventueel elementen die je niet wilt zien. Ik wil zelf bijvoorbeeld maar 1 kader met koptekst bovenaan.
• Sluit de modelweergave (of ga door naar de volgende alinea om verder op te maken).
  

Je hebt nu de basis lay-out van de hand-outs voor deze presentatie vastgelegd.

De hand-out opmaken in jouw huisstijl met logo

Logo’s, afbeeldingen, kleuren en lettertypen die je wilt gebruiken op je hand-out stel je ook in op het Hand-outmodel. Ga weer naar het menu ‘Beeld’ en klik op de knop ‘Hand-outmodel’.

Lettertype en kleur opmaken

Je kunt nu via menu ‘Start’ het lettertype en tekstkleur aanpassen van de verschillende kaders. Selecteer een kader op de hand-out en selecteer in het menu Start het juiste lettertype en kleur.

Logo, afbeeldingen en vormen toevoegen

Om een logo toe te voegen ga je naar menu ‘Invoegen’ en klik je op de knop ‘Afbeeldingen’. Selecteer het bestand dat je wilt gebruiken en deze verschijnt op de hand-out. Pas de grootte aan door vanuit een hoek te slepen met je muis. Verplaats het logo vervolgens naar de gewenste plek. Op dezelfde wijze kun je vanuit menu ‘Invoegen’ ook vormen toevoegen zoals lijnen of kleurvakken.

Achtergrondafbeelding of achtergrondkleur toevoegen

Je kunt de hand-out een achtergrondkleur geven of een afbeelding gebruiken als achtergrond. Dit is bij geprinte versies niet altijd aan te raden, maar in een pdf-versie kan het iets extra’s toevoegen. Klik daarvoor op de knop ‘Achtergrondstijlen’. Je krijgt dan al meteen een paar kleuren voorgesteld uit het kleurenschema wat bij het thema van je presentatie past. Maar als je kiest voor ‘Achtergrond opmaken’ kan je zelf instellen hoe je achtergrond er uit komt te zien.

Je hebt nu de volgende opties:

• Effen opvulling: een enkele kleur als achtergrond
• Opvulling met kleurovergang: twee kleuren die in elkaar overvloeien
• Afbeelding of bitmappatroon: hier kun je een standaard bitmap patroon kiezen als achtergrond of je eigen afbeelding invoegen door een Bron afbeelding te kiezen.
  
• Patroonopvulling: achtergrond invoegen bestaande uit een patroon.

Zodra je een kleur of afbeelding als achtergrond hebt ingesteld, krijg je meerdere opties om deze aan te passen. Zo kun je de afbeelding doorzichtig maken of verschuiven. Klik op het afbeeldings- of effecten icoontje om effecten toe te passen, zoals de afbeelding in een andere kleur weergeven.

Om je een idee te geven wat mogelijk is heb ik onderstaande hand-out gemaakt in het Hand-outmodel, op basis van een weergave van 2 dia’s:

Nogmaals, let er dus wel op dat als er je later kiest voor om meer dia’s te tonen op je hand-out, dat je het Hand-outmodel weer aanpast want het kan dan bijvoorbeeld zo zijn dat je logo deels achter een dia verdwijnt. Je kunt de modelweergave nu verlaten door in het lint ‘Hand-outmodel’ te klikken op de knop ‘Modelweergave sluiten’.

Dianummers verbergen op de hand-out

Standaard wordt bij iedere dia op de hand-out het nummer van die dia getoond. Dat zie je overigens niet terug in het hand-outmodel of in de afdrukweergave. Persoonlijk vind ik dat niet mooi. ook omdat de nummering niet altijd netjes doorloopt omdat je dia’s verborgen hebt in je presentatie. Bovendien heb ik in mijn hand-out al gekozen voor paginanummering. De dianummers kan je alleen verbergen in het Afdrukvenster. Ga naar menu ‘Bestand’ en kies ‘Afdrukken’. Klik op het vak waarin je het aantal dia’s kunt selecteren en zet daar het vinkje uit bij ‘Dianummers afdrukken op hand-outs’.

Hand-outs afdrukken of opslaan als pdf

Hand-outs kun je uiteraard afdrukken (zie afbeelding hierboven), maar je kunt ze ook makkelijk opslaan als pdf bestand zodat je deze bijvoorbeeld per mail kunt nasturen.

• Ga naar menu ‘Bestand’
• Klik op ‘Exporteren’
• Kies ‘PDF- of XPS-document maken’
• Klik op de knop ‘PDF of XPS maken’
• Klik in het venster ‘Publiceren als PDF of XPS’ op de knop ‘Opties…’ om aan te geven dat je ‘Hand-outs’ wilt publiceren.

Dia’s afdrukken met eigen sprekersnotities

Als presentator kies ik zelf nog weleens voor een truc om mijn eigen hand-out af te drukken inclusief de notities die ik als spreker aan de opeenvolgende dia’s heb toegevoegd. Ik exporteer dan mijn hand-out naar Microsoft Word, omdat deze weg mij om een of andere reden wel de mogelijkheid wil geven de notities erbij af te drukken.

• Ga naar menu ‘Bestand’
• Kies ‘Exporteren’
• Kies ‘Hand-outs maken’
• Klik op de knop ‘Hand-outs maken’

Je krijgt dan de keuze om jouw eigen opmerkingen naast de dia’s af te drukken.