Stop met mailen; start met e-etiquette!

Door goede afspraken te maken met je collega’s voorkom je een hoop e-mail stress.

Hoe fijn zou als er duidelijke afspraken zijn met jouw team of organisatie om er juist productief mee te kunnen werken i.p.v. dat men elkaar overvolle mailboxen en stress bezorgd. Minder je e-mail checken verminderd stress, blijkt uit een onderzoek van de University of British Columbia.

Tijd voor het maken van afspraken, jullie eigen e-mail etiquette.

Door duidelijke afspraken te maken over onderstaande punten zorg je direct voor meer rust, overzicht en tijdswinst en duidelijkheid. Hieronder een kleine opsomming van wat belangrijke punten om mee te nemen in zo’n e-etiquette.

1. Stop met onnodige CC-berichten
   Een grote ergernis dat leidt tot ontplofte mailboxen, een inefficiënte werkwijze – we houden elkaar zo lekker bezig – en een cultuur die helaas niet gebaseerd is op vertrouwen immers ‘ik heb je toch geïnformeerd?’
   • Spreek af om elkaar alleen een CC-bericht te sturen als het echt relevant is voor de ontvanger.
   • Verwacht je antwoord of actie van mij? Plaats mij dan in Aan en niet in CC.
   • Sta je wel in CC en heb je alsnog een reactie? Stuur deze dan naar de verzender en gebruik niet ‘Allen beantwoorden’.
   • Verplaats CC-berichten automatisch naar een mapje ‘CC-berichten’. Ze zijn enkel ter informatie en kunnen voor jou geen prioriteit hebben. Lees ze dus wanneer het jou uitkomt; dagelijks na de lunch of 2 x per week?
   • Spreek met elkaar een reële periode af waarbinnen de ontvangen CC-berichten gelezen moeten zijn.
2. Gebruik e-mail in de juiste situaties
   Het versturen van een mailbericht is snel en kosteloos alleen lang niet altijd de juiste vorm.
   • Bespreek wanneer je wel en vooral wanneer je geen e-mail gebruikt. Niet bij emotie, discussie of spoedvragen bv.
   • Kies het best passende communicatiemiddel; bijvoorbeeld bellen, langslopen, WhatsApp, Skype, Yammer, Teams (Office365) of …
3. Bespreek jullie interne en externe reactieperiode
   Het reageren op e-mail varieert van ‘direct’ tot ‘nooit’ en beide leidt tot inefficiënt gebruik. E-mail is niet bedoeld voor ad-hoc situaties, daarvoor kies je een directe vorm van communicatie. Direct reageren betekent ook dat je het bericht van de ander een hogere prioriteit geeft dan jouw eigen werk en zorgt deze afleiding voor een enorm tijdsverlies. Collega’s die niet of heel laat reageren is ook niet efficiënt. Dit zorgt namelijk dat je deze persoon een reminder moet sturen, het bericht moet blijven bewaken en daarmee onnodig tijd kwijt bent.
   • Zet je pop-up uit die van elk nieuw bericht een melding geeft; geloof me het geeft echt rust en het spaart veel tijd
   • Geef aan dat je maximaal 4 x per dag je Inbox bekijkt en dus niet direct reageert
   • Is het spoed? Dan niet e-mailen.
   • Bespreek zowel jullie externe als interne reactieperiode (en dit is anders dan een afhandelperiode).

Wij hebben intern de afspraak ‘bij voorkeur niet mailen’ en kiezen per situatie het gewenste communicatiemiddel. Zo sturen we voor een korte vraag een chat via Skype, gebruiken wij onze formele WhatsApp-groep alleen voor zakelijke mededelingen, delen we informatie en bestanden met collega’s via Teams en bellen of spreken we af als we inhoudelijk willen overleggen.

Het gevolg? In onze mailboxen staan alleen relevante berichten zodat we onze tijd efficiënt kunnen gebruiken zoals het schrijven van dit blog.

Ik wens je veel succes met bovenstaande tips!

Heb je ook behoefte om duidelijke afspraken met je team/afdeling of organisatie te maken over hoe om te gaan met e-mail? Speel dan ons zakelijke e-Etiquette-spel en maak samen de gewenste afspraken hoe om te gaan met e-mail. Interesse? Neem gerust contact met mij op via de mail of bekijk de website e-Mail etiquette spel.