De transformatie van het Secretariaat bij de IND Den Haag

Bij AVK Training & Coaching zijn we trots op de impact die onze innovatie-expert en trainer, Marianne Smits, heeft gehad op de afdeling informatievoorziening van de Immigratie- en Naturalisatiedienst (IND) in Den Haag. Dit is het verhaal van hoe een team van toegewijde professionals hun rol transformeerde en hun zichtbaarheid vergrootte.

Een droom die werkelijkheid werd

Jarenlang voelden Angelie, Jolanda, Seema, Margreet en Surya zich vastzitten in een ouderwetse ondersteunende rol. Ze werden gezien als de mensen die de mailbox beheerden en printjes maakten. Maar ze wisten dat ze meer te bieden hadden. Met de komst van nieuwe collega’s en de begeleiding van Marianne Smits, ontstond de ruimte om hun droom van professionalisering waar te maken.

Van secretariaat naar Support Office

De eerste stap was het herdefiniëren van hun identiteit. Door hun naam te veranderen van ‘secretariaat’ naar ‘Support Office’, maakten ze een krachtig statement. Dit werd gevierd met koffie en taart, en het effect was direct merkbaar. Managers en medewerkers begonnen hen met andere ogen te zien.

Een nieuwe visie en missie

Samen met Marianne werkten ze aan een ontwikkelplan dat hun visie en missie helder maakte. Ze wilden niet langer alleen ondersteuners zijn, maar proactieve sparringpartners. Kernwoorden zoals professionaliteit, verantwoordelijkheid en toegankelijkheid werden de basis van hun nieuwe werkwijze.

Zelfredzaamheid en Verantwoordelijkheid

Een belangrijk onderdeel van hun transformatie was het aanleren van zelfredzaamheid bij de managers. Taken die eenvoudig zelf gedaan konden worden, werden teruggegeven. Dit gaf het team de ruimte om zich te focussen op meer strategische en inhoudelijke werkzaamheden.

Enthousiasme en Erkenning

Het hoogtepunt van hun reis was de presentatie van hun visie aan het managementteam (MT). Het enthousiasme en de erkenning die ze ontvingen, waren overweldigend. Jolanda werd zelfs uitgenodigd om deel te nemen aan het MT-overleg, een duidelijke erkenning van hun nieuwe rol als volwaardige sparringpartners.

De Toekomst

De focus is nu verschoven van uitvoerende taken naar strategische betrokkenheid. Het team blijft werken aan hun professionaliteit en zelfstandigheid, met plannen om hun expertise verder uit te breiden op gebieden zoals HR, financiën en communicatie. Hun doel is om een onmisbaar klankbord te zijn voor de gehele organisatie.

Bij de IND zijn ze erg blij met de transformatie die Marianne Smits heeft begeleid. Dit succesverhaal is een inspiratie voor iedereen die streeft naar professionele groei en erkenning. Wil jij ook een transformatie binnen jouw organisatie realiseren? Bij AVK Training & Coaching bieden we op maat gemaakte trainingen en coaching trajecten die jouw team helpen groeien en excelleren. Onze experts, zoals Marianne Smits, staan klaar om jouw organisatie naar een hoger niveau te tillen.

Neem vandaag nog contact met ons op en ontdek hoe wij jou kunnen ondersteunen in jouw professionaliseringsslag!

Samen bouwen we aan een toekomst vol professionaliteit en succes!

Neem contact op

Bron: Vera Bot – Management Support Magazine
Lees het hele artikel hier: het secretariaat van het IND – van brandjes blussen naar meer zeggenschap