Waarom hybride werken als een maatpak is…

Waarom hybride werken en hoe doe je dat?

Wat heb ik genoten van de afgelopen dagen! De lente is in aantocht en langere periodes waarin de zon mij vrolijk begroet komen eraan. De koffie- en theepauzes hoeven niet meer in dezelfde kamer als waar ik aan het werk ben. En ik heb heerlijk geluncht in de tuin. Letterlijk voelt het als meer vrijheid want ik kan nu kiezen. Zelf beslissen wat voor mij de best passende plek is voor een kleine break. En op welk moment dat het beste past tussen alle online trainingen, coaching en online afspraken. En nog meer perspectief is in aantocht. Nog even en dan mogen we elkaar weer fysiek ontmoeten. Ik kijk er zó naar uit! Dat betekent ook dat er nog meer keuzes zijn om te maken.

Hoe ga jij jouw werk inrichten als je straks weer de keuze hebt om naar kantoor te gaan? Mijn advies voor ‘het volgende normaal’ is om hybride te gaan werken. Waarom zou jij ook hybride moeten gaan werken? Omdat je dan het beste uit de pré- en post-Covid periode combineert. Niet meer plaatsgebonden werken, maar aangepast aan de activiteit die je gaat doen, alleen of samen, synchroon of asynchroon.

Hybride werken is als een maatpak, voor iedereen anders…

Wat hebben jij en jouw team nodig om optimaal én productief te kunnen samenwerken? Dit is hét moment om hierover de koppen bij elkaar te steken en antwoord te geven op de volgende vragen.

1. Wat is essentieel voor onze samenwerking?
De antwoorden op deze vraag beschrijven de basis van jullie team. Wat jullie kenmerkt, de kern, waar zijn jullie van en wat jullie belangrijk vinden. Een effectief team kenmerkt zich door een open communicatie en het maken van keuzes op basis van behoeften. Door met elkaar in dialoog te gaan versterk je de betrokkenheid en de loyaliteit. Deel de verwachtingen over de samenwerking met elkaar. Waar is meer van nodig? Wat is er teveel? Wat krijgt niet genoeg respect? Wat wordt gemakkelijk vergeten? Hoe vindt uitwisseling plaats? Wat wordt er uitgewisseld? Wat wil je persé niet meer? Wat moet juist zeker blijven?

2. Hoe gaan we ons werk inrichten?
Wat voor jullie essentieel is in samenwerking heb je nu in beeld. Je kent ook de doelen die je als team moet realiseren, althans daar ga ik vanuit. Mocht je hierover twijfelen, dan is het belangrijk om dit uit te spreken en de doelen met elkaar helder te maken. Immers vanuit de doelen bepaal je de taken en de taakverdeling. Vervolgens bespreek je met elkaar hoe jullie gaan (samen)werken. Willen jullie altijd op hetzelfde moment op dezelfde plek werken of kan het ook hybride; plaats-onafhankelijk. Wanneer is het nodig om tegelijk, dus synchroon, aan taken te werken en welke activiteiten lenen zich voor asynchroon werken. En als je synchroon werkt, moet dan dat in een zelfde ruimte of kan dat ook online? Hoe vaak is het nodig om de voortgang met elkaar te bespreken? Hoe en met welke frequentie houden jullie onderling contact? Zoek naar mogelijkheden voor zoveel mogelijk flexibiliteit. Denk bijvoorbeeld ook aan het afschaffen van de verplichting om bij vergaderingen te zijn. Die kun je immers opnemen en terugkijken…..

3. Welke middelen hebben we nodig?
Om productief hybride te kunnen werken heb je techniek en apparatuur nodig. Online toegankelijkheid via snelle wifi is essentieel. Investeer daarnaast in goede laptops en noice cancelling headsets. En op vaste werkplekken levert een tweede beeldscherm extra werkgemak.

Plaats-onafhankelijk/hybride werken én de optie hebben om asynchroon te werken betekent dat je als teamlid eigenaarschap hebt/krijgt over taken en tijd. Het geeft je flexibiliteit en keuzevrijheid. Je werkt volgens je eigen ritme. Samen creëer je ook het ‘recht om offline’ te zijn. Iedereen heeft tenslotte taken die solitair kunnen worden uitgevoerd én die concentratie vereisen. Voor die momenten plan je ‘offline-momenten’ in. Dat geef je ook duidelijk aan in je agenda. Zodat iedereen weet dat je gedurende die tijd niet gestoord kunt worden.

Om hybride werken écht te laten werken zijn op maat gemaakte afspraken per team nodig. Dan moet je dus ook accepteren dat er verschillen ontstaan. Sommige teams zullen behoefte hebben aan meerdere dagen per week samen op kantoor zijn. Andere ontmoeten elkaar alleen fysiek tijdens teamuitjes. Hybride werken is dus niet voor iedereen gelijk. Samen bepaal wat je nodig hebt. Dat vereist natuurlijk ook de nodige flexibiliteit van directie en management. Nieuwe manieren van samenwerken vragen om het aanpassen van bestaande regels. Loslaten van afspraken die gelden voor de hele organisatie (zoals bv. maximaal 3 dagen thuis werken).

Hybride werken is als een maatpak. Het geeft je alle bewegingsruimte die je nodig hebt en, ingericht zoals hiervoor beschreven, zit het voor iedereen als gegoten! Wil je hierover meer weten? Of zie je een incompany-inspiratiesessie hierover als perfect passend eerste startsignaal? Ik help je graag vernieuwen en verbeteren!

Marianne Smits
AVK Innovatiecoach & expert future fit werken.