Dé Outlook update voor gedeelde agenda’s!

Het is zover… Microsoft heeft belangrijke updates doorgevoerd voor Outlook 365 gebruikers die werken met gedeelde agenda’s!

Welke verbeteringen zijn er doorgevoerd in Outlook update?

1. Een vergadering accepteren zonder een antwoord te hoeven sturen
2. Deelnemers kunnen antwoorden van overige deelnemers van vergaderverzoek zien
3. Bij aanpassen einddatum van terugkeerpatroon wijzigt de historie niet
4. Conceptvergadering gelijk in de agenda
5. Alleen updates naar toegevoegde of verwijderde deelnemers

1. Een vergadering accepteren zonder een antwoord te hoeven sturen

Een grote ergernis van vele ondersteuners: je stuurt een vergaderverzoek en niet alle deelnemers reageren mét verzending waardoor je nooit een actueel overzicht hebt wie er nu wel of niet aanwezig zijn. Gelukkig behoort dit bijna tot het verleden! In het tabblad ‘Bijhouden’ wordt bijgewerkt wie geaccepteerd, voorlopig geaccepteerd of geweigerd heeft zónder dat hiervoor een reactie is verstuurd. Deze toepassing werkt al wel in de webversie van Outlook alleen nog niet bij Outlook in Windows, daar wordt nog aan gewerkt.

2. Deelnemers kunnen antwoorden van overige deelnemers van vergaderverzoek zien

Voorheen was het alleen voor de organisator mogelijk om de reactie te zien. Als de vergadering nu is gemaakt door een gebruiker met Microsoft 365 account dan kunnen alle deelnemers met een Microsoft 365 account de antwoorden van de overige deelnemers bekijken onder het tabblad ‘Bijhouden’.

*Inge is hier geen organisator en ziet toch de antwoorden.
Let op: bij kleine vergaderingen (tot 50 personen) kan het 15 minuten duren voordat wijzigen worden weergegeven. Bij vergaderingen met meer dan 50 deelnemers kan deze synchronisatie een dag duren.

3. Bij aanpassen einddatum van terugkeerpatroon wijzigt de historie niet

In de nieuwe update kan je een vergaderreeks verlengen of beëindigen zonder dat eerder gemaakte handmatige wijzigingen verloren gaan. De uitzonderingen in het verleden blijven dus behouden.

4. Conceptvergadering gelijk in de agenda

Als je tussentijds een conceptvergadering handmatig opslaat dan wordt deze direct in de gedeelde agenda geplaatst en niet meer in de map ‘Concepten’ bewaard. Handig want dan is het tijdstip tenminste wel geblokt in de agenda.

Let op: de uitnodiging is nog niet verzonden en staat standaard op het beschikbaarheidsniveau ‘Bezet’ en niet op ‘Voorlopig’.

5. Alleen updates naar toegevoegde of verwijderde deelnemers

Bij het bewerken van de deelnemerslijst voor een vergadering of reeks hoef je geen keuze meer te maken in het versturen van een update naar alleen de toegevoegde of verwijderde deelnemers óf dat er een update naar alle deelnemers gestuurd moet worden. Outlook verstuurt de update alleen nog naar de toegevoegde of verwijderde deelnemers.

Belangrijke toevoeging: deze verbeteringen zijn beschikbaar voor Outlook 365-gebruikers die met de nieuwste versie met de Office 365 werken en de release is ingesteld op: ‘Kwartaal release’, ‘Standaard release’, ‘Targeted release’ of ‘Preview release’.
Check ook of je deze verbeteringen handmatig moet instellen of dat dit organisatiebreed wordt ingesteld.

Handmatig instellen:

• Klik in Outlook op Bestand
• Kies Account instellingen en nogmaals Account instellingen
• Selecteer het Microsoft Exchange account dat je gebruikt en klik op Wijzigen
• Kies Meer instellingen en daarna het tabblad Geavanceerd.
• Plaats een vinkje bij Verbeteringen in gedeelde agenda

Ik wens je heel veel succes met alle tips!

Inge Verweij
AVK Coach en Microsoft specialist.