Samen werken of sámenwerken in één Outlook mailbox?

Gepubliceerd op: 5 september 2019Geschreven door: Inge Verweij

Samenwerken in een gezamenlijke mailbox is meer dan alleen kleurtjes (categorieën) toevoegen aan mailtjes!

Als ik vraag of secretaresses die werken met een gezamenlijke Inbox, of in de Inbox van hun manager, ook écht samenwerken is het antwoord altijd volmondig ‘ja… met kleurtjes’. Nu is het categoriseren van berichten zeker handig alleen nog lang niet volledig als het gaat over samenwerken.

Hoe fijn zou het zijn als jouw collega ziek is en jij feilloos weet wat er speelt, op welke antwoorden zij nog wacht voor haar leidinggevende of wat de status is van taken waar zij al mee gestart was?

Helaas is de realiteit dat secretaresses bij ziekte of plotselinge afwezigheid van een collega niet of onvoldoende weten wat er speelt. Het is dan noodzakelijk om een zieke collega te bellen of aan een leidinggevende te vragen of hij/zij jou kan informeren wat er speelt, niet echt professioneel lijkt mij.

Samenwerken in één Outlook mailbox heeft als grote voordeel dat:

Jullie tevreden klanten hebben voor wie de dienstverlening vlekkeloos doorloopt
Alle taakverzoeken en informatie op 1 plek staan
Het werk makkelijk overdraagbaar is
Er geen onnodige cc-berichten of overdrachtsdocumenten verstuurd hoeven te worden
Jullie teamprofilering heel sterk is
Er zo effectief en efficiënt mogelijk gewerkt wordt

Samenwerken is een werkwoord en daar moet je dus wat voor doen. Het is belangrijk om afspraken met elkaar te maken over hoe jullie dit proces zo goed mogelijk kunnen uitvoeren.

Onderstaand enkele tips om met elkaar afspraken over te maken:

Wat wordt jullie werkwijze?
1. Is er binnen het team duidelijk wie welke taken oppakt? Zijn jullie gekoppeld aan een manager of team of werken jullie in een pool?
2. Kennen jullie elkaars kwaliteiten en maken jullie hier ook gebruik van?
3. Welke taken behoren eigenlijk in jullie pakket? Bespreek dit met elkaar én jullie klanten af om vervelende situaties te voorkomen.
Welk soort berichten staan waar?
1. Spreek met elkaar af waar jullie bv actieberichten, wacht op antwoord berichten, voltooide acties, nieuwsbrieven en reacties op vergaderverzoeken plaatsen.
2. Voorkom dat je druk bent met het verplaatsen van mail in mapjes en daardoor het overzicht verliest.
Hoe maken jullie inzichtelijk:
1. Wie welke taak heeft opgepakt?
2. Wat de status is van een bericht?
3. Of alle informatie aanwezig is?
  Je kan hiervoor categorieën gebruiken, de onderwerpregel of hoofdtekst aanpassen of een extra kolom maken voor informatie. Zorg dat je het systeem hier zo efficiënt mogelijk voor gebruikt en geen acties of informatie op losse blaadjes of in een notitieblok schrijft.
Hoe weet je welke belangrijke verzoeken zijn uitgestuurd?
1. Gebruik je de markeringsvlag in een nieuw bericht?
2. Of maak je een regel aan om het bericht automatisch in de map ‘Wacht op antwoord’ te plaatsen?
Hoe informeer je jouw collega’s om niet meer naar jouw privé-account te mailen?
1. Stel een ‘Snelle stap’ in om met 1 klik jouw collega vriendelijk te verzoeken vooraan het gezamenlijke mailaccount te gebruiken én het betreffende bericht direct naar de juiste mailbox te verplaatsen.

Ik wens je veel succes met bovenstaande tips en de te maken afspraken met jouw team. Neem gerust contact met mij op als je vragen hebt over jullie manier van samenwerken. Ik denk graag met je mee om slimmer, sneller en efficiënter te werken.