Waarom zou je anders moeten gaan werken met Microsoft Office 365?

Wat hebben met je armen over elkaar zitten, de vuilnisbak in de verkeerde hoek en Office 365 met elkaar te maken?

Als je je armen over elkaar doet (bijvoorbeeld zoals ik hierboven doe), doe je dat meestal op dezelfde manier als altijd. Maar als we nu eens de armen tegengesteld over elkaar doen hoe zit dat dan? Dat voelt best een beetje anders en als we dit niet oefenen dan blijf ik doen wat ik deed.

Maar ja, waarom zou ik mijn armen anders over elkaar doen? Ik heb daar geen goede reden voor dus laten we dat dan maar niet doen ????.

Waarom veranderen wat je gewend bent?

Samen met mijn vrouw kwamen we na jaren er achter dat de vuilnisbak in de keuken niet handig stond. We zetten de vuilnisbak dus op een veel praktischere plek. Inderdaad daar staat die veel beter, je hoeft nu minder te lopen en te knoeien.

De keren dat ik de volgende dagen verkeerd ben gelopen of de verkeerde beweging heb gemaakt omdat de vuilnisbak niet meer staat waar die stond, ging mij zo irriteren dat ik deze bijna weer terug ging zetten op z’n oude plek.

Gelukkig wist ik WAAROM we dit hadden gedaan en wilde het dus nog wel even volhouden. Na ongeveer 3 weken ging het al een stuk beter en stapte ik bijna niet meer de verkeerde kant op en zijn we blij met deze kleine maar praktische verandering.

Waarom ga je Microsoft Office 365 gebruiken?

Als de organisatie gaat overstappen op Office 365 hoeft dat geen gevolgen te hebben voor je werkwijze met de computer. Als je een nieuwe vuilnisbak koopt en deze op dezelfde plaats zet verandert er ook niet zo veel toch?

Als de organisatie overstapt op Office 365 omdat de oude software niet meer wordt ondersteund merk je daar weinig van. Natuurlijk zitten er nieuwe mogelijkheden in Word, Excel, PowerPoint en Outlook maar die hoef je niet opeens te gaan gebruiken.

Als je blijft doen wat je gisteren deed, dan blijf je krijgen wat je gisteren kreeg.

Als de organisatie gaat overstappen op Office 365 omdat zij anders wil gaan werken dan moet er dus meer worden geregeld. Hoe wil men anders gaan werken en vooral WAAROM?

Waarom zou je je armen anders over elkaar doen? Waarom zou je de vuilnisbak op een andere plek zetten? Waarom zou je anders met Office gaan werken? Het ging toch goed? Als een organisatie, afdeling of een projectteam weet waarom ze anders willen gaan werken, dan helpt dat heel veel bij het veranderen. Als je 20 jaar e-mailt, bestanden opslaat in een mappenstructuur op het netwerk, documenten afdrukt, vergadert met papier, taken en opdrachten op papier schrijft om ze niet te vergeten, naar kantoor gaat om te kunnen werken, dan kun je dit niet zomaar morgen even anders gaan doen.

Vaak stappen organisaties over op Office 365 en geven de medewerkers een presentatie van bijvoorbeeld 2 uur en verwachten dan dat de medewerkers de volgende dag bestanden gaan opslaan in OneDrive of SharePoint. Of dat ze niet meer gaan mailen maar in Ms Teams gaan chatten met elkaar, of de taken niet meer op papier schrijven maar in Planner, en alle aantekeningen in OneNote zetten.

Dat zijn wel heel veel veranderingen tegelijk en als jij dit al zou kunnen, werkt het natuurlijk niet als al je collega’s blijven werken zoals ze dat altijd deden. Ook heel belangrijk is dat ik er in mijn werk ook iets mee op schiet… “whats in it for me?”. Het helpt natuurlijk als niet alleen de organisatie efficiënter wil gaan werken maar als ik kan zien wat ik straks niet meer hoef te doen of wat mij veel minder tijd gaat kosten.

Kortom, als je anders gaat werken met Microsoft Office 365, denk dan aan deze stappen:

1. We willen weten waarom we deze veranderingen gaan starten.
2. De veranderingen moeten worden uitgevoerd in stappen.
3. Welke verandering doen we eerst en waarom, en welke volgen later?
4. Hoe gaan we deze veranderingen begeleiden?
5. Hoe gaan we deze veranderingen borgen?

Of het nu gaat om een maatwerk begeleidingstraject in Microsoft office 365 of het ontwikkelen van jouw team, AVK zorgt ervoor dat mensen het maximale eruit weten te halen. Daarbij moet duidelijk zijn dat de honger naar vernieuwing blijft. Want ook in de nabije toekomst moeten we elkaar de ‘waarom-vraag’ blijven stellen.

Ed Hartskeerl
AVK Trainer/Coach