Maak je organisatie klaar voor Microsoft CoPilot!

Microsoft CoPilot is een nieuwe AI-assistent die je helpt om meer te doen met minder moeite. Het combineert de kracht van je data in Microsoft 365 met de gegevens van taalmodellen (LLMs) en Microsoft Graph. Oftewel met behulp van AI zet je woorden om in acties! Of je nu een document wilt schrijven, een presentatie wilt maken, een e-mail wilt verzenden of een vergadering wilt plannen, CoPilot staat naast je om je creativiteit te ontketenen, je productiviteit te vergroten en je vaardigheden te verbeteren.

In dit blog leg ik uit wat Microsoft CoPilot is, hoe het werkt, en hoe je je organisatie kunt voorbereiden op deze revolutionaire technologie. Ik geef je ook enkele tips om problemen rondom security en privacy die kunnen ontstaan door het gebruik van CoPilot, te identificeren en mitigeren. Wat dat betreft zal CoPilot niet door iedereen met open armen ontvangen worden, net als de Delve app kritiek kreeg. Tot slot bespreken we de lastige keuze: wie krijgt een licentie voor CoPilot?

Wat is Microsoft CoPilot?

Microsoft CoPilot is een AI-assistent die ingebed is in de Microsoft 365-apps die je elke dag gebruikt (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Teams en meer). Het maakt gebruik van grote taalmodellen (LLMs), die getraind zijn op miljarden woorden vanuit het internet en andere bronnen, om natuurlijke taal te begrijpen en te genereren. Met slechts een korte prompt kan CoPilot tekst schrijven en bewerken, informatie zoeken en ophalen, taken automatiseren en suggesties geven. CoPilot is niet zomaar een tekstgenerator. Het is een slimme assistent die leert van jouw werk, jouw documenten en jouw relaties in Microsoft 365. Het haalt informatie uit de Microsoft Graph, een intelligente service die geavanceerde analyses gebruikt om gepersonaliseerde inzichten te bieden. CoPilot kent je agenda, e-mails, chats, documenten, vergaderingen en meer. CoPilot weet ook wie je collega’s zijn, wat hun rollen zijn, en hoe ze met elkaar samenwerken. Door deze informatie te combineren met de LLMs, kan CoPilot contextueel relevante en gepersonaliseerde inhoud creëren voor jou en je organisatie.

Hoe werkt Microsoft CoPilot?

Microsoft CoPilot werkt naast je in de Microsoft 365-apps die je al kent en gebruikt. Je kunt het activeren door op het CoPilot-pictogram te klikken of door een sneltoets te gebruiken. Vervolgens kun je CoPilot vertellen wat je wilt doen met behulp van natuurlijke (menselijke) taal. Bijvoorbeeld:

• “Schrijf een introductie voor mijn rapport over de kwartaalcijfers”
• “Zoek naar de laatste verkoopcijfers van onze belangrijkste klanten”
• “Plan een vergadering met mijn team voor volgende week”
• “Maak een grafiek van de omzet per regio”
• “Stuur een bedankmail naar de sprekers van het webinar”

CoPilot zal proberen je instructie uit te voeren door tekst te genereren of te bewerken, informatie op te halen of acties uit te voeren in de betreffende app. Je kunt de resultaten bekijken en aanpassen voordat je ze accepteert of afwijst. Je kunt ook feedback geven aan CoPilot om het te helpen verbeteren. CoPilot kan ook proactief suggesties geven op basis van je werkstroom en context. Bijvoorbeeld:

• “Je hebt een vergadering met John over het project X. Wil je de laatste versie van het projectplan bekijken?”
• “Je schrijft een blog over Microsoft CoPilot. Wil je meer informatie over hoe het werkt?”
• “Je hebt een presentatie gemaakt over de markttrends. Wil je er een samenvatting of een transcriptie van maken?”

Je kunt deze suggesties accepteren of negeren, afhankelijk van je behoeften en voorkeuren.

Hoe bereid je je organisatie voor op CoPilot?

CoPilot is een krachtige technologie die veel voordelen kan bieden voor je organisatie. Het kan je helpen om tijd te besparen, fouten te verminderen, samenwerking te verbeteren en innovatie te stimuleren. Maar om het meeste uit CoPilot te halen, moet je je organisatie goed voorbereiden op de implementatie en het gebruik ervan. Hier zijn enkele stappen die je kunt nemen om je organisatie klaar te maken voor CoPilot:

• Bepaal je doelen en verwachtingen. Wat wil je bereiken met CoPilot? Hoe ga je het succes ervan meten? Hoe ga je om met de uitdagingen en risico’s die het kan opleveren?
• Communiceer met je stakeholders. Wie zijn de belangrijkste gebruikers en beïnvloeders van CoPilot in je organisatie? Hoe ga je ze informeren en betrekken bij het project? Hoe ga je hun feedback verzamelen en verwerken?
• Toets je Microsoft 365 basisinrichting, structuur, infrastructuur,  rechtenmatrix en beveiligingsinstellingen. Er zijn vrijwel altijd technische vereisten en beperkingen voor het gebruik van CoPilot in je organisatie. Hoe ga je de compatibiliteit en integratie met je bestaande systemen en processen waarborgen? Hoe ga je de privacy en veiligheid van je gegevens beschermen? CoPilot geeft je namelijk antwoord op vragen gebaseerd op de toegang die een individu heeft in de omgeving. Als er dus te veel rechten zijn ingesteld, krijg je suggesties en antwoorden gebaseerd op data waar je wellicht geen toegang had mogen hebben. Het zelf afstruinen naar documenten is veelal tijdrovend, maar AI doet het in een fractie van een seconde voor je.
  Een discussie in een oud voorbeeld daarvan is Delve. De Microsoft 365 documenten dashboard app, die je suggesties geeft welke documenten jij wellicht nodig hebt voor je werk. De app toont ook aan in welke documenten iemand werkt. Daar zat vaak discussie. Wanneer Delve informatie toont aan collega’s die daar eigenlijk geen toegang toe zouden mogen hebben, is niet Delve fout, maar de inrichting. Ditzelfde argument is ook van toepassing voor CoPilot. CoPilot gaat gegarandeerd denkfouten in de basisinrichting en rechtenstructuur bloot leggen.
• Bied training en ondersteuning aan. Hoe ga je je medewerkers opleiden en begeleiden om CoPilot effectief te gebruiken? Weten collega’s hoe ze een goede “prompt” schrijven. Welke bronnen en hulpmiddelen ga je ze bieden? Hoe ga je hun vragen en problemen oplossen?
• Evalueer en optimaliseer. Hoe ga je de prestaties en impact van CoPilot in je organisatie volgen en analyseren? Hoe ga je de resultaten delen en bespreken met je stakeholders? Hoe ga je de verbeterpunten identificeren en implementeren?

Hoe bereid je je mensen voor op CoPilot?

Microsoft CoPilot is niet alleen een technologische verandering, maar ook een culturele verandering. Het vraagt om een nieuwe manier van werken, denken en leren voor je mensen. Het vraagt om een open houding, een groei-mindset en een vertrouwen in de AI-assistent en dat alles met een kritische blik die weet hoe je kan fact-checken. Om je mensen voor te bereiden op CoPilot, kun je de volgende tips volgen:

• Leg uit wat Microsoft CoPilot is en hoe het werkt. Geef duidelijke en eerlijke informatie over de mogelijkheden, beperkingen en risico’s van CoPilot. Laat zien hoe CoPilot waarde kan toevoegen aan hun werk en hun leven.
• Betrek collega’s bij het project. Vraag naar hun mening, ideeën en zorgen over CoPilot. Luister naar hun feedback en neem die mee in de besluitvorming. Laat ze experimenteren met CoPilot en hun ervaringen delen met elkaar.
• Geef collega’s ruimte om te leren. Moedig ze aan om CoPilot uit te proberen
• Verzorg een webinar of lezing over het gebruik van AI op het werk, met de voordelen, de risico’s en de keerzijde van AI. Neem collega’s mee wat wel en wat niet is toegestaan bij het gebruik van AI.

Voor wie ga je Microsoft CoPilot aanschaffen?

CoPilot gaat $30 per gebruiker per maand kosten. Dat is meer dan bijvoorbeeld de Microsoft Business premium. Het is dan ook logisch kritisch te kijken wie wel en wie niet een licentie krijgt. Overigens is helemaal niet aanschaffen geen optie. Want je organisatie gaat ingehaald worden door organisaties die CoPilot wel gaan gebruiken en derhalve gaat je productiviteit  in verhouding met je concurrenten achteruit.  Begin CoPilot in ieder geval te proberen met functiegroepen zoals: tekstschrijvers, marketing medewerkers, commerciële beroepen en hoger management. CoPilot vereist wel de nodige begeleiding; hoe werken we, hoe ontstaan documenten en analyses en hoe kunnen we CoPilot gebruiken  om nog productiever te zijn.

Als je hulp nodig hebt bij het voorbereiden van je organisatie op Microsoft CoPilot, neem gerust contact op, of blader eens door de gerelateerde diensten:

• Microsoft 365 governance: AVK kan je helpen om een duidelijke visie en strategie te ontwikkelen voor het gebruik van Microsoft 365 in jouw organisatie, inclusief CoPilot. AVK kan ook een governance plan opstellen om de kwaliteit, veiligheid en consistentie van je Microsoft 365-omgeving te waarborgen.
• Microsoft Teams inrichting: AVK kan je helpen om Microsoft Teams optimaal in te richten voor jouw organisatie, zodat je efficiënt kunt samenwerken en communiceren met CoPilot.
• Microsoft 365 elearning: AVK kan je helpen om je medewerkers op te leiden en te ondersteunen bij het gebruik van Microsoft 365, inclusief CoPilot. AVK biedt een online leerplatform met interactieve modules, video’s, tips en trucs, die aangepast kunnen worden aan jouw behoeften en wensen.
• Microsoft Teams trainingen: AVK kan je helpen om je medewerkers vertrouwd te maken met de mogelijkheden en voordelen van Microsoft Teams, inclusief CoPilot. AVK biedt verschillende soorten trainingen aan, zoals workshops, webinars, coaching sessies, of blended learning trajecten.
• Workshops en trainingen ten aanzien AI en de impact op je werk. Zie bijvoorbeeld de voor de management ondersteuner ontwikkelde training AI training voor assistants

Heb je vragen over CoPilot of AI in het algemeen en wat dat voor jouw organisatie kan betekenen? Schroom dan niet om contact op te nemen. Wij helpen je graag verder!

Bouke van Kleef
AVK Innovatiecoach