Hybride werken op het secretariaat

AVK Innovatiecoach Marianne H.M. Smits is onlangs door Adecco Top Secretaries geïnterviewd over haar zienswijze op hybride werken op het secretariaat. Hoe gaan we samenwerken als we ná corona weer naar kantoor mogen? Hoe zorgen we ervoor dat we niet terugvallen in de oude manier van werken, maar dat we in ons werk behouden wat we fijn vinden aan op afstand werken. Hoe houden we alle digitale innovaties vast?

Marianne is gevraagd voor dit interview omdat zij namens AVK de training ‘Hybride werken op het secretariaat‘ ook via Top Secretaries verzorgt. Hiermee maak je als secretariaat een concreet plan voor hybride werken, dat is afgestemd op de wensen van het team. Zij vroegen haar naar haar filosofie achter deze training. Onderaan dit interview vind je een link naar de TS Talk die Top Secretaries had met Marianne, waarin zij een heldere presentatie geeft over hybride werken.

Wat is hybride werken?

Bij hybride werken is het type werk, het doel van de activiteit, de gewenste mate van interactie, de efficiënte van communicatie en de persoonlijke voorkeuren van medewerkers bepalend voor de locatie waar je werkt. Naast dat hybride werken een logisch gevolg lijkt van het afgelopen jaar, past het ook bij een aantal perspectieven van het World Economic Forum zoals werken vanaf waar je maar wilt, slimmer werken en duurzamer werken.

Waarom is er een training nodig?

Meer dan een jaar geleden moest iedereen noodgedwongen thuiswerken en hebben we de manier van werken op kantoor gekopieerd naar thuis. Niemand dacht na over of het anders/slimmer kan en het resultaat is overvolle agenda’s, back-to-back meetings, geen tijd voor reflectie, laat staan tijd om echt te vernieuwen. Marianne geeft aan dat de kans bestaat dat als we straks weer naar kantoor mogen, we anderhalf jaar terug gaan in de tijd. Maar terug naar kantoor hoeft niet terug naar de oude manier van werken te betekenen. We zijn veel digitaler en we ervaren positieve gevolgen van het thuiswerken. Praat samen over het goede van op afstand werken en hoe je dit kan combineren met het goede van de ‘oude manier’ van werken. Hybride werken dus.

Hoe combineer je het beste van 2 manieren van werken?

Om hybride werken écht succesvol te laten zijn, is het nodig om op maat gemaakte afspraken per team te maken. Dat betekent accepteren dat er verschillen ontstaan. Sommige teams hebben behoefte aan meerdere dagen per week samen op kantoor. Andere teams ontmoeten elkaar liever alleen fysiek tijdens teamuitjes. In het programma helpt Marianne je om samen te bepalen wat je nodig hebt. Flexibiliteit is hierin het toverwoord. Want bestaande regels en organisatie-brede afspraken neem je per team onder de loep en pas je aan als dit gewenst is.

‘Hybride werken is als een maatpak. Het geeft je alle bewegingsruimte die je nodig hebt en, ingericht zoals hiervoor beschreven, zit het voor iedereen als gegoten!’

De assistant als gids van hybride werken.

Marianne vertelt dat er in 2009 vanuit verschillende secretariaten al veel animo voor het nieuwe werken was. Toen bleek dat een groot deel van de assistants niet de ruimte vanuit management en directie kreeg om op afstand te werken, terwijl dit wel productiever was. Alles bleef bij het oude. Het vak van assistants is veranderd. Van assistants wordt verwacht dat ze een sparringpartner zijn. Om van toegevoegde waarde te blijven moeten ze dus vaak initiatiefnemers van vernieuwing zijn. Daarom stimuleert Marianne secretariaten nú het voortouw te nemen en te starten met het voorbereiden van de nieuwe manier van werken. Haar tip is niet voor niets: ‘Doe nooit wat je baas vraagt, maar lever altijd wat zij of hij nodig heeft.’