Digitaal archiveren: leuk of lastig?

Is ‘digitaal archiveren’ voor jou een hoofdpijnproject of krijg je er juist energie van?

Verloren tijd waarin je je ook had kunnen bezighouden met zaken die er écht toe doen. Hoe dit komt? Een greep uit de redenen:

  • Teveel plekken op documenten te bewaren
  • Onoverzichtelijke structuur (teveel mappen)
  • Geen uniforme naamgeving
  • Onvolledigheid en dus schaduwarchieven
  • Onvoldoende kennis van het afgesproken proces

Een goed digitaal archief hoeft niet via een speciaal aangekocht pakket. Het kan ook eenvoudig opgezet worden in het systeem dat jullie voorhanden hebben zoals de netwerkschijf, Sharepoint of Office 365.

Hoogste tijd om orde te scheppen in de chaos want een goed archief levert je veel op:

  • Tijd: documenten snel kunnen vinden én kunnen plaatsen
  • Borging: bewijskracht, controlestukken en formele documenten zijn geborgd
  • Plezier: werk efficiënt en focus op datgeen waar je goed in bent
  • Opslag: ICT hoeft minder data-opslag te beheren
  • Geld: zet de verloren zoekuren en hersteluren om in geld

Dus ga aan de slag met de volgende tips maak je een overzichtelijk archief.

Stap 1: WAT ga je archiveren

Bepaal eerst welke stukken je moet of wilt bewaren: als bewijskracht, vanwege wettelijke verplichting, uit historisch belang etc.

Stap 2: WAAR ga je archiveren

Waar staan nu eigenlijk documenten opgeslagen en wat is jullie primaire archief? Schrikbarend als ik hoor dat (ook overheidsinstellingen) dropbox gebruiken voor vertrouwelijke stukken of in persoonlijke Outlook mailboxen complete archieven staan.

Stap 3: HOE ga je archiveren

Maak afspraken over:

  • De indeling van het archief: met een mappenstructuur of metadata?
  • De naamgeving
  • De bewaartermijn
  • De toegankelijkheid: een gesloten archiefstructuur geeft veel onduidelijkheid en schaduwarchieven

TIP: werk je met een mappenstructuur? Zorg dan dat je altijd met maximaal 3 muisklikken bij het juiste document bent.

Stap 4: STARTEN en BEHEER

De laatste stap is zeker zo belangrijk om hierin af te spreken hoe het systeem beheerd wordt. Denk hierbij aan de volgende punten:

  • Startdatum en startmethode
  • Hoe omgaan met statische en dynamische archief
  • Wie worden de mapeigenaren
  • Wanneer is de evaluatie en herziening

Mijn ervaring is dat de opzet van een goed digitaal archief – naast een logische structuur – zeker ook grote waarde voor het team / afdeling heeft door met elkaar de werkprocessen te bespreken en daarmee dezelfde logica te hanteren voor het digitale archief. En ja, dan is digitaal archiveren ineens leuk geworden en wie wil dat nou niet!

Ik wens je veel succes en neem gerust contact met mij op via mail als je vragen hebt over jouw archief. Ik denk graag met je mee om slimmer, sneller en efficiënter te werken op kantoor.