Digitale etiquette in MS Teams: Beantwoorden en citeren van een post of chat

We hebben het al vaker over digitale etiquette gehad, maar we blijven er op hameren. Maak goede werkafspraken en maak ongeschreven regels zichtbaar en bespreekbaar bij het samenwerken in MS Teams. Zo voorkom je veel irritaties en blijven jij en je collega’s veel beter “in flow”. Een van de irritaties is dat vaak een nieuw gesprek wordt gestart in plaats van dat er wordt beantwoord op een ‘bestaand gesprek’. Veelal omdat niet precies duidelijk is hoe je dat doet. Bijvoorbeeld als er een vraag is gesteld in een kanaal maar daarna zijn er meerdere berichten in dat kanaal gezet. Hoe beantwoord je dan die eerdere vraag? Of hoe herhaal je een eerdere post om daar vervolgens op verder te gaan?

Reageren op / beantwoorden van een post in een Team of kanaal

Wanneer je wilt reageren op een bericht van een collega of je wilt een bericht dat jij/iemand anders heeft geplaatst herhalen, zijn daar diverse mogelijkheden voor. In onze serie infographics/posters over digitale etiquette staat onder andere deze poster:

Dat beantwoorden van een gesprek doe je als volgt:

Reageren/beantwoorden op een chat of groepschat

Je kunt op een chat op dezelfde manier reageren, zoals je dat misschien kent van Whatsapp. Je krijgt dan een deel van de eerdere chat als kopie in je tekstvenster en kunt daar je antwoord bijzetten. Vooral handig als je bijvoorbeeld een antwoord wilt geven op een vraag, maar er al enkele regels chat bijgekomen zijn.

Het beantwoorden van een specifieke chat doe je als volgt:

• Klik op de 3 puntjes van de chat
• Kies Beantwoorden
• Type je bericht

Een eerder bericht citeren in een nieuw bericht

Soms wil je juist wel een nieuw gesprek aanmaken. Bijvoorbeeld als iets al een hele tijd geleden is geplaatst of dat je er extra nadruk op wilt leggen. Dat kan je doen door dat eerdere bericht in te voegen als een citaat/quote in een nieuw bericht.

• Je selecteert en kopieert (CTRL+C) een eerder geplaatst bericht van iemand
• Je maakt een nieuw (leeg) bericht
• Klik op de A met het potlood, linksonder in de balk onder je nieuwe bericht (Opmaken)
• Selecteer in de opmaakbalk boven je nieuwe bericht de “quotes” (Citaat), of gebruik de sneltoets SHIFT + >
• Plak met CTRL+V het bericht dat je had gekopieerd
• Type je tekst onder het citaat (het kan zijn dat je een keer op Enter moet drukken en de ” quote haakjes weer uit moet zetten)

Digitale etiquette, hoe pak je dat aan?

Digitale etiquette is dus niets meer dan het maken van goede afspraken over de werkwijze binnen de organisatie. Wat voor de ene organisatie fijn werkt, geldt niet automatisch voor de andere. Maar veel spelregels zijn eigenlijk altijd toepasbaar. Vaak gaat het om ongeschreven regels waarvan de meesten uitgaan dat iedereen die wel weet. Maar dat is dus niet altijd zo. Zeker niet voor mensen die nieuw binnekomen in een organisatie. Daarnaast zijn de meeste mensen eenvoudigweg niet op de hoogte van alle mogelijkheden van MS Teams.

Basiskennis van de software waarmee je werkt is belangrijk. Maar nog belangrijker is dat je jouw collega’s meeneemt in de (steeds) veranderende werkwijze. We zijn allemaal gewoontedieren en het aanleren van een andere methode is vaak lastig. AVK helpt je niet alleen met kennis- en verander-trainingen, maar ook met ondersteunende hulpmiddelen zoals onze infographics/posters.

Deze zijn perfect om organisaties mee te nemen in de discussie over digitale etiquette. En natuurlijk helpen we je graag bij het brainstormen en opstellen van jullie eigen digitale etiquette! Schroom dus niet om contact met ons op te nemen.

Bouke van Kleef
Innovatiecoach en Microsoft 365 expert