Stel een e-mail herinnering in voor een afspraak in Outlook online

Stel voortaan ook een e-mail herinnering in voor een afspraak in Outlook Online! Als je regelmatig afspraken maakt en je deze graag wilt onthouden, dan is het handig om (ook) een herinnering per e-mail in te stellen in Outlook Online. Standaard staat in Outlook de herinnering op een agenda-item vaak op 15 minuten. Maar als je deze optie hebt uitgeschakeld, dan ontvang je geen herinnering meer en loop je het risico om afspraken te missen. Gelukkig is er een handige nieuwe functie in Outlook Online waarmee je dus een herinnering kunt laten sturen naar jouw eigen mailbox, maar ook naar die van de overige deelnemers.

Een herinnering per e-mail instellen voor een afspraak in je agenda

Om dit te doen, ga je naar de betreffende afspraak en wijzig je de standaard herinnering. Dat doe je als volgt:

• Open de afspraak in je agenda in Outlook Online
• Klik op het wekker icoontje met de tekst ’15 minuten voor’
• klik op de nieuwe optie “E-mail Herinnering toevoegen”

Je kunt nu een herinnering maken die per e-mail wordt verstuurd en deze instellen op een specifieke tijd voorafgaand aan de afspraak.

Je kunt ook aangeven of je de herinnering ook naar de deelnemers wilt sturen bij ‘Alle genodigden een e-mail sturen’. Je kunt in het vak daaronder een persoonlijk bericht toevoegen.

Wanneer je kiest voor “Update verzenden naar deelnemers”, ontvangen deze dus op een door jou gekozen dag en moment nog een herinnering over de afspraak in de mail!

Het is een simpele en effectieve manier om ervoor te zorgen dat je nooit meer een afspraak vergeet. Deze functie is niet alleen handig voor jezelf, maar ook voor anderen die de afspraak bijwonen. Jij als planner van een afspraak kan namelijk niet zien of deelnemers in hun eigen agenda de standaard herinnering uit hebben gezet.

Vooralsnog is deze functie alleen beschikbaar in Outlook Online maar die komt naar alle waarschijnlijkheid ook beschikbaar in de Outlook desktop versie.

Andres Mol
AVK Innovatiecoach