Optimaliseer je workflow met een klembord in MS Office

Iedereen weet wel hoe je kunt knippen en plakken in bijvoorbeeld Word en Excel. Maar wist je ook dat je meerdere teksten, afbeeldingen of tabellen achter elkaar kunt knippen? En dat je deze later kunt plakken in een willekeurig Office programma in de volgorde die jij wenst? Optimaliseer ook jouw workflow met het klembord in MS Office!

Stel je hebt een Word document en je wilt daar meerdere stukjes tekst uit kopiëren om die in een ander document te plakken. Word onthoudt standaard alleen het laatste stukje tekst dat je hebt gekopieerd dus ga je die stukjes tekst waarschijnlijk één voor één kopiëren en plakken. Je bent dan steeds aan het schakelen tussen 2 documenten. Maar dat hoeft dus niet! Gebruik eenvoudig het klembord! In onderstaande video laat ik zien hoe dat werkt, of scroll naar beneden voor de uitleg.

Het klembord in MS Office

Je kunt het klembord vinden links bovenin in het menu Start. Het klembord vind je in Word, Excel, PowerPoint, Outlook en OneNote. Klik op het kleine pijltje bij Klembord (zie afbeelding).

In onderstaand voorbeelddocument staan de alinea’s in de verkeerde volgorde.

Ik wil ze in de juiste volgorde gaan zetten dus ik open het klembord in menu Start door op het kleine pijltje te klikken. Vervolgens selecteer ik de alinea’s stuk voor stuk en knip de alinea’s eruit met Ctrl X of met je rechtermuisknop. Je ziet dan de alinea’s verschijnen in het klembord aan de linkerzijde, in de volgorde waarop je deze geknipt hebt:

Ik kan ze nu terug plakken in de volgorde die ik zelf wil. Ik wil beginnen met de titel dus ik klik op de titel en deze wordt in het document geplakt op de plek waar de cursor staat. Vervolgens klik ik op alinea 1 dan op 2 en zo verder tot alle alinea’s weer op de juiste plaats staan.

Klembord uitwisselen tussen verschillende MS Office programma’s

Alles wat je gekopieerd of geknipt hebt, blijft op het klembord staan zolang je computer aan blijft en je niet op de knop ‘Alles wissen’ klikt (je kunt eventueel ook individueel items verwijderen of plakken door op het pijltje te klikken als je een item in het klembord aanwijst). En het mooie is dat je het klembord wat je hebt gevuld in Word, ook kunt oproepen in Excel, PowerPoint, Outlook en OneNote. Als ik nu in Excel het klembord open, dan zie je daar dus de alinea’s staan uit het voorbeelddocument.

Dat geldt andersom natuurlijk ook. Als ik een tabel kopieer uit Excel dan wordt deze op het klembord geplaatst en kan ik deze plakken in bijvoorbeeld Outlook. Dit werkt uiteraard ook met afbeeldingen, PowerPoint dia’s of zelfs video’s.

Klembord automatisch opstarten

Het klembord start niet automatisch op maar als je dit handig vindt kun je dat wel aanzetten. Dat doe je door linksonder in het klembord op de knop ‘Opties’ te klikken. Bij de opties kun je aangeven dat het Office-klembord automatisch moet worden weergeven. Of dat het automatisch wordt weergeven als je meer dan één item kopieert. Dus als je bijvoorbeeld tweemaal op Ctrl C drukt dan start het klembord automatisch op.

Probeer het eens uit!

Ed Hartskeerl
AVK Trainer en Microsoft expert