Waarom zou je als organisatie kiezen voor samenwerken in MS Teams boven SharePoint?

Gepubliceerd op: 25 maart 2021Geschreven door: Ed Hartskeerl

In deze tijd waarin heel veel mensen thuiswerken bereikt ons vaak de vraag voor een training SharePoint. In SharePoint kun je gemakkelijk samenwerken in documenten, maar ook het laatste nieuws van je project, afdeling of organisatie lezen. Waarom zou je dan als organisatie kiezen om alleen nog maar met Teams samen te werken en niet rechtstreeks in SharePoint? Nou omdat je al deze functies ook in MS Teams hebt! Maar dan nog aangevuld met videobellen/vergaderen en chatten…

3 manieren om samen te werken met Teams en/of SharePoint

Zowel Teams als SharePoint zijn bedoeld om het samenwerken te bevorderen. Maar als je dit op de meest effectieve manier wilt doen, dan zal je je moeten verdiepen in de mogelijkheden. Sinds we massaal zijn gaan thuiswerken maken veel organisaties gebruik van Teams en/of SharePoint. Maar vaak wordt er weinig aan de ‘oude’ werkwijze veranderd waardoor je minder efficiënt bezig bent dan mogelijk is met deze software.

Teams wordt vaak alleen gebruikt om online te vergaderen en wellicht wat bestanden te delen via de chat. Dat werkt(e) prima voor de korte termijn, maar is niet aan te raden voor de lange termijn. We lopen de 3 manieren van samenwerken met Teams en/of SharePoint even na:

1) Gebruik MS Teams voor communicatie en sporadisch bestanden delen via de chat.
Zo zijn de meesten van ons begonnen door Teams alleen te gebruiken voor de chat en videobel functie. Maar hier schuilt al direct een gevaar in: Bestanden die je deelt via de chatfunctie worden opgeslagen in jouw eigen OneDrive! Dat betekent dat jij de enige beheerder bent en dat de kans groot is dat er meerdere versies gaan ‘rondzwerven’ in de organisatie. Daarnaast zijn deze bestanden voor de organisatie verdwenen zodra jij weg gaat.

2) Gebruik SharePoint om bestanden te delen.
Veel organisaties gebruikten SharePoint al voordat MS Teams om de hoek kwam kijken. SharePoint maakt het mogelijk om echt samen te werken in documenten doordat je tegelijk in een document kunt werken en versiebeheer wordt bijgehouden. Dat betekent dat je eerdere versies van een document kunt terugzetten, mocht dat nodig zijn. Heel handig, maar je mist de communicatietools om echt effectief samen te werken.

3) Gebruik MS Teams voor communicatie en bestanden delen
MS Teams heeft eigenlijk de functies van SharePoint geïntegreerd en uitgebreid met communicatiefuncties. Het beste van twee werelden dus. Teams en kanalen die je aanmaakt in MS Teams zijn in feite onderliggende SharePoint sites. Je brengt de mensen uit jouw team samen in een kanaal en kunt van daaruit bestanden delen, samenwerken en berichten naar je hele team versturen (Posts). Alle documenten in een kanaal staan in feite op SharePoint met alle voordelen die dat met zich mee brengt (tegelijk samenwerken / versiebeheer).

Kortom, de beste manier om samen te werken heb je in MS Teams. Je hebt je berichten én je bestanden bij elkaar per onderwerp/kanaal met daarachter (indien gewenst) alle mogelijkheden van de bijbehorende SharePoint site die je zou hebben als je alleen voor SharePoint zou kiezen.