Waarom digitaal leiderschap een andere aanpak vereist

Gepubliceerd op: 17 april 2020Geschreven door: Bouke van Kleef

Digitaal Leiderschap AVK -Bouke van Kleef

Digitaal leiderschap tonen vereist wellicht een andere aanpak dan leiderschap op kantoor. Of het nu gaat om persoonlijk leiderschap of organisatiebreed leiderschap. Bij AVK hebben we al vele jaren ervaring met thuiswerken en het aansturen en werken op afstand.

Mijn ervaringen met persoonlijk digitaal leiderschap

Graag deel ik enkele lessen en tips in dit blog om jouzelf, je team en/of organisatie op weg te helpen met werken en samenwerken op afstand. En dus het tonen van digitaal leiderschap, naar jezelf en naar je team. Een greep uit mijn inzichten:

Tip 1: Eet op die kikker
Zorg er voor dat je zelf (digitaal) fit je werk doet. Maak voor jezelf een duidelijke dag-structuur en bepaal dagelijks aan het einde van de dag wat je de volgende dag gepland hebt. Bepaal je kikker voor het eerste half uur van je werkdag.

Tip 2: Overweeg digital detox tips
In deze tijden zitten we meer en meer achter het scherm en unlocken we veel te veel onze telefoon om het nieuws te lezen of weer eens te scrollen door een social media tijdlijn. Langzaam maar zeker slurpt het meer en meer tijd op en denken we bij ons zelf dat als we pauze hebben of ons even vervelen, we best even kunnen scrollen door onze telefoon. Echter is dat voor je brein hetzelfde als werken, dus je brein krijgt geen pauze. Hierdoor voelen we ons vaker/meer/langer gejaagd of zelfs gestrest.

Mijn advies: kijk of je kan digital detoxen in de light, medium of zelfs hardcore variant. Lees hier meer over digital detoxen en de verschillende varianten.

Tip 3: evalueer je week
Evalueer je week aan het einde van die week. Ikzelf ben verslingerd aan het doen van wekelijks onderhoud, waarbij ik aan het einde van de week:

terugkijk op mijn week en mijn losse eindjes opschrijf op mijn takenlijst
kijk naar de taken die nog open staan
mijn agenda van de komende week kritisch doorloop en wanneer ik tijd heb voor die taken
Ook houd ik statistieken bij van hoeveel taken ik open heb staan en of dat een stijging of daling is ten opzicht van de week er voor

Als je als team meer of nog beter wilt evalueren, lees dan eens het blog van collega Inge over evalueren.

Tip 4: houd contact met je collega’s
Houd structureel en ad-hoc contact met je collega’s. Enkele voorbeelden:

Gebruik Microsoft Teams om te bellen en videobellen, 1 op 1 en 1 op meer.
Plan meetings van te voren via Outlook en verdeel rollen.
Plan een digitale weekstart met je team/collega’s, bijvoorbeeld in de vorm van een stand up:
- Wat heb ik vorige week gedaan
- Wat ga ik deze week doen
- Waar loop ik tegen aan, of verwacht ik tegen aan te lopen
Schroom niet te (video) bellen met een collega. Maak bijvoorbeeld een digitale koffiehoek aan in Teams en ga een praatje aan met iemand die in de koffiehoek zit.

Tip 5: toon coachend leiderschap
Bij werken op afstand is het coachend sturen en leiden op afstand de enige variant die in mijn ogen succesvol kan zijn. Leiden op basis van autoriteit, hiërarchie, controle en wantrouwen, zal je collega’s al snel opbreken. Zeker in deze tijden van vervaagde werk- en privétijd. Iedereen moet op zoek naar de eigen balans en daarvoor zijn begrip en vertrouwen de basis. Zeg nou zelf, je hoort toch liever “hoe gaat het” en “hoe kan ik je helpen om nog beter je werk te kunnen doen” dan dat je leidinggevende je vraagt: “hoe laat ben je begonnen?” en “ik wil dat je heel de dag bereikbaar bent voor mij”. Dus op naar coachend leiderschap!

Zie ook de Leiding geven op afstand training.

Tip 6: investeer (in ieder geval je tijd) in digitaal samenwerken en maak afspraken
Verdiep jezelf in digitaal samenwerken en maak kennis met de beste tools en de slimste etiquette van het digitaal samenwerken op afstand.

Beter online vergaderen? Etiquette voor vergaderen op afstand, zie mijn interview in de Volkskrant
E-mail etiquette, zie bijvoorbeeld dit blog over e-mail etiquette
Zorg er bijvoorbeeld voor dat werken met Microsoft Teams als leuker en beter wordt gezien dan het ouderwetse versturen van een e-mail. Bekijk maar eens deze video over de e-mail piramides
Maak afspraken over het gebruik van Microsoft 365 en Teams. Maak bijvoorbeeld goede en slimme afspraken over het inrichten van je team en schroom niet je te laten adviseren door experts, bijvoorbeeld door:
- de mogelijkheden in Teams te verkennen
- daarna te brainstormen over de optimale inrichting
De digitale Teams etiquette

Onze digitale etiquette posters (zie hierboven één van de 27 voorbeelden) zijn inbegrepen bij een advies en brainstorm traject met een AVK collega.
Hoe ga je om met bijvoorbeeld documenten op de gedeelde netwerkschijf. Gaan we vanaf nu werken in Teams en de netwerkschijven op “alleen lezen” zetten? Gaan we de bestanden overzetten of gebruiken we de netwerkschijf en Teams / SharePoint naast elkaar.
- Train je collega’s