Waarom moet je eerst werken aan digitale hygiëne voordat je start met Copilot?

Als AVK hebben we al veel geschreven over digitale etiquette en het maken van werkafspraken om nog slimmer te kunnen (samen)werken. In dit blog wil ik je meenemen in een noodzakelijke uitbreiding, van “digitale etiquette” naar “digitale hygiëne”. Waarom moet je eerst werken aan digitale hygiëne voordat je start met Microsoft Copilot in Microsoft 365? Omdat medewerkers anders zomaar toegang kunnen krijgen tot documenten waar ze niet de juiste rechten voor (zouden moeten) hebben. Daarnaast kun je worden overstelpt met verouderde documenten en onduidelijke structuren. En dat leidt dus niet tot slimmer werken. Iets waar Copilot wel voor is bedoeld.

Wat is digitale etiquette?

Digitale etiquette is een verzameling van werkafspraken die je maakt met collega’s om slim te kunnen samenwerken. Voorbeelden zijn:

• Op welke plek/plekken werken we samen aan documenten en taken?
• Hoe structureren we onze documenten zodat we deze kunnen vinden?
• Met welke tool communiceren we en welke afspraken maken we daar over ? Denk daarbij aan reactietermijnen, @mentions, omgaan met focustijd en communiceren buiten werktijden

Digitale hygiëne gaat een stap verder

Bij digitale hygiëne gaat het niet alleen over de werkafspraken (digitale etiquette), maar ook over de digitale vitaliteit van mensen, de data en hoe we daarmee omgaan. Hebben collega’s toegang tot de juiste data? Hebben collega’s niet te veel rechten? Hoe actueel is de data waar je toegang toe hebt en zijn er goede werkgewoontes afgesproken om goed met de data om te gaan? We willen immers geen versiebeheer meer met naamconventies waarbij documentnamen steeds worden aangepast op basis van de versie. Zoals bijvoorbeeld: “Rapport 20240109 versie def2”. Kortom, we hebben goede afspraken nodig en toegang tot actuele en juiste informatie.

Digitale hygiëne bestaat uit de volgende drie onderdelen:

• Digitaal Vitaal: Mensen zijn digitaal vitaal, hebben de juiste kennis, kunnen die kennis toepassen en tonen (digitaal) leiderschap. Ook op het gebied van bijvoorbeeld werkdruk en werk-/privébalans
• Data Hygiëne: De data die is opgeslagen is actueel en met de juiste rechten ingesteld op de principes van need-to-know
• Digitale etiquette: Er zijn goede werkafspraken om het werken eenduidig en prettig te maken met je directe collega’s

Nadenken over digitale hygiëne voor je start met Microsoft 365 Copilot

Organisaties helpen met een structuur en architectuur om slim en veilig (samen) te werken met het oog op “privacy en security by design” principes is vakwerk. Met de komst van Microsoft 365 Copilot is het echter NU noodzaak dit vakwerk te realiseren. De 365 versie van Copilot heeft namelijk toegang tot alle data waar jij toegang toe hebt. Kortom, Copilot is zo goed als de data waar ze toegang toe heeft; Garbarge in – Garbage out (GiGo).

Ik kan mij nog goed herinneren dat we in diverse trainingen gevraagd werden “Delve” uit te leggen, of juist vooral NIET uit te leggen. De inmiddels (bijna) wijlen app Delve gaf namelijk iedereen inzichten die je voorheen niet makkelijk had. Je kon namelijk zien waar je collega aan werkt en welke documenten voor jou wellicht interessant zijn. Natuurlijk zag je alleen suggesties waar je ook toegang/rechten toe had, maar ik heb veel gesprekken gevoerd waar Delve maar moest worden uitgeschakeld als halve oplossing in plaats van daadwerkelijk de rechten-problematiek op te lossen.

Toegang tot jouw data met Microsoft 365 Copilot

Wanneer je collega’s Microsoft 365 Copilot gaan gebruiken, hebben ze instant toegang tot de kennis waar ze rechten toe hebben. Hun eigen mailbox en OneDrive, logisch. Maar ook MS Teams en SharePoint sites. Copilot gaat je collega dus helpen op basis van de kwaliteit van die data waar hij of zijn toegang toe heeft. Maar is die data accuraat, actueel en mag deze collega de data wel inzien? En op basis van waar je toegang toe hebt, gaat Copilot reageren op je prompts (vragen). De uitkomst is dus in hoge mate afhankelijk van de data hygiëne van jouw organisatie. Veel voorkomende uitdagingen zijn:

• Oversharing: te veel rechten
• Onduidelijke structuren
• Toegang tot verouderde documenten
• Datamigraties waarbij metadata verloren is gegaan
• Ontbreken van goede afspraken over documenten: versiebeheer, waar slaan we wat op etc.

Het is dus noodzakelijk om je als organisatie te gaan voorbereiden op de komst van Copilot. Van het op orde brengen van de digitale hygiëne tot het proactief meenemen van collega’s.

Samengevat is er werk aan de winkel, namelijk:

• Beoordeel de huidige basisstructuur in Microsoft 365. Zijn Sites en MS Teams gestructureerd op afdeling, proces, project, klant, gremium, locatie etc.
• Breng de gewenste/optimale informatiestructuur en rechtenstructuur in kaart, zodat mensen weten waar ze wat kunnen vinden.
• Copilot is zo goed als de data waar ze toegang toe heeft, dus zorg voor data-hygiëne. Sluit oude data uit van gebruik door Copilot, of verplaats/verwijder deze.
• Maak met je team of afdeling afspraken over digitaal samenwerken, ofwel “digitale etiquette”.
• Doe een pilot met Copilot en wissel ervaringen uit voor het algemene gebruik van Copilot

Benieuwd hoe wij je hiermee kunnen helpen? Neem dan contact met ons op. Wij helpen je graag verder!

Contact

Bouke van Kleef
AVK Innovatiecoach